Cómo organizar un espectáculo de magia sin imprevistos

Organizar un espectáculo de magia empieza mucho antes de colocar las sillas. Primero fija la fecha y el lugar, confirma los permisos y contrata al mago; después puedes cerrar horarios, inscripciones, catering y distribución de la sala. La parte que más suele fallar es la coordinación técnica: sonido, iluminación, espacio para la mesa de magia y cables deben probarse antes de que llegue el público. Reserva también tiempo para voluntarios, señalización y comprobaciones finales.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2
Contratar a un mago
3
Confirmar la reserva del recinto
4
Comprobar permisos
5
Comprobar el seguro
6
Determinar el programa y los horarios
2 personas
7
Diseñar invitaciones
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Gestionar inscripciones
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Pedir el catering
12
Coordinar la técnica con el mago
2 personas
13
Crear el plano de la sala
14
Distribuir los asientos
15
Reclutar voluntarios
16
Repartir las tareas entre los voluntarios
17
Recopilar contactos de emergencia
18
Diseñar la señalización
19
Colocar anuncio del lugar
2 personas
20
Cerrar inscripciones
21
Imprimir la lista de visitantes
22
Comprobar las cantidades de catering
23
Comprobar los accesorios de magia
2 personas
24
Probar la técnica
2 personas
25
Hacer la compra
2 personas
26
Guardar los productos refrigerados
2 personas
27
Clasificar la decoración
2 personas
28
Llevar materiales al lugar
3 personas
29
Abrir la ubicación
2 personas
30
Comprobar el suelo del salón
2 personas
31
Montar mesas
3 personas
32
Colocar las sillas
4 personas
33
Despejar el espacio del escenario
2 personas
34
Colgar el fondo
2 personas
35
Colgar la decoración
3 personas
36
Instalar luces y cables
2 personas
37
Conectar el equipo de sonido
2 personas
38
Preparar la mesa de magia
2 personas
39
Preparar el atrezzo
2 personas
40
Montar la mesa de catering
2 personas
41
Enfriar las bebidas
2 personas
42
Preparar café y té
2 personas
43
Montar la mesa de registro
2 personas
44
Comprobar los baños
45
Colgar señalización
2 personas
46
Realizar prueba técnica final
2 personas
47
Recibir al mago
2 personas
48
Revisar la sala de espectáculos con el mago
2 personas

Evento

49
Recibir al público
4 personas
50
Marcar las inscripciones
2 personas
51
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
52
Servir café y té
2 personas
53
Anunciar espectáculo de magia
54
Gestionar la iluminación durante el espectáculo
55
Controlar el sonido durante el show
56
Rellenar las bebidas
2 personas
57
Reponer los aperitivos
2 personas
58
Anunciar el descanso
59
Servir el catering del descanso
3 personas
60
Gestionar las preguntas del público
61
Anunciar la segunda parte del espectáculo
62
Vigilar la salida y el guardarropa
2 personas
63
Organizar la despedida y el agradecimiento
2 personas
64
Guiar al público hacia la salida
3 personas

Seguimiento

65
Hacer el check-out del mago
66
Empaquetar los accesorios
2 personas
67
Apagar el sistema de sonido
2 personas
68
Desmontar la instalación de luces
2 personas
69
Retirar la decoración
3 personas
70
Desmontar mesas y sillas
4 personas
71
Recoger la vajilla
3 personas
72
Recoger la basura
3 personas
73
Lavar la vajilla
2 personas
74
Limpiar la sala
3 personas
75
Limpiar los baños
76
Cargar los materiales
3 personas
77
Cerrar el recinto
2 personas
78
Devolver los objetos prestados
2 personas
79
Recoger el catering sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 110
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Mesa de mezclas
Soportes para micrófonocant. 2
Cables de audiocant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 10
Portátil
Mando a distancia para presentaciones
Trípodescant. 2
Mesa de magia
Cajas de almacenajecant. 4
Linternascant. 4
Bateríascant. 24

Iluminación

Focos LEDcant. 4
Iluminación ambientalcant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 2
Lámparas LED de repuestocant. 6

Decoración

Telón de fondo
Arcos de globoscant. 2
Globoscant. 150
Bomba para globoscant. 2
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 12
Pósteres temáticoscant. 10
Señales de orientacióncant. 8
Tiras adhesivascant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Vasoscant. 140
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 80
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Jarras medidorascant. 2
bandejascant. 8
Jarras para servircant. 6
Jarras térmicascant. 4

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la contratación del mago antes de enviar las invitaciones y confirma por escrito la duración, las necesidades técnicas y la hora de llegada. Deja al menos 60 minutos entre su llegada y el inicio para montar y probar el equipo.
Define el programa con horarios concretos: llegada, actuación, pausas y final. Comunica la hora de apertura de puertas y cierra las inscripciones con varios días de margen para imprimir la lista de visitantes y ajustar las cantidades de catering.
Haz un plano de la sala antes de repartir los asientos. Deja un pasillo despejado para el mago, espacio para la mesa de magia y suficiente distancia entre el público y los altavoces, micrófonos y focos.
Prueba el sonido y la iluminación en la sala real, no solo en casa. Comprueba micrófonos inalámbricos, cables, regletas, baterías y lámparas de repuesto al menos el día anterior; fija los cables al suelo para evitar tropiezos.
Asigna tareas concretas a los voluntarios y dales una lista de contactos de emergencia. Incluye quién recibe al público, quién revisa el catering, quién ayuda al mago y quién comprueba accesorios, señalización y acceso al recinto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que contratar a un mago?: Intenta contratarlo al menos entre 6 y 8 semanas antes del espectáculo, especialmente si necesitas una fecha concreta. Confirma también el horario, el montaje y los requisitos técnicos antes de enviar las invitaciones.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y pedir el catering?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del evento y pide el catering con el número actualizado de asistentes. Reserva un pequeño margen para dietas especiales y revisa las cantidades el día anterior.
¿Cuánto tiempo se necesita para preparar la técnica?: Calcula al menos 60 minutos de montaje y 30 minutos adicionales para probar sonido, iluminación y presentación. Si hay varios micrófonos, focos o una mesa de mezclas, programa una prueba completa el día anterior.
¿Qué permisos hacen falta para un espectáculo de magia?: Depende del recinto, del aforo y del equipo utilizado, así que compruébalo con la administración del lugar con varias semanas de antelación. Verifica también el seguro y conserva las confirmaciones antes de anunciar el espectáculo.

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