Checklist pour organiser un spectacle de magie

Un spectacle de magie se prépare dans un ordre précis : réserver le lieu et le magicien, cadrer le programme, puis gérer les inscriptions, la technique et l’accueil. Cette checklist rassemble 79 tâches et 58 fournitures pour suivre l’organisation sans oublier les détails qui arrivent souvent trop tard. Vous y trouverez notamment la coordination avec l’artiste, le plan de salle, les besoins alimentaires, la signalétique et les tests techniques. Utilisez-la comme fil conducteur jusqu’au jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
Engager un magicien
Confirmer la réservation du lieu
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Définir le programme et les horaires
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Coordonner la technique avec le magicien
2 personnes
Créer le plan de la salle
Répartir les places assises
Recruter des bénévoles
Répartir les tâches des bénévoles
Recueillir les contacts d'urgence
Concevoir la signalétique
Installer la signalétique du lieu
2 personnes
Clôturer les inscriptions
Imprimer la liste des visiteurs
Vérifier les quantités de catering
Vérifier les accessoires de magie
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Stocker les courses au frais
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Libérer l’espace de la scène
2 personnes
Suspendre le fond de scène
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage et les câbles
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer la table de magie
2 personnes
Préparer les accessoires
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer la signalétique
2 personnes
Effectuer le test technique final
2 personnes
Accueillir le magicien
2 personnes
Faire le tour de l’espace du spectacle avec le magicien
2 personnes

Événement

Accueillir le public
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Annoncer le spectacle de magie
Gérer l’éclairage pendant le spectacle
Gérer le son pendant le spectacle
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Annoncer la pause
Servir le service de pause
3 personnes
Animer les questions du public
Annoncer la deuxième partie du spectacle
Surveiller la sortie et le vestiaire
2 personnes
Organiser les adieux et les remerciements
2 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

Faire le point avec le magicien
Emballer les accessoires
2 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Démonter l’installation lumineuse
2 personnes
Récupérer la décoration
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
Charger le matériel
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 110
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Pieds de microqté 2
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 10
Ordinateur portable
Télécommande de présentation
Trépiedsqté 2
Table de magie
Caisses de rangementqté 4
Lampes de pocheqté 4
Pilesqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4
Pieds d’éclairageqté 2
Ampoules LED de rechangeqté 6

Décoration

Fond de scène
Arches de ballonsqté 2
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Nappesqté 12
Affiches thématiquesqté 10
Panneaux directionnelsqté 8
Bandes adhésivesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à pâtisserieqté 120
Verres à boireqté 140
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Verres doseursqté 2
plateauxqté 8
Carafes de serviceqté 6
Thermosqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Réservez le magicien et le lieu dès que la date est fixée. Demandez au magicien ses besoins techniques, la durée du spectacle et le temps nécessaire pour l’installation avant de confirmer le programme.
Fermez les inscriptions assez tôt pour pouvoir imprimer la liste des visiteurs et ajuster les quantités de catering. Prévoyez au moins 3 à 5 jours pour traiter les dernières réponses et besoins alimentaires.
Testez la technique avant l’arrivée du public : microphones sans fil, table de mixage, câbles, rallonges, multiprises et projecteurs LED doivent être vérifiés ensemble dans la salle prévue.
Préparez le plan de salle en tenant compte de la visibilité de la table de magie et du passage des bénévoles. Gardez des places accessibles et laissez un chemin dégagé jusqu’à la scène ou l’espace de représentation.
Ne gardez pas la signalétique, les piles et l’éclairage de secours pour le dernier moment. Installez les panneaux avant l’ouverture et prévoyez une vérification complète au moins 60 minutes avant le début du spectacle.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle de magie ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le magicien et le lieu, d’envoyer les invitations, de recueillir les inscriptions et de coordonner la technique.
Quand envoyer les invitations pour un spectacle de magie ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixez une date limite de réponse environ 7 jours avant le spectacle afin de finaliser les places, le catering et la liste des visiteurs.
Quand tester la technique d’un spectacle de magie ?: Faites un test complet au moins 1 semaine avant, puis une nouvelle vérification le jour J. Contrôlez notamment les microphones, les câbles audio, les rallonges, les multiprises et les projecteurs LED.
Combien de temps prévoir pour l’installation avant le spectacle ?: Bloquez au minimum 90 minutes avant l’accueil du public. Il faut installer la table de magie, l’éclairage, la signalétique et les accessoires, puis garder environ 30 minutes pour résoudre un problème imprévu.

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