Checklist glamourbruiloft organiseren
Een glamourbruiloft vraagt om meer dan een mooie tafelschikking. Je regelt gasten en dieetwensen, bevestigt reserveringen en werkt toe naar een draaiboek waarin ceremonie, diner en feest logisch op elkaar aansluiten. Plan decoratie en meubilair vroeg, zodat achterwanden, dansvloer, stoelhoezen en tafels op tijd beschikbaar zijn. Op de dag zelf draait het vooral om controle: drank koelen, taart en bloemen ophalen, de ceremonieopstelling maken en alle tafels gebruiksklaar zetten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Tafelschikking maken
2 personen
Menukaarten ontwerpen
Naamkaartjes maken
2 personen
Reserveringen bevestigen
Muziekselectie samenstellen
2 personen
Ceremoniesprekers informeren
Draaiboek afdrukken
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Taart ophalen
2 personen
Bloemen ophalen
2 personen
Servies controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Ceremonieopstelling maken
3 personen
Loper uitrollen
2 personen
Achterwand plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Bloemstukken plaatsen
3 personen
Kaarsen neerzetten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Desserttafel inrichten
3 personen
Taarttafel inrichten
2 personen
Drankstation inrichten
3 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Menukaarten plaatsen
2 personen
Cadeautafel inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Vluchtwegen vrijmaken
2 personen
Bruidssuite klaarmaken
2 personen
Ceremonieboekjes klaarleggen
2 personen
Event
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
3 personen
Ceremonie begeleiden
3 personen
Aperitief serveren
4 personen
Hapjes serveren
4 personen
Groepsfoto begeleiden
2 personen
Gasten naar diner begeleiden
2 personen
Dinerbuffet openen
2 personen
Diner serveren
5 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Borden afruimen
3 personen
Taart aansnijden
2 personen
Taart serveren
4 personen
Eerste dans begeleiden
2 personen
Dansvloer openen
2 personen
Late hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Afval tussentijds afvoeren
2 personen
Cadeaus veilig opbergen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Restanten koelen
3 personen
Servies verzamelen
4 personen
Glazen verzamelen
3 personen
Tafels afruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Geluidsapparatuur opruimen
2 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Ruimte schoonmaken
4 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Geleende spullen sorteren
2 personen
Spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Ronde tafelsaantal 10
- Lange buffettafelsaantal 4
- Stoelenaantal 90
- Ceremoniestoelenaantal 90
- Cadeautafel
- Welkomsttafel
- Desserttafel
- Bruidstafel
- Barkrukkenaantal 8
- Achterwandframe
- Dansvloer
Servies
- Dinerbordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 90
- Waterglazenaantal 110
- Wijnglazenaantal 110
- Champagneglazenaantal 100
- Koffielepelsaantal 100
- Dinermessenaantal 100
- Dinervorkenaantal 100
- Dessertvorkenaantal 100
- Serveerschalenaantal 20
- Serveertangenaantal 12
- Karaffenaantal 12
Decoratie
- Tafellopersaantal 10
- Stoelhoezenaantal 90
- Satijnen stoelbandenaantal 90
- Bloemvazenaantal 20
- Kunstbloemenaantal 120
- Gouden tafelnummersaantal 10
- Naamkaartjesaantal 90
- Menukaartenaantal 90
- Ceremonieboekjesaantal 90
- Ballonnenaantal 120
- Ballongewichtenaantal 12
- Satijnen lintaantal 6
- Gastenboek
- Pennenaantal 6
- Cadeaukaartendoos
- Ringkussen
- Ceremonieloper
- Achtergronddoek
- Spiegelsaantal 6
- Tafelschikkingbord
- Fotolijstjesaantal 12
- Theelichthoudersaantal 40
- Ledkaarsenaantal 40
Verlichting
- Lichtslingersaantal 8
- Ledspotsaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Mengpaneel
- Laptop
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Tafelmicrofoon
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 4
- Taartschepaantal 2
- Maatbekersaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 4
- Serveerkannenaantal 6
- Taartmes
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Taartplateau
- Buffetbordenaantal 12
- Drankdispensersaantal 3
- Champagnekoelersaantal 3
- Boodschappen
Tips
- Maak de gastenlijst uiterlijk 8 tot 10 weken voor de bruiloft definitief. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen direct, zodat de tafelschikking en menukaarten niet op het laatste moment opnieuw moeten worden gemaakt.
- Plan de tafelschikking pas nadat de meeste aanmeldingen binnen zijn, maar reserveer wel alvast ruimte voor ronde tafels, een bruidstafel, buffettafels en een dansvloer. Houd ook een aparte plek vrij voor de cadeautafel en welkomsttafel.
- Controleer 2 weken vooraf of alle glazen en serviesdelen aanwezig zijn: diner-, dessert- en koffieservies, water-, wijn- en champagneglazen. Tel ook serveerschalen, serveertangen en karaffen; juist die worden vaak niet meegeteld bij de huur of levering.
- Maak het draaiboek uiterlijk 1 week vooraf en druk meerdere exemplaren af. Geef er één aan de ceremoniemeester, één aan de locatie en één aan degene die de ceremonieopstelling, muziek en ontvangst coördineert.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en koppel daar een besluit aan over de ceremonieopstelling. Haal taart en bloemen op volgens een vaste tijdsplanning en koel de dranken direct, zodat je op de trouwdag niet tegelijk met opbouw en ontvangst bezig bent.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een glamourbruiloft organiseren?
- Begin bij voorkeur 9 tot 12 maanden vooraf met de gastenlijst, locatie en reserveringen. Werk de uitnodigingen ongeveer 8 weken voor de bruiloft af en verzamel daarna de aanmeldingen en dieetwensen.
- Wanneer maak je de tafelschikking voor een glamourbruiloft?
- Maak een eerste indeling zodra de uitnodigingen zijn verstuurd, maar leg de definitieve tafelschikking 2 tot 3 weken vooraf vast. Dan zijn de meeste aanmeldingen verwerkt en kun je naamkaartjes en menukaarten maken.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een glamourbruiloft?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Zet daarnaast per persoon minimaal 0,5 liter water klaar en koel de dranken uiterlijk de avond ervoor.
- Wanneer moet de decoratie van een glamourbruiloft worden opgebouwd?
- Reserveer voor tafels, stoelen, achterwand, loper en hangende versiering minimaal 3 tot 5 uur opbouwtijd. Zet bloemen, tafellopers en kwetsbare decoratie zo laat mogelijk neer, bij voorkeur binnen 1 tot 2 uur voor de ontvangst.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!