Zaubershow organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Zaubershow steht und fällt mit dem Ablauf, der Technik und einer passenden Raumaufteilung. Lege zuerst Datum, Ort und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst oder Catering bestellst. Stimme Mikrofone, Lautsprecher, Licht und Zauberrequisiten frühzeitig mit dem Zauberer ab. Kurz vor der Veranstaltung prüfst du Anmeldungen, Sitzplan, Besucherliste und Verpflegungsmengen ein letztes Mal. Die Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
Zauberer beauftragen
Reservierung der Location bestätigen
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
Einladungen gestalten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Catering bestellen
Technik mit dem Zauberer abstimmen
2 Personen
Saalplan erstellen
Sitzplätze einteilen
Freiwillige rekrutieren
Aufgaben der Freiwilligen verteilen
Notfallkontakte sammeln
Beschilderung entwerfen
Standortankündigung veröffentlichen
2 Personen
Anmeldungen schließen
Besucherliste drucken
Cateringmengen kontrollieren
Zauberrequisiten kontrollieren
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
Dekoration sortieren
2 Personen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Saalboden kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Bühnenbereich freiräumen
2 Personen
Hintergrund aufhängen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Licht und Kabel verlegen
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Zaubertisch vorbereiten
2 Personen
Requisiten bereitlegen
2 Personen
Cateringtisch einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Beschilderung anbringen
2 Personen
Technischen Abschlusstest durchführen
2 Personen
Zauberer empfangen
2 Personen
Showraum mit dem Zauberer überprüfen
2 Personen

Event

Publikum empfangen
4 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Zaubershow ankündigen
Licht während der Show steuern
Ton während der Show steuern
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Pause ankündigen
Pausencatering servieren
3 Personen
Publikumsfragen betreuen
Zweiten Showteil ankündigen
Ausgang und Garderobe bewachen
2 Personen
Verabschiedung und Dankeswort organisieren
2 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Zauberer auschecken
Requisiten einpacken
2 Personen
Anlage ausschalten
2 Personen
Lichtanlage abbauen
2 Personen
Dekoration abholen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
Materialien verladen
3 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übriges Catering aufräumen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 110
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Mischpult
MikrofonständerAnz. 2
AudiokabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
KabelmattenAnz. 10
Laptop
Präsentations-Fernbedienung
StativeAnz. 2
Zaubertisch
AufbewahrungsboxenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4
BatterienAnz. 24

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
LichtstativeAnz. 2
Ersatz-LED-LampenAnz. 6

Dekoration

Hintergrundvorhang
BallonbögenAnz. 2
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
ThemenplakateAnz. 10
Wegweiser-SchilderAnz. 8
KlebestreifenAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
TortenplattenAnz. 120
TrinkgläserAnz. 140
KaffeetassenAnz. 80
TeegläserAnz. 80
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Küche

KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 2
TablettsAnz. 8
ServierkannenAnz. 6
ThermokannenAnz. 4

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesenAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige die Location spätestens 6 bis 8 Wochen vor der Show schriftlich. Kläre dabei Einlass, Bestuhlung, Garderobe, Stromanschlüsse, Genehmigungen und Versicherungsfragen.
Plane für Technik und Aufbau mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein. Teste Funkmikrofone, aktive Lautsprecher, Mischpult, Kabel, Licht und Präsentationsgeräte mit dem Zauberer im echten Saal.
Schließe die Anmeldung etwa 5 bis 7 Tage vor der Zaubershow. Drucke danach die Besucherliste und teile Sitzplätze erst ein, wenn Absagen sowie Ernährungswünsche erfasst sind.
Rekrutiere mindestens 2 Helfer: eine Person für Einlass und Besucherliste sowie eine für Technik, Wege und spontane Fragen. Gib beiden spätestens 3 Tage vorher feste Aufgaben und Notfallkontakte.
Kontrolliere am Veranstaltungstag alle Requisiten, Batterien, Ersatzlampen und Kabelmatten. Halte außerdem Taschenlampen, Aufbewahrungsboxen und einen freien Zaubertisch bereit, damit der Aufbau nicht während des Programms unterbrochen wird.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Zauberer für eine Zaubershow buchen?: Buche den Zauberer idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Bei beliebten Samstagen oder größeren Veranstaltungen solltest du 3 bis 6 Monate vorher anfragen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Zaubershow?: Plane mindestens 90 Minuten für Technik, Licht, Sitzordnung und Requisiten ein. Bei zusätzlicher Präsentationstechnik oder aufwendiger Dekoration sind 2 bis 3 Stunden realistischer.
Wann soll ich die Einladungen zur Zaubershow verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor der Veranstaltung. Setze eine Anmeldefrist 5 bis 7 Tage vor der Show, damit du Catering, Sitzplätze und Besucherliste abschließen kannst.
Wie viele Helfer brauche ich für eine Zaubershow?: Für eine kleine bis mittlere Zaubershow reichen meist 2 Helfer. Bei mehr als 80 Gästen oder mehreren Einlasspunkten solltest du 3 bis 4 Personen einteilen.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.