Checklist para organizar un mercado benéfico

Un mercado benéfico necesita más que puestos y donaciones: hay que coordinar organizaciones, vendedores, cobros y voluntariado en un orden claro. Empieza por fijar fecha y lugar, comprobar permisos y confirmar qué entidades participarán. Después organiza las inscripciones, la distribución de mesas y las instrucciones para cada puesto. Esta checklist también cubre lo que suele fallar a última hora: cambio para las cajas, electricidad, preferencias dietéticas, material reservado y un plan interior si cambia el tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el lugar del mercado
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Seleccionar organizaciones benéficas
3 personas
Invitar a organizaciones benéficas
2 personas
Reclutar vendedores y participantes
3 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Colgar pósters
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer la distribución de las mesas
2 personas
Vincular organizaciones benéficas a las mesas del mercado
2 personas
Enviar instrucciones a los vendedores
Inventariar las donaciones y la mercancía
3 personas
Determinar los premios y el método de pago
2 personas
Preparar tickets y listas de precios
2 personas
Gestionar las cajas de dinero y el cambio
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Hacer reservas de material
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar un programa interior alternativo
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Clasificar los artículos de donación
4 personas
Poner precio a la mercancía
4 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Mantener libre la zona de carga y descarga
2 personas
Montar tiendas
4 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Conectar la electricidad y la iluminación
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar las cajas
2 personas
Organizar las mesas de venta por objetivo
8 personas
Colocar la señalización
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el punto de café y té
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Recibir a los voluntarios
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Repartir el dinero de caja
2 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Supervisar la venta
8 personas
Dar información sobre los objetivos
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas ordenadas
2 personas
Guardar el dinero de caja de forma segura
2 personas
Encender la iluminación nocturna
Reponer el stock de artículos de venta
4 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar ventas
4 personas
Contar el dinero de la caja
3 personas
Recoger los productos no vendidos
5 personas

Seguimiento

Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Dejar el recinto limpio
4 personas
Registrar el ingreso por objetivo
2 personas
Donar lo recaudado a organizaciones benéficas
2 personas
Comprobar el material
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
Limpiar las neveras portátiles y el material de cocina
2 personas
Publicar un mensaje de agradecimiento en línea
Informar a los participantes sobre los ingresos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 24
Mesas de cervezacant. 6
Sillascant. 60
Mostrador de información
Mesas de cajacant. 2
Taburetescant. 8
Percheroscant. 4
Cajas de almacenajecant. 12

Vajilla

Tazas reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 80
Platos reutilizablescant. 80
Cubiertos reutilizablescant. 80
Bandejas para servircant. 8
Jarracant. 4
Termoscant. 6

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Terminales de pagocant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externas recargablescant. 4
Megáfono de mano
Linternas de manocant. 4
Calculadorascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 4

Decoración

Banners de organizaciones benéficascant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Portatarjetas de preciocant. 30
Mantelescant. 24
Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Cuerdacant. 2
Bridascant. 200
Cinta adhesivacant. 8
Cinta de pintorcant. 6
Pizarra blanca
Rotuladorescant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 6
Cucharonescant. 4
Acumuladores de fríocant. 20
Abrebotellascant. 4
Termómetro
Palangana para lavarcant. 2
Tendederoscant. 2

Limpieza

Papeleracant. 8
Pinzas de basuracant. 4
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de invitar a vendedores. Deja al menos 6 semanas para confirmar organizaciones benéficas, participantes y posibles notificaciones.
Define las inscripciones con una fecha límite de 2 semanas antes del mercado. Pide en el mismo formulario los datos del puesto, las necesidades eléctricas y las preferencias dietéticas.
Prepara la distribución de mesas cuando las inscripciones estén cerradas, idealmente 7 días antes. Asigna cada organización a una mesa y envía instrucciones con horarios, acceso y material permitido.
Separa el dinero por función: prepara cajas, listas de precios, tickets, calculadoras y terminales de pago. Ten cambio suficiente para las primeras 2 horas y registra quién recibe y entrega cada caja.
Comprueba la previsión meteorológica 48 horas antes y decide entonces si necesitas activar el programa interior alternativo. Revisa también carpas, cables alargadores, regletas, iluminación y baterías externas antes de cargar el material.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado benéfico?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar fecha, lugar, permisos y organizaciones participantes. Reserva las 2 últimas semanas para inscripciones, distribución de mesas, voluntariado y compras.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los vendedores?: Cierra las inscripciones aproximadamente 2 semanas antes del mercado. Así tendrás tiempo para inventariar donaciones, preparar la distribución de mesas y enviar las instrucciones definitivas 7 días antes.
¿Cuánto cambio necesito para un mercado benéfico?: Prepara cambio para cubrir como mínimo las primeras 2 horas de ventas y separa una caja por punto de cobro. La cantidad exacta depende de tus precios y del número de cajas, así que calcula usando la previsión de ventas y los billetes habituales de tu público.
¿Qué hago si llueve el día del mercado benéfico?: Comprueba la previsión 48 horas antes y deja preparado un programa interior alternativo. Confirma con vendedores y voluntarios cualquier cambio de ubicación el día anterior, y revisa que la iluminación y la electricidad sean seguras en el nuevo espacio.

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