Organiser un concert de guitare sans rien oublier

Un concert de guitare demande plus qu’une date, une scène et des artistes. Il faut verrouiller le lieu, les autorisations, l’assurance et la technique avant d’ouvrir les inscriptions. Cette checklist de 76 tâches suit l’ordre de préparation, depuis la confirmation du programme jusqu’à l’accueil du public et au rangement. Elle couvre aussi les besoins alimentaires, les bénévoles, les places assises, les badges et le matériel souvent oublié au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Engager les artistes
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Réserver le catering
Réserver la technique
Établir le programme
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Publier la promotion
2 personnes
Collecter les informations des artistes
Recueillir les besoins techniques
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations au public
Répartir les bénévoles
2 personnes
Planifier le contrôle des accès
Valider le menu du traiteur
2 personnes
Dessiner le plan de la scène
2 personnes
Répartir les places assises
2 personnes
Imprimer le déroulé
Créer les badges nominatifs
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Vérifier l'équipement
2 personnes
Confirmer l’accueil des artistes
Récupérer les clés du lieu

Événement

Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tester la technique
3 personnes
Tester le plan d’éclairage
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Installer le vestiaire des artistes
Préparer le comptoir d’entrée
2 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Contrôler les billets
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer le concert
3 personnes
Servir le service de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Coordonner les changements de scène
3 personnes
Effectuer les rondes de sécurité
2 personnes
Annoncer la clôture
Saluer le public au revoir
3 personnes
Emballer les instruments
3 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes

Suivi

Démonter le mobilier
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier l’équipement
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel technique
2 personnes
Restituer le mobilier
2 personnes
Payer les artistes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Envoyer un message de suivi aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Tables hautesqté 6
Longues tablesqté 8
Chaisesqté 120
Chaises pliantesqté 10
Portantsqté 3
Tabouretsqté 6

Équipement

Table de mixage
Haut-parleurs PAqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 3
Amplis de guitareqté 3
Amplificateur de basses
Supports de guitareqté 6
Pupitres de musiqueqté 6
Enrouleurs électriquesqté 6
Rallongesqté 10
Câbles audioqté 15
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 6
Bureau d’accueil
Numéros de vestiaireqté 150
Caisse
Terminal de paiement
Couvertures anti-feuqté 2
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Pilesqté 24
Boîtes à outilsqté 2
Cordes de guitare de rechangeqté 6
Accordeurs de guitareqté 3
Câbles de guitare de rechangeqté 6
Plectres de guitareqté 50
Repose-pieds de guitareqté 4
Valises d'instrumentsqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 6
Éclairage de scèneqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 140
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettes à dessertqté 140
Fourchettes à gâteauqté 140
Cuillères à caféqté 80
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Affiches de musiqueqté 8
Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 6
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 8
Badges nominatifsqté 30
Papier d’impressionqté 2
Brochures du programmeqté 130
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Serre-câblesqté 100

Catering

Courses
Glacièresqté 4
Caisses de boissonsqté 12
Bacs à buffetqté 10
Corbeilles à painqté 6
Porte-serviettesqté 8
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Pichets à laitqté 6
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Aspirateur
Brosses de toilettesqté 4
Gants de nettoyageqté 6

Conseils

Réserve la technique avant de publier les invitations : pour chaque guitariste, confirme les amplis, boîtiers DI, microphones, retours et pieds nécessaires. Demande aussi un plan de scène et une fiche technique écrite.
Prévois un délai d’au moins 2 semaines pour les autorisations, l’assurance et les informations demandées par le lieu. Sans ces validations, les invitations et la promotion peuvent partir trop tôt.
Ferme les inscriptions quelques jours avant le concert afin de traiter les besoins alimentaires et de répartir les places assises. Imprime ensuite la liste du public, les badges et le déroulé en plusieurs exemplaires.
Planifie l’installation électrique sur papier : compte les rallonges, multiprises et enrouleurs, puis sépare les circuits audio, éclairage et catering lorsque le lieu le permet. Ajoute du ruban gaffer pour sécuriser les câbles au sol.
Prévois un briefing bénévoles de 20 à 30 minutes avant l’ouverture des portes. Répartis clairement le contrôle des accès, l’orientation vers les chaises et l’aide aux artistes, plutôt que de donner toutes les consignes au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de guitare ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer les artistes et le lieu, d’obtenir les autorisations, de réserver la technique, puis d’ouvrir les inscriptions et de communiquer au public.
Quand réserver la sonorisation pour un concert de guitare ?: Réservez-la au moins 6 semaines avant la date, et plus tôt si plusieurs guitaristes jouent sur scène. Faites valider les besoins techniques avant de finaliser le plan de scène et le programme.
Quand envoyer les invitations pour un concert de guitare ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant le concert. Prévoyez une relance 10 à 14 jours avant, puis transmettez les informations pratiques au public quelques jours avant l’événement.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un concert de guitare ?: Pour un petit concert, prévoyez au minimum 3 bénévoles : deux pour les accès et le public, un pour les artistes et la scène. Ajoutez 1 personne par tranche d’environ 50 spectateurs si l’accueil ou le placement devient plus complexe.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.