Gitaarconcert organiseren: checklist en planning
Een gitaarconcert vraagt om meer dan artiesten en een podium. Je legt eerst datum, locatie, contracten, vergunningen en verzekering vast en werkt daarna naar techniek, programma en publieksinformatie toe. Vooral technische wensen, stroomverdeling en de timing van soundcheck worden vaak te laat geregeld. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en weet je wat vóór de concertdag klaar moet zijn.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Artiesten contracteren
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Catering reserveren
Techniek reserveren
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Promotie publiceren
2 personen
Artiënteninformatie verzamelen
Technische wensen verzamelen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Publieksinformatie versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Toegangscontrole plannen
Cateringmenu vastleggen
2 personen
Podiumindeling tekenen
2 personen
Zitplaatsen indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Naambadges maken
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Artiestenontvangst bevestigen
Locatiesleutels ophalen
Event
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Lichtapparatuur plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Techniek testen
3 personen
Lichtplan testen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiënten garderobe inrichten
Entreebalie klaarzetten
2 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Kaarten controleren
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Concert begeleiden
3 personen
Pauzecatering serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Podiumwissels begeleiden
3 personen
Veiligheidsrondes lopen
2 personen
Afsluiting aankondigen
Publiek uitzwaaien
3 personen
Instrumenten inpakken
3 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Nazorg
Meubilair afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur inventariseren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Techniek retourneren
2 personen
Meubilair retourneren
2 personen
Artiesten uitbetalen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Bezoekers nabericht sturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 6
- Podiumtrap
- Statafelsaantal 6
- Lange tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 120
- Klapstoelenaantal 10
- Garderoberekkenaantal 3
- Krukkenaantal 6
Apparatuur
- Mengtafel
- PA-speakersaantal 2
- Podiummonitorenaantal 2
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- DI-boxenaantal 3
- Gitaarversterkersaantal 3
- Basversterker
- Gitaarstatievenaantal 6
- Muzieklessenaarsaantal 6
- Stroomhaspelsaantal 6
- Verlengkabelsaantal 10
- Audiokabelsaantal 15
- Stekkerdozenaantal 8
- Gaffer tapeaantal 6
- Entreebalie
- Garderobenummersaantal 150
- Kassa
- Pinnenapparaat
- Brandblusdekensaantal 2
- Zaklampenaantal 4
- Portofoonsaantal 6
- EHBO-koffersaantal 2
- Batterijenaantal 24
- Gereedschapskoffersaantal 2
- Reserve gitaarsnarenaantal 6
- Gitaarstemmersaantal 3
- Reserve gitaarkabelsaantal 6
- Gitaarplectrumsaantal 50
- Gitaarvoetenbankjesaantal 4
- Instrumentkoffersaantal 6
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 6
- Podiumverlichtingaantal 4
Servies
- Waterglazenaantal 140
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 80
- Dessertbordenaantal 140
- Gebaksvorkjesaantal 140
- Koffielepelsaantal 80
- Serveerlepelsaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerbladenaantal 8
Decoratie
- Podiumdoekenaantal 4
- Muziekpostersaantal 8
- Tafellopersaantal 8
- Bloemstukkenaantal 6
- Programmastandaardsaantal 4
- Pijlbordenaantal 8
- Naambadgesaantal 30
- Printpapieraantal 2
- Programmafoldersaantal 130
- Plakbandaantal 6
- Scharenaantal 4
- Kabelbindersaantal 100
Catering
- Boodschappen
- Koelersaantal 4
- Drankenkrattenaantal 12
- Buffetbakkenaantal 10
- Broodmandenaantal 6
- Servettenhoudersaantal 8
- Koffieschenkkannenaantal 4
- Theepottenaantal 3
- Melkkannetjesaantal 6
- Koelelementenaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalscheidingsbakkenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Stofzuiger
- Toiletborstelsaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Tips
- Verzamel de technische wensen van elke artiest uiterlijk drie weken vooraf. Noteer per optreden het aantal microfoons, DI-boxen, versterkers, monitoren en beschikbare stroompunten.
- Teken de podiumindeling voordat je podiumdelen, stoelen en techniek reserveert. Houd ruimte vrij voor gitaarstatieven, muzieklessenaars, microfoonstatieven en een veilige doorgang naar de podiumtrap.
- Plan de soundcheck minimaal twee uur vóór de publieksopening. Test niet alleen de PA-speakers en mengtafel, maar ook audiokabels, stroomhaspels, verlengkabels en stekkerdozen.
- Stuur publieksinformatie uiterlijk drie dagen voor het concert. Vermeld de aanvangstijd, toegangsprocedure, garderobe, bereikbaarheid en eventuele informatie over zitplaatsen en catering.
- Maak op de laatste werkdag één controle op basis van je boodschappenlijst en draaiboek. Controleer daarbij ook waterglazen, wijnglazen, koffiekopjes, naambadges, gaffer tape en de indeling van vrijwilligers bij de entree.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een gitaarconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste twee weken leg je datum, locatie en artiesten vast; daarna volgen vergunningen, techniek, promotie, aanmeldingen en catering.
- Wanneer moet ik de techniek voor een gitaarconcert reserveren?
- Reserveer mengtafel, PA-speakers, monitoren, microfoons, DI-boxen en versterkers minimaal 4 tot 6 weken vooraf. Vraag de technische wensen van artiesten uiterlijk 3 weken voor het concert op, zodat je ontbrekende apparatuur nog kunt regelen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de soundcheck van een gitaarconcert?
- Plan minimaal 2 uur voor de soundcheck bij meerdere gitaristen of bands. Trek per act ongeveer 30 tot 45 minuten uit en houd daarna minstens 30 minuten over voor correcties en een korte pauze.
- Wanneer verstuur ik de informatie aan bezoekers van een gitaarconcert?
- Stuur de praktische publieksinformatie 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld daarin de openingstijd, starttijd, toegangscontrole, zitplaatsen, garderobe en eventuele dieet- of cateringinformatie.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!