Checklist para organizar un espectáculo de magia sin imprevistos
Organizar un espectáculo de magia requiere coordinar al mago, el espacio, los invitados y la parte técnica en el orden adecuado. Esta checklist reúne 79 tareas y 58 artículos para que puedas avanzar desde la reserva del lugar hasta la revisión final. Incluye permisos, seguro, inscripciones, preferencias dietéticas, distribución de la sala, voluntarios, sonido, iluminación y accesorios de magia. También te ayuda a detectar lo que suele quedar para el último momento, como probar los micrófonos y confirmar las cantidades del catering.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
Contratar a un mago
Confirmar la reserva del recinto
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Determinar el programa y los horarios
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Coordinar la técnica con el mago
2 personas
Crear el plano de la sala
Distribuir los asientos
Reclutar voluntarios
Repartir las tareas entre los voluntarios
Recopilar contactos de emergencia
Diseñar la señalización
Colocar anuncio del lugar
2 personas
Cerrar inscripciones
Imprimir la lista de visitantes
Comprobar las cantidades de catering
Comprobar los accesorios de magia
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el suelo del salón
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Despejar el espacio del escenario
2 personas
Colgar el fondo
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Instalar luces y cables
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Preparar la mesa de magia
2 personas
Preparar el atrezzo
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Comprobar los baños
Colgar señalización
2 personas
Realizar prueba técnica final
2 personas
Recibir al mago
2 personas
Revisar la sala de espectáculos con el mago
2 personas
Evento
Recibir al público
4 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Servir café y té
2 personas
Anunciar espectáculo de magia
Gestionar la iluminación durante el espectáculo
Controlar el sonido durante el show
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Anunciar el descanso
Servir el catering del descanso
3 personas
Gestionar las preguntas del público
Anunciar la segunda parte del espectáculo
Vigilar la salida y el guardarropa
2 personas
Organizar la despedida y el agradecimiento
2 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Seguimiento
Hacer el check-out del mago
Empaquetar los accesorios
2 personas
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Desmontar la instalación de luces
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
Cargar los materiales
3 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 12
- Sillas plegablescant. 110
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 8
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Soportes para micrófonocant. 2
- Cables de audiocant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 10
- Portátil
- Mando a distancia para presentaciones
- Trípodescant. 2
- Mesa de magia
- Cajas de almacenajecant. 4
- Linternascant. 4
- Bateríascant. 24
Iluminación
- Focos LEDcant. 4
- Iluminación ambientalcant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Lámparas LED de repuestocant. 6
Decoración
- Telón de fondo
- Arcos de globoscant. 2
- Globoscant. 150
- Bomba para globoscant. 2
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 12
- Pósteres temáticoscant. 10
- Señales de orientacióncant. 8
- Tiras adhesivascant. 4
Vajilla
- Platos de cenacant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Vasoscant. 140
- Tazas de cafécant. 80
- Vasos de técant. 80
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras de cafécant. 4
- Termoscant. 4
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Jarras medidorascant. 2
- bandejascant. 8
- Jarras para servircant. 6
- Jarras térmicascant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Escobascant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el espacio y al mago antes de enviar las invitaciones. Después confirma por escrito la fecha, el horario, los permisos necesarios y el seguro; dejar cualquiera de estos puntos para la última semana puede bloquear todo el programa.
- Define el programa con horas concretas y cierra las inscripciones antes de imprimir la lista de visitantes. Recoge las preferencias dietéticas al registrarse, no cuando llegue el pedido del catering.
- Coordina la técnica directamente con el mago y haz una prueba completa antes de abrir las puertas. Comprueba altavoces, micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, cables, regletas, focos LED y el portátil, no solo que estén disponibles.
- Dibuja el plano de la sala antes de distribuir las sillas y coloca la mesa de magia, el telón de fondo y los soportes sin bloquear pasillos. Reserva también espacio para percheros, cajas de almacenaje y una papelera.
- Asigna a cada voluntario una tarea concreta y comparte los contactos de emergencia antes del evento. El día anterior revisa accesorios de magia, baterías, lámparas LED de repuesto y las cantidades de catering; son detalles fáciles de olvidar y difíciles de resolver durante la función.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que contratar al mago?
- Intenta contratarlo en cuanto tengas una fecha y un lugar provisional, preferiblemente varias semanas antes del espectáculo. Así puedes coordinar con tiempo el programa, las necesidades técnicas y la duración de la actuación.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para un espectáculo de magia?
- Envíalas después de confirmar el recinto, el mago y el horario, y deja al menos 2 semanas para recibir inscripciones. Cierra el registro con varios días de margen para imprimir la lista de visitantes y encargar el catering correcto.
- ¿Qué hay que probar antes de que empiece el espectáculo?
- Haz una prueba técnica completa antes de la llegada del público: altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, cables, iluminación, portátil y mando de presentaciones. Reserva al menos 30 minutos para corregir problemas y comprobar que los accesorios de magia están listos.
- ¿Cuándo se debe confirmar el catering y las preferencias dietéticas?
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma las cantidades cuando cierres el registro. Haz una última comprobación el día anterior, especialmente si el número de asistentes ha cambiado.
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