Checklist para organizar una subasta benéfica

Una subasta benéfica necesita más preparación que reunir unos cuantos artículos y ponerlos a la venta. Primero debes cerrar la fecha, el lugar, la organización beneficiaria y las condiciones; después, preparar los lotes, las inscripciones y la promoción. El día del evento, el sonido, los pagos y la entrega de los artículos pueden causar retrasos si no tienen una persona responsable. Este plan reúne 75 tareas y 87 materiales para avanzar desde la primera decisión hasta el cierre de la subasta.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha de la subasta
2 personas
Reservar el lugar de la subasta
2 personas
Confirmar la organización benéfica
2 personas
Redactar las condiciones de la subasta
2 personas
Fijar el presupuesto
2 personas
Contactar con los patrocinadores
3 personas
Reunir los artículos de la subasta
4 personas
Registrar los artículos de la subasta
3 personas
Fotografiar los artículos de la subasta
2 personas
Numerar los lotes
3 personas
Crear descripciones de lotes
3 personas
Determinar los premios de salida
3 personas
Preparar el catálogo de la subasta
3 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
3 personas
Publicar promoción en línea
2 personas
Colgar pósters
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Confirmar al subastador
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Registrar método de pago
2 personas
Preparar formularios de pago
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Introducir artículos de subasta
4 personas
Preparar los lotes
4 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el espacio de subasta
4 personas
Exponer los lotes
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar luces y sonido
2 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Montar el punto de pago
2 personas
Instruir a los voluntarios
4 personas
Probar de nuevo la técnica
2 personas

Evento

Atender la recepción
2 personas
Registrar a los invitados
3 personas
Repartir catálogos de la subasta
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Explicar los lotes
2 personas
Abrir la subasta
Subastar lotes
3 personas
Registrar pujas
4 personas
Marcar los lotes vendidos
2 personas
Reponer los aperitivos del descanso
2 personas
Procesar pagos
3 personas
Entregar los lotes a los compradores
3 personas
Asegurar la recaudación
2 personas
Cerrar la subasta

Seguimiento

Recoger lotes y materiales
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Empacar el equipo
2 personas
Recoger objetos perdidos
Guardar la comida sobrante
2 personas
Registrar lotes no recogidos
2 personas
Enviar un correo a los compradores no recogidos
2 personas
Comprobar los ingresos de la subasta
2 personas
Transferir los ingresos
2 personas
Agradecer a los patrocinadores
2 personas
Devolver el material alquilado
3 personas
Archivar la administración de la subasta
2 personas
Informar de la recaudación al objetivo
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 120
Taburetescant. 6
Percheroscant. 2
Mesas de presentacióncant. 4
Postes separadorescant. 8

Vajilla

Platoscant. 120
Platos de postrecant. 120
Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Terminal de pago
Portátilcant. 2
Impresora
Impresora de etiquetas
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Calentadores de aperitivoscant. 4

Iluminación

Guirnalda de lucescant. 6
Lámparas de piecant. 4

Decoración

Mantelescant. 12
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Bandera benéficacant. 2
Carteles direccionalescant. 10
Marcos de fotoscant. 10

Catering

Jarrascant. 12
Termoscant. 6
Dispensadores de bebidascant. 4
Acumuladores de fríocant. 16
Carritos de serviciocant. 2
Compras

Papeleo

Catálogos de subastacant. 150
Formularios de pujacant. 150
Formularios de inscripcióncant. 150
Comprobantes de pagocant. 150
Cartas de lotecant. 120
Carteles de anunciocant. 30
Pegatinas con nombrecant. 150
Bolígrafoscant. 80
Rotuladores fosforescentescant. 12
Notas adhesivascant. 10
Papel de impresióncant. 2
Portapapelescant. 12
Sobrescant. 200
Cinta adhesivacant. 8
Cuerdacant. 2
Tijerascant. 6
Grapadorascant. 4
Grapascant. 4
Etiquetascant. 300
Libretas de cajacant. 4
Caja para efectivo
Carteles de pujacant. 120
Pancartas de puja de repuestocant. 20

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Esponjascant. 12
Paños de limpiezacant. 24
Limpiador multiusoscant. 3
Limpiacristalescant. 2
Escobillas de bañocant. 4
Escobas de manocant. 4
Papeleracant. 10
Bolsas para cubos de basuracant. 30

Material de subasta

Martillo de subasta
Atril de subasta
Panel de presentacióncant. 2
Cajas de lotescant. 20
Carros de transportecant. 3
Lonascant. 6
Correas de amarrecant. 12
Vitrinas portátilescant. 4

Consejos

Cierra las condiciones antes de publicar las invitaciones: define cómo se puja, cuándo se paga, qué ocurre si alguien no abona un lote y cómo se entrega cada artículo. Así evitas improvisar durante la puja.
Prepara cada lote con antelación. Asigna un número, fotografía el artículo, escribe una descripción y fija el precio de salida; tener el catálogo listo varios días antes permite corregir errores y responder preguntas.
Calcula la inscripción y el catering con los datos reales, incluidas las preferencias dietéticas. Confirma el número de asistentes al menos 72 horas antes y reserva vajilla, café y bebidas para ese volumen más un pequeño margen.
Asigna voluntarios a funciones concretas, no solo a tareas generales: recepción, registro de pujas, cobros, apoyo al subastador y entrega de lotes. Para una subasta de varias horas, planifica relevos de 2 a 3 horas.
Prueba el micrófono, los altavoces, la mesa de mezclas y los cables antes de que lleguen los invitados. Prepara también una alternativa de pago y formularios impresos por si falla el terminal o la conexión.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una subasta benéfica?: Empieza al menos 8 semanas antes. La fecha, el lugar, la entidad beneficiaria y los patrocinadores deben cerrarse primero; deja las últimas 2 semanas para confirmar asistentes, lotes, voluntarios y equipos.
¿Cuántos artículos hacen falta para una subasta benéfica?: No hay una cifra única, pero conviene cerrar todos los lotes al menos 10 días antes. Cada lote debería tener número, fotografía, descripción y precio de salida para incluirlo en el catálogo y facilitar el registro.
¿Cuántos voluntarios necesito para una subasta?: Calcula como mínimo 1 persona para la recepción, 1 para registrar las pujas, 1 para los pagos, 1 para la entrega y 1 coordinador, además del subastador. Si esperas más de 50 asistentes, añade apoyo y organiza turnos de 2 a 3 horas.
¿Cuándo se confirma el catering de una subasta benéfica?: Pide el catering cuando tengas una primera previsión de asistentes y confirma la cantidad final 72 horas antes. En ese momento revisa también las preferencias dietéticas, la vajilla, las bebidas y el espacio para conservar los alimentos.

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