Wohltätigkeitsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Wohltätigkeitsmarkt braucht mehr Vorbereitung als nur Verkaufsstände und Spenden. Du musst Termin und Ort festlegen, Genehmigungen prüfen, Organisationen und Verkäufer koordinieren und die Einnahmen sauber abwickeln. Plane außerdem Strom, Wechselgeld, Helferschichten und einen Indoor-Ersatz, bevor die Wettervorhersage unsicher wird. Diese Checkliste führt dich von den ersten Zusagen bis zum Einkauf und zur Einrichtung am Veranstaltungstag.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Markttermin und Ort festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Wohltätigkeitsorganisationen auswählen
3 Personen
Wohltätigkeitsorganisationen einladen
2 Personen
Verkäufer und Teilnehmer gewinnen
3 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung in sozialen Medien posten
Poster aufhängen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Tischordnung erstellen
2 Personen
Wohltätigkeitsorganisationen mit Markttischen verknüpfen
2 Personen
Anweisungen für Verkäufer versenden
Spenden und Verkaufsware inventarisieren
3 Personen
Preise und Zahlungsart festlegen
2 Personen
Kassenbons und Preislisten erstellen
2 Personen
Geldkassen und Wechselgeld organisieren
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Materialreservierungen vornehmen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Alternative Indoor-Programm vorbereiten
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Spendenwaren sortieren
4 Personen
Waren bepreisen
4 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Be- und Entladezone freihalten
2 Personen
Zelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
Strom und Beleuchtung anschließen
2 Personen
Infostand einrichten
2 Personen
Kassen einrichten
2 Personen
Verkaufstische nach Zweck einrichten
8 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Freiwillige empfangen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Kassengeld verteilen
2 Personen
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Verkauf begleiten
8 Personen
Informationen über Ziele geben
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische ordentlich halten
2 Personen
Kassenbestand sicher aufbewahren
2 Personen
Abendbeleuchtung einschalten
Warenbestand auffüllen
4 Personen
Letzte Besucher informieren
2 Personen
Verkauf abschließen
4 Personen
Kassengeld zählen
3 Personen
Unverkaufte Waren sammeln
5 Personen

Nachbereitung

Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
Zelte abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Ort sauber übergeben
4 Personen
Geldeinnahmen pro Zweck erfassen
2 Personen
Erlös an Wohltätigkeitsorganisationen übergeben
2 Personen
Material prüfen
2 Personen
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
Kühlboxen und Küchenmaterial reinigen
2 Personen
Online-Dankesnachricht posten
Teilnehmende über den Erlös informieren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 24
BiertischeAnz. 6
StühleAnz. 60
Infostand
KassentischeAnz. 2
HockerAnz. 8
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 80
Wiederverwendbare GläserAnz. 80
Mehrweg-TellerAnz. 80
Wiederverwendbares BesteckAnz. 80
ServierplattenAnz. 8
KaraffeAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KartenterminalsAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbare PowerbanksAnz. 4
Handmegafon
HandlampenAnz. 4
TaschenrechnerAnz. 4

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 4

Dekoration

WohltätigkeitsbannerAnz. 6
WegweiserAnz. 12
PreisschildhalterAnz. 30
TischdeckenAnz. 24
WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
SeilAnz. 2
KabelbinderAnz. 200
KlebebandAnz. 8
AbdeckbandAnz. 6
Whiteboard
StifteAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 4
KühlelementeAnz. 20
FlaschenöffnerAnz. 4
Thermometer
SpülwanneAnz. 2
TrockengestelleAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfallzangenAnz. 4
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit Termin, Ort und Genehmigungen. Für teilnehmende Wohltätigkeitsorganisationen und Verkäufer bleibt dann genug Zeit, Zu- oder Absagen zu bearbeiten.
Lege spätestens 3 Wochen vorher fest, welcher Tisch zu welcher Organisation gehört. Verschicke anschließend einen Standplan mit Aufbauzeit, Verkaufsregeln, Preisen und Ansprechpartnern.
Plane pro Kassenstelle eine Geldkasse mit Wechselgeld und zusätzlich ein Kartenterminal, falls Kartenzahlung angeboten wird. Preislisten und Kassenbons sollten vor dem Markttag fertig sein.
Erstelle den Freiwilligenplan mit Schichten von 2 bis 3 Stunden. Besetze nicht nur Verkauf und Kasse, sondern auch Infostand, Aufbau, Nachfüllen und das Einsammeln von Geschirr.
Prüfe Stromanschlüsse und Wettervorhersage spätestens 48 Stunden vorher. Lege für Zelte, Kaffeemaschinen und Beleuchtung einen Indoor-Plan fest und teile die Änderung sofort an Organisationen und Helfer mit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Wohltätigkeitsmarkt organisieren?: Starte etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. In diesem Zeitraum kannst du Genehmigungen prüfen, Wohltätigkeitsorganisationen und Verkäufer gewinnen, Werbung verschicken und Helferschichten einteilen.
Welche Genehmigungen braucht ein Wohltätigkeitsmarkt?: Das hängt von Ort, Verkaufsangebot und Nutzung öffentlicher Flächen ab. Prüfe spätestens 8 Wochen vorher beim zuständigen Amt, ob eine Veranstaltungsmeldung, Genehmigung für Stände, Lebensmittel oder Strom erforderlich ist.
Wie viele Helfer braucht ein Wohltätigkeitsmarkt?: Plane mindestens eine Person für den Infostand, zwei bis drei Personen für Kasse und Verkauf sowie ein eigenes Aufbau- und Abbauteam ein. Bei mehreren Marktständen sind Schichten von 2 bis 3 Stunden sinnvoll, damit niemand den gesamten Tag durchgehend arbeitet.
Wann sollte man den Wetter- und Indoor-Plan festlegen?: Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor dem Markt und entscheide spätestens am Vortag über die Alternative. Informiere dann alle Organisationen, Verkäufer und Helfer über Standort, Aufbauzeit und Änderungen bei Strom oder Ausstattung.

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