Checklist voor een goochelshow voor medewerkers

Een goochelshow voor medewerkers vraagt om meer dan een goochelaar en een paar stoelen. Je regelt tegelijk de ontvangst, catering, techniek en een speelplek waar iedereen goed zicht heeft. Begin met de locatie en de boeking, verwerk daarna de aanmeldingen en dieetwensen en werk in de laatste week het draaiboek uit. Op de dag zelf draait het vooral om testen, klaarzetten en een korte controle voordat de eerste gasten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Goochelaar boeken
Cateringafspraken maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Programma naar gasten sturen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Benodigdheden controleren
2 personen
Ontbrekende materialen bestellen
Zitplaatsen indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Route- en deurposters maken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Catering per dieet labelen
2 personen
Apparatuur testen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Materialen uitladen
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Goochelplek inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Licht en geluid aansluiten
2 personen
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Informatietafel klaarzetten
Goochelaar ontvangen
Techniek met goochelaar testen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Show aankondigen
Goochelshow begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Borrelhapjes aanvullen
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Informele borrel begeleiden
2 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
2 personen
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
Eindcontrole locatie uitvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 6
Goocheltafel
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Servies

Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Draadloze microfoon
Actieve speaker
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 6
Koelboxenaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Serveerschalenaantal 10

Decoratie

Achtergronddoek
Slingersaantal 8
Naambadgesaantal 70
Badgehoudersaantal 70
Wegwijzerbordenaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en goochelaar zo vroeg mogelijk en leg in de bevestiging vast hoe lang de show duurt, hoeveel ruimte de goochelaar nodig heeft en welke apparatuur aanwezig is. Zo voorkom je dat de goochelplek of microfoon pas op de dag zelf een probleem wordt.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het evenement en gebruik het definitieve aantal voor catering, zitplaatsen en naambadges. Houd dieetwensen apart bij en label de bijbehorende catering voordat het buffet opengaat.
Test de draadloze microfoon, actieve speaker en alle verlengkabels vóór de gasten arriveren. Leg kabels vast met kabelmatten en houd minimaal één vrije doorgang naar de uitgang.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: locatie openen, materialen uitladen, tafels en stoelen plaatsen, catering neerzetten en daarna de goochelplek inrichten. Trek hiervoor minstens 60 tot 90 minuten uit als je ook techniek en aankleding moet opbouwen.
Zet route- en deurposters, naambadges en het programma klaar voordat de ontvangst begint. Koel dranken op tijd en controleer koffiezetapparaat, waterkokers, thermoskannen, glazen en servies nog één keer aan de hand van het draaiboek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een goochelaar voor medewerkers boeken?: Boek de goochelaar bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Voor een populaire datum of een grotere groep is 10 tot 12 weken veiliger, zodat je nog kunt afstemmen over speelduur, ruimte en techniek.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een goochelshow op te bouwen?: Reken op 60 tot 90 minuten voor tafels, stoelen, catering, aankleding en techniek. Plan daarnaast 15 minuten voor een volledige microfoon- en speakercheck voordat medewerkers binnenkomen.
Wanneer moet ik dieetwensen en aanmeldingen definitief maken?: Vraag dieetwensen bij de uitnodiging uit en sluit de registratie 3 tot 5 werkdagen voor de show. Geef het definitieve aantal en de dieetlabels daarna direct door aan de catering.
Welke techniek heb ik nodig voor een goochelshow op kantoor?: Controleer minimaal één draadloze microfoon, een actieve speaker, een microfoonstandaard, verlengkabels en stekkerdozen. Test alles op de uiteindelijke speelplek en leg kabels af met kabelmatten voordat de gasten komen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.