Checklist para organizar un espectáculo de magia
Organizar un espectáculo de magia requiere más que contratar al mago. Primero fija la fecha y el lugar, registra la reserva por escrito y controla las inscripciones y preferencias alimentarias. Después coordina el programa, prepara la sala para el público y prueba el sonido, el micrófono y las luces antes de que lleguen los invitados. Esta checklist reúne el orden de trabajo para que no olvides detalles que suelen quedar para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Reservar mago
Registrar la reserva por escrito
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de visitantes
Coordinar el programa y los horarios
2 personas
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Anunciar espectáculo de magia
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Limpiar el lugar
2 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar la mesa de magia
2 personas
Delimitar la zona del público
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar luces y sonido
2 personas
Probar el micrófono y el altavoz
2 personas
Preparar los materiales del mago
Montar la mesa de información
2 personas
Instruir al equipo de recepción
3 personas
Evento
Recibir a los visitantes
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Presentar el programa
Coordinar el espectáculo de magia
2 personas
Servir aperitivos y bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener ordenada la zona de público
2 personas
Coordinar el programa del descanso
2 personas
Guiar el espectáculo nocturno
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 70
- Mesascant. 6
- Mesa de magia
- Mesa de información
- Sillas plegables para el personalcant. 4
Equipo
- Altavoz portátil
- Micrófono inalámbrico
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Cinta gaffercant. 2
Iluminación
- Focos LEDcant. 2
- Iluminación ambientalcant. 2
Decoración
- Fondo de magia
- Globoscant. 50
- Arco de globos
- Mantelescant. 6
- Guirnaldas de estrellascant. 6
- Flechas hacia la salacant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Platos reutilizablescant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Tazas de cafécant. 30
- Bandejas de servircant. 10
- Pinzas de servircant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Teterascant. 2
- Cafetera
- Termoscant. 3
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchilloscant. 4
- Acumuladores de fríocant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba
- Recogedor y escoba
- Juego de fregona
- Cubo de limpiezacant. 2
- Paños de microfibracant. 10
- Dispensadores de jabón de manoscant. 2
- Porta rollos de papelcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y la reserva del mago con varias semanas de antelación, y guarda todos los acuerdos por escrito. Confirma también la hora de llegada necesaria para montar la mesa de magia y probar el equipo.
- Envía las invitaciones antes de preparar la compra y fija una fecha límite para las inscripciones. Actualiza la lista de visitantes y recoge las preferencias dietéticas para calcular comida, vasos y asientos sin improvisar.
- Reserva al menos 60 minutos antes del espectáculo para colocar las sillas, delimitar la zona del público y montar la mesa de información. Deja pasillos despejados y coloca flechas hacia la sala si el acceso no es evidente.
- Prueba el micrófono inalámbrico, el altavoz portátil, los focos LED y la iluminación ambiental con el montaje completo. Comprueba los cables alargadores, las regletas y la cinta gaffer antes de abrir las puertas, no durante la recepción.
- Enfría las bebidas y prepara los aperitivos con tiempo suficiente para servirlos sin interrumpir la actuación. Deja listas las bandejas, pinzas, vasos reutilizables y termos, y asigna a una persona para recibir e informar a los invitados.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que reservar un mago?
- Como referencia, reserva al mago entre 4 y 8 semanas antes del espectáculo. En cuanto confirme, registra por escrito la fecha, el horario, la duración, el lugar y las necesidades técnicas.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala para un espectáculo de magia?
- Calcula al menos 60 minutos para colocar sillas, delimitar el espacio del público, montar la mesa de magia y preparar la decoración. Añade otros 30 minutos si hay que montar luces y sonido desde cero.
- ¿Cuántas sillas necesito para un espectáculo de magia?
- Prepara una silla por visitante confirmado y añade entre 5 y 10 sillas extra para cambios de última hora. Separa también las sillas plegables destinadas al personal de recepción.
- ¿Cuándo debo probar el micrófono y el altavoz?
- Haz una primera prueba durante el montaje y una segunda 15 minutos antes de recibir al público. Comprueba el alcance del micrófono, el volumen, las pilas o baterías y que ningún cable quede en una zona de paso.
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