Organiser un spectacle de magie sans mauvaise surprise

Un spectacle de magie se prépare d’abord autour du magicien, de la salle et des contraintes techniques. Commence par fixer la date, confirmer le lieu et vérifier les autorisations ainsi que l’assurance, puis construis un programme avec des horaires réalistes. Les invitations et les inscriptions servent ensuite à dimensionner les places, le catering et l’équipe d’accueil. La dernière semaine doit être consacrée aux tests, aux quantités et aux détails que l’on oublie souvent : câbles, piles, signalétique et contacts d’urgence.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2
Engager un magicien
3
Confirmer la réservation du lieu
4
Vérifier les autorisations
5
Vérifier l’assurance
6
Définir le programme et les horaires
2 personnes
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Commander le catering
12
Coordonner la technique avec le magicien
2 personnes
13
Créer le plan de la salle
14
Répartir les places assises
15
Recruter des bénévoles
16
Répartir les tâches des bénévoles
17
Recueillir les contacts d'urgence
18
Concevoir la signalétique
19
Installer la signalétique du lieu
2 personnes
20
Clôturer les inscriptions
21
Imprimer la liste des visiteurs
22
Vérifier les quantités de catering
23
Vérifier les accessoires de magie
2 personnes
24
Tester la technique
2 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Stocker les courses au frais
2 personnes
27
Trier la décoration
2 personnes
28
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
31
Installer les tables
3 personnes
32
Installer les chaises
4 personnes
33
Libérer l’espace de la scène
2 personnes
34
Suspendre le fond de scène
2 personnes
35
Installer la décoration
3 personnes
36
Installer l’éclairage et les câbles
2 personnes
37
Raccorder la sonorisation
2 personnes
38
Installer la table de magie
2 personnes
39
Préparer les accessoires
2 personnes
40
Installer la table traiteur
2 personnes
41
Mettre les boissons au frais
2 personnes
42
Préparer le café et le thé
2 personnes
43
Installer la table d'inscription
2 personnes
44
Vérifier les toilettes
45
Installer la signalétique
2 personnes
46
Effectuer le test technique final
2 personnes
47
Accueillir le magicien
2 personnes
48
Faire le tour de l’espace du spectacle avec le magicien
2 personnes

Événement

49
Accueillir le public
4 personnes
50
Cocher les inscriptions
2 personnes
51
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Annoncer le spectacle de magie
54
Gérer l’éclairage pendant le spectacle
55
Gérer le son pendant le spectacle
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
58
Annoncer la pause
59
Servir le service de pause
3 personnes
60
Animer les questions du public
61
Annoncer la deuxième partie du spectacle
62
Surveiller la sortie et le vestiaire
2 personnes
63
Organiser les adieux et les remerciements
2 personnes
64
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

65
Faire le point avec le magicien
66
Emballer les accessoires
2 personnes
67
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
68
Démonter l’installation lumineuse
2 personnes
69
Récupérer la décoration
3 personnes
70
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
71
Rassembler la vaisselle
3 personnes
72
Rassembler les déchets
3 personnes
73
Faire la vaisselle
2 personnes
74
Nettoyer la salle
3 personnes
75
Nettoyer les toilettes
76
Charger le matériel
3 personnes
77
Fermer le lieu
2 personnes
78
Rendre les articles empruntés
2 personnes
79
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 110
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Pieds de microqté 2
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 10
Ordinateur portable
Télécommande de présentation
Trépiedsqté 2
Table de magie
Caisses de rangementqté 4
Lampes de pocheqté 4
Pilesqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4
Pieds d’éclairageqté 2
Ampoules LED de rechangeqté 6

Décoration

Fond de scène
Arches de ballonsqté 2
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Nappesqté 12
Affiches thématiquesqté 10
Panneaux directionnelsqté 8
Bandes adhésivesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à pâtisserieqté 120
Verres à boireqté 140
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Verres doseursqté 2
plateauxqté 8
Carafes de serviceqté 6
Thermosqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Réserve le magicien avant d’arrêter le programme : demande ses besoins techniques, la durée du spectacle et le temps nécessaire à l’installation. Prévois une marge d’au moins 30 minutes avant l’arrivée du public.
Ferme les inscriptions quelques jours avant l’événement, puis imprime la liste des visiteurs et répartis les places assises. Garde les coordonnées d’urgence et les besoins alimentaires dans un document accessible à l’équipe.
Fais un plan de salle qui distingue l’espace de scène, les rangées de chaises, la table de magie et les passages. Laisse les câbles hors des zones de circulation et utilise des passe-câbles plutôt que du ruban improvisé.
Teste les microphones, la table de mixage, les projecteurs LED, l’ordinateur et la télécommande au moins 2 heures avant l’ouverture. Vérifie aussi les rallonges, multiprises, piles et ampoules LED de rechange.
Contrôle le catering et les déchets le jour même : compare les quantités avec la liste finale des visiteurs, installe les poubelles et prévois une personne pour l’accueil et la signalétique dès l’ouverture du lieu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de magie ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le magicien et la salle, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de régler les autorisations.
Quand faut-il tester la technique pour un spectacle de magie ?: Fais un premier test avec le magicien plusieurs jours avant, puis un contrôle complet au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Teste chaque microphone, câble, projecteur et source d’alimentation.
Combien de places prévoir pour un spectacle de magie ?: Base le plan de salle sur la liste finale des visiteurs, clôturée quelques jours avant. Prévois aussi un passage dégagé et quelques places facilement accessibles plutôt que de remplir chaque mètre carré.
Quand commander le catering pour un spectacle de magie ?: Passe la commande au plus tard 7 jours avant, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Vérifie les quantités la veille avec la liste des visiteurs et ajoute uniquement une petite marge adaptée aux inscriptions tardives.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.