Checklist voor een goede doelenmarkt organiseren

Een goede doelenmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels neerzetten. Je regelt tegelijk de marktlocatie, vergunningen, goede doelen, verkopers, betalingen en vrijwilligers. Begin met datum en locatie, leg daarna deelnemers en tafelindeling vast en werk vervolgens naar de verkoopdag toe. Controleer in de laatste week het materiaal, de stroompunten, het wisselgeld en de weersverwachting. Zo voorkom je dat kassatafels, prijslijsten of een binnenprogramma pas op de marktdag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Marktdatum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Goede doelen selecteren
3 personen
Goede doelen uitnodigen
2 personen
Verkopers en deelnemers werven
3 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Tafelindeling maken
2 personen
Goede doelen aan markttafels koppelen
2 personen
Instructies voor verkopers versturen
Donaties en verkoopwaar inventariseren
3 personen
Prijzen en betaalwijze bepalen
2 personen
Kassabonnen en prijslijsten maken
2 personen
Geldkisten en wisselgeld regelen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Reserveringen voor materiaal maken
Stroompunten controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Alternatief binnenprogramma klaarzetten
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Donatiegoederen sorteren
4 personen
Verkoopwaar prijzen
4 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone vrijhouden
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Kassa's inrichten
2 personen
Verkooptafels per doel inrichten
8 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Kassageld uitdelen
2 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Verkoop begeleiden
8 personen
Informatie over doelen geven
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels netjes houden
2 personen
Kassageld veilig opbergen
2 personen
Avondverlichting inschakelen
Voorraad verkoopwaar aanvullen
4 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Verkoop afsluiten
4 personen
Kassageld tellen
3 personen
Onverkochte goederen verzamelen
5 personen

Nazorg

Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Tenten afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Locatie schoon opleveren
4 personen
Geldopbrengst per doel registreren
2 personen
Opbrengst aan goede doelen overdragen
2 personen
Materiaal controleren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Koelboxen en keukenmateriaal reinigen
2 personen
Online bedankbericht plaatsen
Deelnemers informeren over opbrengst
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 24
Biertafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Infobalie
Kassatafelsaantal 2
Krukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Opbergboxenaantal 12

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 80
Herbruikbare glazenaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Serveerplateausaantal 8
Schenkkanaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Betaalterminalsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare powerbanksaantal 4
Handmegafoon
Handlampenaantal 4
Rekenmachinesaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 4

Decoratie

Goede-doelenbannersaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Prijskaarthoudersaantal 30
Tafelkledenaantal 24
Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Touwaantal 2
Tie-wrapsaantal 200
Plakbandaantal 8
Schilderstapeaantal 6
Whiteboard
Stiftenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 4
Koelelementenaantal 20
Flessenopenersaantal 4
Thermometer
Afwasteilaantal 2
Droogrekkenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalknijpersaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de tafelindeling zodra de aanmeldingen binnen zijn. Koppel ieder goed doel aan een markttafel en houd ruimte vrij voor de infobalie, kassatafels en looproutes.
Stuur verkopers uiterlijk één week vooraf duidelijke instructies. Vermeld de opbouwtijd, toegewezen tafel, betaalwijze, wat zij zelf meenemen en wanneer donaties of verkoopwaar worden aangeleverd.
Maak per kassatafel een prijslijst en leg geldkisten, rekenmachines, kassabonnen en wisselgeld apart klaar. Test betaalterminals en controleer of er voldoende stroompunten, verlengkabels en stekkerdozen zijn.
Rooster vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur. Plan aparte mensen voor ontvangst, kassa, informatie, opbouw en opruimen; zo blijft de infobalie bezet wanneer iemand pauze neemt.
Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, handlampen en een alternatief binnenprogramma klaar, zodat regen of vroeg invallende duisternis de markt niet stillegt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een goede doelenmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en de selectie van goede doelen. Werving van verkopers en vrijwilligers volgt daarna; plan de definitieve indeling en instructies uiterlijk 1 week voor de markt.
Heb ik een vergunning nodig voor een goede doelenmarkt?: Dat hangt af van de locatie, openbare ruimte en lokale regels. Controleer dit direct na het vastleggen van de datum en neem minimaal 6 tot 8 weken voor de markt contact op met de gemeente, zodat een melding of vergunning op tijd rond is.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een goede doelenmarkt?: Reken minimaal op 1 coördinator, 1 persoon bij de infobalie, 2 mensen voor de kassa en extra hulp voor opbouw en opruimen. Werk met diensten van 2 tot 3 uur en tel per gelijktijdige kassatafel minstens 1 vrijwilliger.
Wanneer regel ik wisselgeld en betaalterminals?: Bepaal de betaalwijze uiterlijk 3 weken vooraf en reserveer dan de betaalterminals. Regel en tel het wisselgeld in de laatste week, bewaar het per geldkist en test alle terminals, opladers en verbindingen uiterlijk de dag voor de markt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.