Goochelshow organiseren: checklist voor een soepel verloop

Een goochelshow staat of valt met een duidelijke publieksruimte, goed geteste techniek en afspraken met de goochelaar. Leg datum, locatie en programma eerst vast en werk daarna toe naar uitnodigingen, bezoekersaantallen en catering. Controleer vooraf welke materialen de artiest meebrengt en wat jij klaarzet, zoals de goocheltafel, microfoon en verlichting. Op de dag zelf draait het vooral om een vrije zichtlijn, een rustige ontvangst en een laatste technische test voordat het publiek binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Goochelaar reserveren
Reservering schriftelijk vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Programma en tijden afstemmen
2 personen
Benodigdheden controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Goochelshow aankondigen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Goocheltafel klaarzetten
2 personen
Publieksruimte afzetten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Licht en geluid opstellen
2 personen
Microfoon en speaker testen
2 personen
Materialen van goochelaar klaarleggen
Informatietafel inrichten
2 personen
Ontvangstteam instrueren
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma toelichten
Goochelshow begeleiden
2 personen
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publieksruimte netjes houden
2 personen
Pauzeprogramma begeleiden
2 personen
Avondshow begeleiden
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten veilig opbergen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Tafelsaantal 6
Goocheltafel
Informatietafel
Klapstoelen voor personeelaantal 4

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Gaffer tapeaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 2

Decoratie

Goochelachtergrond
Ballonnenaantal 50
Ballonnenboog
Tafelkledenaantal 6
Sterrenslingersaantal 6
Pijlen naar zaalaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 30
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Messenaantal 4
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezem
Blik en veger
Dweilset
Schoonmaakemmeraantal 2
Microvezeldoekenaantal 10
Handzeepdispensersaantal 2
Papieren handdoekhouderaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische test uiterlijk 60 minuten voor aanvang. Controleer de draadloze microfoon, draagbare speaker, verlengkabels en stekkerdozen op de plek waar de goochelaar optreedt.
Zet stoelen zo neer dat iedereen de goocheltafel kan zien en houd een vrije looproute naar de zaal. Zet de publieksruimte bij voorkeur 30 minuten voor de start af, zodat materialen niet worden verplaatst.
Vraag dieetwensen en aanmeldingen uiterlijk 3 dagen vooraf op. Werk daarna de bezoekerslijst bij en stem het aantal herbruikbare bekers, borden en serveerschalen af op het definitieve aantal gasten.
Leg materialen van de goochelaar apart op de goocheltafel en geef de artiest bij aankomst één aanspreekpunt. Zo hoeft het ontvangstteam niet tijdens de show te zoeken naar kabels, tafels of decoratie.
Koel dranken en bereid hapjes vóór de ontvangst begint. Gebruik de informatietafel voor het programma en pijlen naar de zaal, zodat bezoekers niet tijdens de voorstelling om uitleg hoeven te vragen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een goochelaar reserveren?: Reserveer bij voorkeur 4 tot 8 weken voor de gewenste datum. Leg de afspraak daarna schriftelijk vast met begintijd, speelduur, locatie, aantal bezoekers en de benodigde ruimte.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een goochelshow klaar te zetten?: Reken op minimaal 90 minuten voor schoonmaken, stoelen opstellen, decoratie, licht, geluid en de goocheltafel. Plan daarnaast een technische test 60 minuten voor aanvang.
Hoeveel stoelen moet ik klaarzetten voor een goochelshow?: Zet één stoel per aangemelde bezoeker klaar en houd 5 tot 10 procent extra capaciteit aan. Bij 40 aanmeldingen betekent dat 42 tot 44 stoelen, afhankelijk van de beschikbare ruimte.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een goochelshow versturen?: Stuur uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken vooraf en vraag om aanmelding met een duidelijke uiterste datum. Sluit de bezoekerslijst 3 dagen voor de show, zodat je hapjes, dranken en zitplaatsen kunt afstemmen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.