Checklist pour organiser un marché caritatif

Un marché caritatif demande de coordonner les associations, les vendeurs, les dons et les bénévoles au même endroit. Commencez par fixer la date et le lieu, puis vérifiez les autorisations avant de communiquer l’événement. Dans les dernières semaines, concentrez-vous sur les inscriptions, le plan des tables, les prix, les moyens de paiement et le matériel. Cette checklist rassemble 76 tâches et 61 fournitures pour suivre l’organisation jusqu’au rangement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu du marché
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Sélectionner les associations caritatives
3 personnes
Inviter des associations caritatives
2 personnes
Recruter des vendeurs et des participants
3 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le plan de table
2 personnes
Associer les associations caritatives aux tables de marché
2 personnes
Envoyer les consignes aux vendeurs
Inventorier les dons et les articles à vendre
3 personnes
Déterminer les tarifs et le mode de paiement
2 personnes
Créer les tickets de caisse et les listes de prix
2 personnes
Gérer les caisses et la monnaie
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Faire les réservations pour le matériel
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Prévoir un programme intérieur de rechange
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les dons
4 personnes
Étiqueter les articles à vendre
4 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Garder la zone de chargement et de déchargement libre
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Brancher l’alimentation et l’éclairage
2 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Installer les caisses
2 personnes
Installer les tables de vente par objectif
8 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le point café et thé
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Distribuer la caisse
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Accompagner les ventes
8 personnes
Donner des informations sur les objectifs
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Maintenir les tables en ordre
2 personnes
Mettre l’argent de la caisse en sécurité
2 personnes
Allumer l’éclairage du soir
Ravitailler le stock de marchandises
4 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer les ventes
4 personnes
Compter l’argent de la caisse
3 personnes
Récupérer les marchandises invendues
5 personnes

Suivi

Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Remettre le lieu propre
4 personnes
Enregistrer les recettes par objectif
2 personnes
Remettre le produit des ventes aux associations caritatives
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Nettoyer les glacières et le matériel de cuisine
2 personnes
Publier un message de remerciement en ligne
Informer les participants du montant récolté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 24
Tables de bièreqté 6
Chaisesqté 60
Bureau d’information
Tables de caisseqté 2
Tabouretsqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Boîtes de rangementqté 12

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 4
Thermosqté 6

Équipement

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Terminaux de paiementqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externes rechargeablesqté 4
Mégaphone à main
Lampes de pocheqté 4
Calculatricesqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 4

Décoration

Bannières caritativesqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Supports de prixqté 30
Nappesqté 24
Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Cordeqté 2
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 8
Ruban de masquageqté 6
Tableau blanc
Marqueursqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 4
Pains de glaceqté 20
Tire-bouchonsqté 4
Thermomètre
Bac à vaisselleqté 2
Étagères de séchageqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’inviter les associations : vérifiez aussi les autorisations nécessaires et les horaires d’accès au site. Une déclaration oubliée peut retarder l’installation ou limiter les ventes.
Donnez aux vendeurs une consigne écrite au moins 7 jours avant le marché. Précisez l’heure d’arrivée, la table attribuée, les articles acceptés, les tarifs et la personne à contacter sur place.
Préparez une caisse séparée pour chaque point de vente et comptez la monnaie avant l’ouverture. Gardez une liste des prix imprimée à chaque caisse, même si des terminaux de paiement sont disponibles.
Prévoyez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures plutôt qu’une seule équipe pour toute la journée. Il faut notamment des personnes à l’accueil, aux caisses, au montage, au rangement et à l’information.
Vérifiez l’électricité et la météo 48 heures avant l’ouverture. Les machines à café, bouilloires, éclairages et terminaux de paiement nécessitent des prises, des rallonges et une solution de repli si le marché doit se tenir à l’intérieur.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché caritatif ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les associations, les vendeurs et les réservations de matériel doivent être confirmés avant la dernière quinzaine.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché caritatif ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 par caisse ouverte, 2 pour l’installation et 2 pour le rangement. Pour un marché d’environ 10 tables, une équipe de 8 à 12 personnes réparties en créneaux est plus réaliste.
Que faut-il prévoir pour les paiements d’un marché caritatif ?: Préparez une caisse avec de la monnaie pour chaque point de paiement, des listes de prix et, si possible, un terminal de paiement. Comptez les espèces avant l’ouverture, à chaque relève de bénévole et à la fermeture.
Que faire s’il pleut le jour du marché caritatif ?: Décidez au moins 48 heures à l’avance si les tentes suffisent ou si vous basculez vers un programme intérieur. Informez les associations, les vendeurs et les visiteurs dès que la décision est prise, puis vérifiez l’éclairage et les points d’alimentation du lieu de repli.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.