Checklist pour organiser un spectacle de magie pour le personnel

Un spectacle de magie pour le personnel demande plus qu’une réservation de salle et d’un magicien. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, le traiteur, le matériel technique et l’installation de l’espace de magie. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations jusqu’à l’accueil des invités. Elle évite notamment les oublis fréquents : boissons encore chaudes, badges non préparés, câbles non sécurisés ou programme envoyé trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Réserver un magicien
Organiser les prestations de traiteur
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer le programme aux invités
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier le matériel nécessaire
2 personnes
Commander le matériel manquant
Répartir les places assises
2 personnes
Imprimer le déroulé
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les affiches de parcours et de portes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Étiqueter la restauration par régime
2 personnes
Tester l'équipement
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Décharger le matériel
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer l’espace de magie
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Brancher l’éclairage et le son
2 personnes
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
Installer la table d’information
Accueillir le magicien
Tester la technique avec le magicien
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Annoncer le spectacle
Accompagner le spectacle de magie
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les amuse-bouches
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Animer le cocktail informel
2 personnes
Servir le dernier tour
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Effectuer le contrôle final du lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 6
Table de magie
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 4

Vaisselle

Verresqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Micro sans fil
Haut-parleur actif
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Passe-câblesqté 6
Glacièresqté 4

Cuisine

Thermosqté 4
Machine à café
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Plateaux de serviceqté 10

Décoration

Bâche de fond
Guirlandesqté 8
Badges nominatifsqté 70
Porte-badgesqté 70
Panneaux directionnelsqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 2

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et le magicien dès que la date est fixée. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 2 semaines pour envoyer les invitations, traiter les inscriptions et confirmer les participants.
Arrêtez les quantités de traiteur après la confirmation des inscriptions. Comptez séparément les régimes alimentaires et étiquetez chaque plat pour éviter les hésitations au moment du buffet.
Testez le micro sans fil, le haut-parleur et les rallonges avant l’ouverture du lieu. Vérifiez aussi que les câbles sont protégés par des passe-câbles et qu’aucune prise ne surcharge une multiprise.
Prévoyez l’installation avant l’arrivée des invités : tables, chaises, table de magie, tables hautes et signalétique doivent être en place. Gardez une marge d’au moins 60 minutes pour le déchargement et les ajustements.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et préparez les en-cas avant l’accueil. Placez les gobelets, tasses, assiettes, couverts et pinces de service directement sur les tables de buffet pour limiter les allers-retours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de magie pour le personnel ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu et le magicien, d’envoyer les invitations, de confirmer les inscriptions et de commander le matériel manquant.
Quand envoyer les invitations pour un spectacle de magie du personnel ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant l’événement. Demandez une réponse sous 7 à 10 jours afin de confirmer les participants et de recueillir les besoins alimentaires à temps.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez au moins 60 minutes avant l’arrivée des invités, et 90 minutes si le matériel doit être déchargé sur place. Ce temps couvre les tables, les chaises, la table de magie, la sonorisation et les panneaux directionnels.
Quand faut-il tester le matériel technique ?: Faites un premier test 1 à 2 jours avant l’événement, puis une vérification rapide à l’ouverture du lieu. Contrôlez le micro, le haut-parleur, les rallonges, les multiprises et le passage des câbles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.