Checklist voor een Goede Vrijdagviering organiseren

Een Goede Vrijdagviering vraagt om meer dan een liturgisch programma. Je regelt tegelijk de kerkzaal, voorganger, lezers, muzikale begeleiding, techniek en ontvangst. Begin met de reservering en het programma, leg daarna de deelnemers en benodigdheden vast en plan de opbouw van de zaal. Op de dag zelf controleer je vooral geluid, presentaties, kaarsen, liturgische materialen en koffie en thee. Met deze checklist houd je de volgorde en de praktische details bij elkaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Kerkzaal reserveren
Vieringsprogramma opstellen
2 personen
Voorganger en lezers vastleggen
2 personen
Muzikale begeleiding vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Koffie- en theeservice reserveren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Liturgische teksten afdrukken
2 personen
Liederenbundels klaarleggen
2 personen
Lezers instrueren
2 personen
Muziek en presentaties testen
2 personen
Koelproducten controleren
Kerkzaal ventileren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Liturgische tafel inrichten
2 personen
Kruis en doeken plaatsen
2 personen
Kaarsen veilig opstellen
2 personen
Geluid en microfoons testen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Brood en beleg klaarzetten
3 personen
Communiebenodigdheden klaarzetten
2 personen
Welkomstteam briefen
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Goede Vrijdagviering begeleiden
5 personen
Communie uitdelen
4 personen
Kaarsen en verlichting bedienen
2 personen
Koffie en thee serveren
4 personen
Brood en beleg serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koffiehoek schoonmaken
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Kaarsen doven en opruimen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Kerkzaal schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 12
Kleedkamersaantal 2
Kledingrekkenaantal 2
Katheder

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 8
Communiebekersaantal 120
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Liturgische doekenaantal 3
Houten kruis
Bloemstukkenaantal 4
Waxinelichthoudersaantal 40

Verlichting

Ledlampenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de kerkzaal en leg voorganger, lezers en muzikale begeleiding vroeg vast. Plan daarnaast een apart moment om lezers te instrueren, zodat zij hun teksten niet pas vlak voor de viering ontvangen.
Open de aanmeldingen op tijd en verzamel dieetwensen vóór je de koffie- en theeservice en boodschappen definitief regelt. Controleer de aantallen opnieuw zodra de aanmeldtermijn sluit.
Test muziek, presentaties, luidsprekers en microfoons minimaal één keer vóór de viering en nogmaals tijdens de opbouw. Controleer ook draadloze microfoons, standaards, verlengkabels en stekkerdozen.
Zet de liturgische tafel, het houten kruis, de doeken en de kaarsen klaar voordat bezoekers binnenkomen. Gebruik veilige houders en houd voldoende vrije ruimte rond brandende kaarsen.
Bereid koffie en thee niet pas bij aanvang voor. Zet kopjes, glazen, borden, bestek, waterkannen en serveerbladen klaar en controleer gekoelde producten voordat de ontvangst begint.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Goede Vrijdagviering organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren met de kerkzaal, het programma, de voorganger, lezers en muzikale begeleiding. Open daarna de aanmeldingen en sluit de praktische voorbereiding uiterlijk 1 week voor de viering af.
Wanneer moet ik de kerkzaal klaarzetten voor een Goede Vrijdagviering?: Plan de opbouw minimaal 2 uur vóór de start van de viering. Gebruik het eerste uur voor stoelen, tafels en liturgische inrichting en reserveer het laatste uur voor geluid, presentaties, muziek en koffie en thee.
Hoeveel tijd kost het testen van geluid en presentaties?: Reken op 30 tot 45 minuten voor microfoons, luidsprekers, muziek en presentaties. Test met de mensen die daadwerkelijk spreken of lezen, omdat stemvolume en microfoonafstand per persoon verschillen.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de Goede Vrijdagviering verzamelen?: Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding en verwerk ze zodra de aanmeldingen binnenkomen. Controleer de definitieve lijst uiterlijk 3 dagen vóór de viering, voordat je boodschappen doet en de service voorbereidt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.