Checklist para organizar un concierto de guitarra
Organizar un concierto de guitarra requiere coordinar artistas, permisos, sonido, escenario y público en el orden adecuado. Empieza por confirmar la fecha y el lugar, y deja cerrados los contratos y el seguro antes de anunciar el concierto. Después puedes preparar el programa, las inscripciones y la promoción. Durante la última semana, concentra la atención en las necesidades técnicas, la distribución de asientos, el catering y el plan de trabajo del equipo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Contratar artistas
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Reservar el catering
Reservar técnica
Elaborar el programa
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Publicar la promoción
2 personas
Recopilar información de los artistas
Recopilar necesidades técnicas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información al público
Asignar voluntarios
2 personas
Planificar el control de acceso
Fijar el menú de catering
2 personas
Dibujar la distribución del escenario
2 personas
Distribuir los asientos
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Hacer tarjetas de identificación
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el equipo
2 personas
Confirmar la recepción de los artistas
Recoger las llaves del recinto
Evento
Enfriar bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar el equipo de iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Probar la técnica
3 personas
Probar el plan de iluminación
2 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Montar el guardarropa de los artistas
Preparar el mostrador de entrada
2 personas
Recibir al público
4 personas
Comprobar los mapas
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Dar el discurso de apertura
Acompañar el concierto
3 personas
Servir el catering del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
Realizar rondas de seguridad
2 personas
Anunciar el cierre
Despedir al público
3 personas
Empacar instrumentos
3 personas
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Seguimiento
Desmontar el mobiliario
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Inventariar el equipo
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el equipo técnico
2 personas
Devolver el mobiliario
2 personas
Pagar a los artistas
Devolver los artículos prestados
2 personas
Enviar un mensaje de seguimiento a los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 6
- Escalera del escenario
- Mesas altascant. 6
- Mesas largascant. 8
- Sillascant. 120
- Sillas plegablescant. 10
- Percheroscant. 3
- Taburetescant. 6
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavoces de PAcant. 2
- Monitores de escenariocant. 2
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Cajas DIcant. 3
- Amplificadores de guitarracant. 3
- Amplificador de bajos
- Soportes para guitarracant. 6
- Atriles de músicacant. 6
- Enrollacablescant. 6
- Cables alargadorescant. 10
- Cables de audiocant. 15
- Regletascant. 8
- Cinta gaffercant. 6
- Mostrador de entrada
- Números de guardarropacant. 150
- Caja registradora
- Datáfono
- Mantas ignífugascant. 2
- Linternascant. 4
- Walkie-talkiescant. 6
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Bateríascant. 24
- Maletines de herramientascant. 2
- Cuerdas de guitarra de repuestocant. 6
- Afinadores de guitarracant. 3
- Cables de guitarra de repuestocant. 6
- Púas de guitarracant. 50
- Reposapiés para guitarracant. 4
- Maletines de instrumentoscant. 6
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Iluminación ambientalcant. 6
- Iluminación del escenariocant. 4
Vajilla
- Vasos para aguacant. 140
- Copas de vinocant. 80
- Tazas de cafécant. 80
- Platos de postrecant. 140
- Tenedores de postrecant. 140
- Cucharillas de cafécant. 80
- Cucharones de servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 3
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de serviciocant. 8
Decoración
- Telones de escenariocant. 4
- Pósters de músicacant. 8
- Manteles runnerscant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Atriles para programascant. 4
- Carteles direccionalescant. 8
- Credencialescant. 30
- Papel de impresióncant. 2
- Folletos del programacant. 130
- Cinta adhesivacant. 6
- Tijerascant. 4
- Bridascant. 100
Catering
- Compras
- Neverascant. 4
- Cajas de bebidascant. 12
- Bandejas de bufécant. 10
- Cestas de pancant. 6
- Porta-servilletascant. 8
- Jarras para servir cafécant. 4
- Teterascant. 3
- Jarras de lechecant. 6
- Acumuladores de fríocant. 20
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Aspiradora
- Escobillas de bañocant. 4
- Guantes de limpiezacant. 6
Consejos
- Cierra las necesidades técnicas de cada guitarrista al menos 3 semanas antes: número de micrófonos, cajas DI, amplificadores, monitores, atriles y soportes. Así el técnico puede preparar la mesa de mezclas y los cables sin improvisar.
- Dibuja la distribución del escenario y prueba el acceso con los instrumentos antes del día del concierto. Deja espacio para amplificadores, soportes de guitarra, atriles y la escalera del escenario, además de un paso seguro para los músicos.
- Envía al público la información práctica entre 5 y 7 días antes: horario de apertura, programa, acceso, asientos y posibles indicaciones sobre el catering. Reenvía cualquier cambio importante el día anterior.
- Asigna voluntarios a funciones concretas y prepara sus tarjetas de identificación antes de la llegada del público. Para un control de acceso fluido, define quién gestiona las inscripciones, quién recibe a los artistas y quién resuelve incidencias.
- Haz la comprobación final de compra y montaje el día anterior, incluyendo regletas, cables alargadores, enrollacables, cinta gaffer, vasos para agua y la vajilla del catering. Reserva tiempo para revisar la iluminación del escenario y la ambiental antes de abrir las puertas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de guitarra?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. En las primeras 2 semanas confirma fecha, ubicación, artistas, permisos, seguro y técnica; deja las inscripciones, la información al público y el catering cerrados durante la última semana.
- ¿Cuándo hay que contratar el sonido para un concierto de guitarra?
- Reserva la técnica al menos 4 semanas antes y entrega las necesidades de cada artista 3 semanas antes. El listado debe incluir micrófonos, cajas DI, amplificadores, monitores, mesa de mezclas y conexiones necesarias.
- ¿Cuándo se envía la información al público?
- Envía las indicaciones completas entre 5 y 7 días antes del concierto. Incluye la hora de apertura, el programa, el sistema de acceso, la distribución de asientos y cualquier información sobre el catering.
- ¿Qué hay que revisar el día anterior a un concierto de guitarra?
- Comprueba la lista de la compra, el equipo técnico, los cables, la iluminación, los asientos, las identificaciones y el plan de trabajo. Haz una revisión de 2 horas como mínimo para detectar faltantes antes de que llegue el público.
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