Zo organiseer je een goochelshow zonder verrassingen

Begin met de datum, locatie en goochelaar; die drie bepalen vrijwel alle volgende keuzes. Leg daarna programma, zaalindeling en techniek vast, zodat de show zichtbaar en goed verstaanbaar is voor iedere bezoeker. Verstuur uitnodigingen pas nadat capaciteit en tijden zijn bevestigd en verwerk dieetwensen direct in je cateringbestelling. In de laatste week controleer je aanmeldingen, rekwisieten, kabels, batterijen en noodcontacten opnieuw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2
Goochelaar contracteren
3
Reservering locatie bevestigen
4
Vergunningen controleren
5
Verzekering controleren
6
Programma en tijden bepalen
2 personen
7
Uitnodigingen ontwerpen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Catering bestellen
12
Techniek met goochelaar afstemmen
2 personen
13
Plattegrond zaal maken
14
Zitplaatsen indelen
15
Vrijwilligers werven
16
Taken vrijwilligers verdelen
17
Noodcontacten verzamelen
18
Bewegwijzering ontwerpen
19
Aankondiging locatie plaatsen
2 personen
20
Aanmeldingen afsluiten
21
Bezoekerslijst printen
22
Cateringhoeveelheden controleren
23
Goochelrekwisieten controleren
2 personen
24
Techniek testen
2 personen
25
Boodschappen doen
2 personen
26
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
27
Decoratie sorteren
2 personen
28
Materialen naar locatie brengen
3 personen
29
Locatie openen
2 personen
30
Zaalvloer controleren
2 personen
31
Tafels opstellen
3 personen
32
Stoelen opstellen
4 personen
33
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
34
Achterdoek ophangen
2 personen
35
Decoratie ophangen
3 personen
36
Licht en kabels plaatsen
2 personen
37
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
38
Goocheltafel klaarzetten
2 personen
39
Rekwisieten klaarleggen
2 personen
40
Cateringtafel inrichten
2 personen
41
Dranken koud zetten
2 personen
42
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
43
Registratietafel inrichten
2 personen
44
Toiletten controleren
45
Bewegwijzering ophangen
2 personen
46
Technische eindtest uitvoeren
2 personen
47
Goochelaar ontvangen
2 personen
48
Showruimte met goochelaar nalopen
2 personen

Event

49
Publiek ontvangen
4 personen
50
Aanmeldingen afvinken
2 personen
51
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
52
Koffie en thee serveren
2 personen
53
Goochelshow aankondigen
54
Licht tijdens show bedienen
55
Geluid tijdens show bedienen
56
Dranken bijvullen
2 personen
57
Hapjes aanvullen
2 personen
58
Pauze aankondigen
59
Pauzecatering serveren
3 personen
60
Publieksvragen begeleiden
61
Tweede showdeel aankondigen
62
Uitgang en garderobe bewaken
2 personen
63
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen
64
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

65
Goochelaar uitchecken
66
Rekwisieten inpakken
2 personen
67
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
68
Lichtinstallatie afbreken
2 personen
69
Decoratie afhalen
3 personen
70
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
71
Servies verzamelen
3 personen
72
Afval verzamelen
3 personen
73
Servies afwassen
2 personen
74
Zaal schoonmaken
3 personen
75
Toiletten schoonmaken
76
Materialen laden
3 personen
77
Locatie afsluiten
2 personen
78
Geleende spullen retourneren
2 personen
79
Overgebleven catering opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 110
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiokabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 10
Laptop
Presentatie-afstandsbediening
Statievenaantal 2
Goocheltafel
Opbergkistenaantal 4
Zaklampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Reserve-ledlampenaantal 6

Decoratie

Achterdoek
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Thema-affichesaantal 10
Wegwijzerbordenaantal 8
Plakstripsaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 120
Gebaksbordjesaantal 120
Drinkglazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Maatbekersaantal 2
dienbladenaantal 8
Serveerkannenaantal 6
Warmhoudkannenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de techniekbespreking uiterlijk 7 dagen voor de show met de goochelaar. Controleer dan onder meer actieve speakers, draadloze microfoons, het mengpaneel, audiokabels en de benodigde aansluitingen.
Maak de plattegrond op basis van het zicht op de goocheltafel, niet alleen op het aantal stoelen. Houd een vrije strook tussen publiek, achterdoek en speelvlak en test vanaf de achterste rij of de microfoon goed verstaanbaar is.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de show en print daarna de bezoekerslijst. Controleer tegelijk of het aantal klapstoelen, garderoberekken en afvalbakken overeenkomt met het definitieve aantal bezoekers.
Regel vrijwilligers met een duidelijke taakverdeling vóór de opbouw. Laat minimaal één persoon ontvangst en noodcontacten beheren, één persoon de techniek ondersteunen en één persoon de garderobe of zaal in de gaten houden.
Doe de laatste controle niet alleen op decoratie, maar vooral op kleine uitvalpunten: neem reservebatterijen, reserve-ledlampen, zaklampen, verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten mee. Test verlichting en geluid vóór bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een goochelaar boeken?: Boek de goochelaar zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Leg in het contract ook de speeltijd, opbouwtijd, techniek en eventuele pauze vast.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een goochelshow?: Neem het definitieve aantal aanmeldingen als basis en zet voor iedere bezoeker één stoel klaar. Controleer de telling 3 tot 5 dagen vooraf, omdat catering, zaalindeling en techniek anders niet meer op elkaar aansluiten.
Wanneer moet je de techniek van een goochelshow testen?: Test de volledige set minimaal één dag vooraf en nogmaals 60 tot 90 minuten vóór aanvang. Controleer speakers, microfoons, mengpaneel, kabels, verlichting en batterijen samen met de goochelaar of technicus.
Wanneer sluit je de aanmeldingen voor een goochelshow?: Sluit de aanmeldingen meestal 3 tot 5 dagen voor de show. Dan kun je de bezoekerslijst printen, zitplaatsen indelen en cateringhoeveelheden controleren zonder last-minute wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.