Eine Zaubershow Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Zaubershow hängt der Ablauf nicht nur vom Zauberer ab. Du brauchst früh einen passenden Raum, einen verbindlichen Zeitplan und abgestimmte Technik. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Sitzordnung und Catering. In den letzten Tagen prüfst du Besucherzahl, Requisiten, Mikrofone und Kabel gemeinsam mit dem Team. So vermeidest du typische Verzögerungen beim Einlass und auf der Bühne.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2
Zauberer beauftragen
3
Reservierung der Location bestätigen
4
Genehmigungen prüfen
5
Versicherung prüfen
6
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
7
Einladungen gestalten
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Catering bestellen
12
Technik mit dem Zauberer abstimmen
2 Personen
13
Saalplan erstellen
14
Sitzplätze einteilen
15
Freiwillige rekrutieren
16
Aufgaben der Freiwilligen verteilen
17
Notfallkontakte sammeln
18
Beschilderung entwerfen
19
Standortankündigung veröffentlichen
2 Personen
20
Anmeldungen schließen
21
Besucherliste drucken
22
Cateringmengen kontrollieren
23
Zauberrequisiten kontrollieren
2 Personen
24
Technik testen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
2 Personen
26
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
27
Dekoration sortieren
2 Personen
28
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
29
Location öffnen
2 Personen
30
Saalboden kontrollieren
2 Personen
31
Tische aufstellen
3 Personen
32
Stühle aufstellen
4 Personen
33
Bühnenbereich freiräumen
2 Personen
34
Hintergrund aufhängen
2 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Licht und Kabel verlegen
2 Personen
37
Musikanlage anschließen
2 Personen
38
Zaubertisch vorbereiten
2 Personen
39
Requisiten bereitlegen
2 Personen
40
Cateringtisch einrichten
2 Personen
41
Getränke kalt stellen
2 Personen
42
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
43
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
44
Toiletten kontrollieren
45
Beschilderung anbringen
2 Personen
46
Technischen Abschlusstest durchführen
2 Personen
47
Zauberer empfangen
2 Personen
48
Showraum mit dem Zauberer überprüfen
2 Personen

Event

49
Publikum empfangen
4 Personen
50
Anmeldungen abhaken
2 Personen
51
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
52
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
53
Zaubershow ankündigen
54
Licht während der Show steuern
55
Ton während der Show steuern
56
Getränke nachfüllen
2 Personen
57
Snacks auffüllen
2 Personen
58
Pause ankündigen
59
Pausencatering servieren
3 Personen
60
Publikumsfragen betreuen
61
Zweiten Showteil ankündigen
62
Ausgang und Garderobe bewachen
2 Personen
63
Verabschiedung und Dankeswort organisieren
2 Personen
64
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

65
Zauberer auschecken
66
Requisiten einpacken
2 Personen
67
Anlage ausschalten
2 Personen
68
Lichtanlage abbauen
2 Personen
69
Dekoration abholen
3 Personen
70
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
71
Geschirr sammeln
3 Personen
72
Abfall sammeln
3 Personen
73
Geschirr abwaschen
2 Personen
74
Saal reinigen
3 Personen
75
Toiletten reinigen
76
Materialien verladen
3 Personen
77
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
78
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
79
Übriges Catering aufräumen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 110
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Mischpult
MikrofonständerAnz. 2
AudiokabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 10
Laptop
Präsentations-Fernbedienung
StativeAnz. 2
Zaubertisch
AufbewahrungsboxenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4
BatterienAnz. 24

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
LichtstativeAnz. 2
Ersatz-LED-LampenAnz. 6

Dekoration

Hintergrundvorhang
BallonbögenAnz. 2
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
ThemenplakateAnz. 10
Wegweiser-SchilderAnz. 8
KlebestreifenAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
TortenplattenAnz. 120
TrinkgläserAnz. 140
KaffeetassenAnz. 80
TeegläserAnz. 80
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Küche

KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 2
TablettsAnz. 8
ServierkannenAnz. 6
ThermokannenAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Datum, Ort und Programm fest und beauftrage den Zauberer möglichst mehrere Wochen vor dem Termin. Kläre dabei auch, wie viel Aufbauzeit und welche Bühnenfläche er braucht.
Stimme die Technik nicht erst am Veranstaltungstag ab. Prüfe Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Audiokabel und Stromwege mindestens 1 bis 2 Tage vorher und sichere Kabel mit Kabelmatten.
Schließe die Anmeldung mit einem festen Termin, zum Beispiel 3 Tage vor der Show. Drucke danach die Besucherliste und passe Sitzplätze, Cateringmengen und freiwillige Helfer an die tatsächliche Zahl an.
Plane den Einlass etwa 30 Minuten vor Beginn und halte Garderobe, Beschilderung und Taschenlampen bereit. Eine zu spät aufgestellte Sitzordnung verursacht besonders schnell Staus im Eingangsbereich.
Kontrolliere am Vortag die Zauberrequisiten, Batterien, Beleuchtung und Ersatzlampen. Lege Notfallkontakte, Aufgaben der Helfer und einen Ansprechpartner für den Zauberer schriftlich fest.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Zauberer für eine Zaubershow buchen?: Buche den Zauberer möglichst 4 bis 8 Wochen vor der Show. Bei einem festen Wunschdatum oder in stark nachgefragten Zeiträumen solltest du noch früher anfragen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Zaubershow?: Plane mindestens 90 Minuten für Technik, Licht, Zaubertisch und Requisiten ein. Wenn der Raum noch bestuhlt oder dekoriert werden muss, sind 2 bis 3 Stunden realistischer.
Wann sollte man die Anmeldung für eine Zaubershow schließen?: Schließe die Anmeldung spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung. Dann kannst du Sitzplätze, Besucherliste, Catering und Helfereinteilung mit belastbaren Zahlen vorbereiten.
Wie viele Helfer braucht man bei einer Zaubershow?: Für bis zu 50 Gäste reichen meist 2 bis 3 Helfer: eine Person für den Einlass, eine für Saal und Sitzplätze sowie bei Bedarf eine für Technik oder Catering. Bei größeren Gruppen solltest du pro 30 bis 40 Gäste mindestens eine zusätzliche Ansprechperson einplanen.

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