Goochelshow organiseren: checklist van voorbereiding tot show

Een goochelshow vraagt meer voorbereiding dan alleen een goochelaar en een podium. Leg eerst datum, locatie, programma en contract vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen, catering en zaalindeling. In de laatste week draait alles om techniek, rekwisieten, bezoekersinformatie en duidelijke taken voor vrijwilligers. Deze checklist bevat 79 taken en 58 spullen, zodat je ook details als kabelmatten, batterijen, noodcontacten en bewegwijzering op tijd regelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
Goochelaar contracteren
Reservering locatie bevestigen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Programma en tijden bepalen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Techniek met goochelaar afstemmen
2 personen
Plattegrond zaal maken
Zitplaatsen indelen
Vrijwilligers werven
Taken vrijwilligers verdelen
Noodcontacten verzamelen
Bewegwijzering ontwerpen
Aankondiging locatie plaatsen
2 personen
Aanmeldingen afsluiten
Bezoekerslijst printen
Cateringhoeveelheden controleren
Goochelrekwisieten controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Zaalvloer controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podiumruimte vrijmaken
2 personen
Achterdoek ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Licht en kabels plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Goocheltafel klaarzetten
2 personen
Rekwisieten klaarleggen
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Technische eindtest uitvoeren
2 personen
Goochelaar ontvangen
2 personen
Showruimte met goochelaar nalopen
2 personen

Event

Publiek ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Goochelshow aankondigen
Licht tijdens show bedienen
Geluid tijdens show bedienen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Pauzecatering serveren
3 personen
Publieksvragen begeleiden
Tweede showdeel aankondigen
Uitgang en garderobe bewaken
2 personen
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Goochelaar uitchecken
Rekwisieten inpakken
2 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Lichtinstallatie afbreken
2 personen
Decoratie afhalen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
Materialen laden
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 110
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiokabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 10
Laptop
Presentatie-afstandsbediening
Statievenaantal 2
Goocheltafel
Opbergkistenaantal 4
Zaklampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Reserve-ledlampenaantal 6

Decoratie

Achterdoek
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Thema-affichesaantal 10
Wegwijzerbordenaantal 8
Plakstripsaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 120
Gebaksbordjesaantal 120
Drinkglazenaantal 140
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Maatbekersaantal 2
dienbladenaantal 8
Serveerkannenaantal 6
Warmhoudkannenaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan vóór het versturen van de uitnodigingen hoeveel plaatsen er zijn en wanneer de aanmeldingen sluiten. Zo kun je de bezoekerslijst, zitplaatsen, catering en het aantal vrijwilligers op tijd afstemmen.
Stem techniek rechtstreeks met de goochelaar af: vraag welke microfoons, speakers, tafel, verlichting en aansluitingen nodig zijn. Test laptop, mengpaneel, audiokabels en verlengkabels uiterlijk op de dag vóór de show.
Maak de zaalindeling voordat je stoelen en tafels plaatst. Houd zichtlijnen naar de goocheltafel vrij en leg kabels onder kabelmatten, zodat bezoekers niet struikelen.
Sluit de aanmeldingen enkele dagen vóór het evenement en verzamel dieetwensen vóór je de catering definitief bestelt. Controleer daarna de hoeveelheden aan de hand van de definitieve bezoekerslijst.
Leg reserveonderdelen klaar op één vaste plek: batterijen, reserve-ledlampen, zaklampen en extra kabels worden vaak pas gemist wanneer de show al begint. Wijs één vrijwilliger aan die deze spullen beheert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een goochelaar boeken?: Boek de goochelaar bij voorkeur 3 tot 6 maanden vóór de gewenste datum. Vraag meteen naar de duur van de show, benodigde techniek, opbouwtijd en annuleringsvoorwaarden.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een goochelshow versturen?: Stuur uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vóór de show. Sluit de aanmeldingen meestal 7 tot 10 dagen vooraf, zodat je bezoekerslijst, zitplaatsen en catering kunt afronden.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een goochelshow?: Reserveer minimaal 2 uur voor zaalopbouw en techniek als de apparatuur eenvoudig is. Plan meer tijd wanneer er LED-spots, sfeerverlichting, een achterdoek, meerdere microfoons of een uitgebreide zaalindeling nodig zijn.
Wat moet ik op de dag van de goochelshow controleren?: Controleer vóór de inloop de bezoekerslijst, zitplaatsen, bewegwijzering, catering en noodcontacten. Test daarnaast alle microfoons en speakers, controleer de goochelrekwisieten en leg batterijen, kabels en zaklampen bereikbaar klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.