Checklist voor een gitaarconcert organiseren
Een gitaarconcert vraagt om meer dan een podium en een paar stoelen. Je legt eerst datum, programma, artiesten, locatie en budget vast en werkt daarna toe naar techniek, kaartverkoop en publieksontvangst. Vooral technische wensen, vergunningen, artiesteninformatie en geluidsapparatuur worden vaak te laat afgestemd. Deze checklist geeft je de volgorde voor de voorbereiding, opbouw en uitvoering van een gitaarconcert.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Artiesten contracteren
2 personen
Locatie bevestigen
Vergunningen controleren
Begroting vastleggen
2 personen
Technische wensen inventariseren
2 personen
Geluidsleverancier reserveren
Ticketverkoop instellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Artiënteninformatie bevestigen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Podiumvloer controleren
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Instrumenten aansluiten
2 personen
Verlichting opbouwen
2 personen
Zitplaatsen opstellen
3 personen
Entreebalie opbouwen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Bar inrichten
2 personen
Programma ophangen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Toiletten controleren
EHBO-materialen klaarleggen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiëntenruimte inrichten
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Catering proeven en controleren
2 personen
Kassa en entree testen
2 personen
Publieksruimte controleren
2 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Tickets controleren
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Eerste concertset begeleiden
3 personen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Publiek informeren
Tweede concertset begeleiden
3 personen
Artiesten verzorgen
Avondcatering klaarzetten
3 personen
Avondbuffet serveren
3 personen
Derde concertset begeleiden
3 personen
Publieksvragen afhandelen
Finale begeleiden
3 personen
Afscheid publiek begeleiden
3 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
Verlichting afbouwen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Voorraad tellen
Gevonden voorwerpen registreren
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Artiënten uitchecken
Facturen verzamelen
Betalingen uitvoeren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 6
- Podiumtrap
- Concertstoelenaantal 110
- Biertafelsaantal 8
- Barkrukkenaantal 6
- Buffettafelsaantal 4
- Entreetafel
- Garderoberekkenaantal 3
- Artiëntenbankaantal 2
- Afvalbakkenaantal 8
Servies
- Waterglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 120
- Dessertbordjesaantal 100
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Lepelsaantal 100
- Koffielepeltjesaantal 80
- Opscheplepelsaantal 12
Apparatuur
- Mengpaneel
- PA-luidsprekersaantal 2
- Subwoofersaantal 2
- Podiummonitorenaantal 3
- Gitaarmicrofoonsaantal 4
- Vocalmicrofoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- Gitaarversterkersaantal 3
- Gitaarkabelsaantal 8
- XLR-kabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 10
- Kabelbruggenaantal 8
- Gitaarstandaardsaantal 6
- Muzieklessenaarsaantal 4
- Stemapparatenaantal 3
- Reservegitaarsnarenaantal 6
- Reservebatterijenaantal 24
- Laptop
- Headset
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 2
- Werklampenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 6
Decoratie
- Concertpostersaantal 12
- Podiumdoekenaantal 3
- Tafellopersaantal 8
- Menukaartenaantal 20
- Naamkaartjesaantal 20
- Pijlbordjesaantal 10
Catering
- Boodschappen
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 6
- Koks- en broodmessenaantal 8
- Serveerschalenaantal 16
- Serveerschalen met dekselaantal 8
- Scharenaantal 4
- Kurkentrekkersaantal 4
- Flessenopenersaantal 4
- IJslepelsaantal 2
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Bezemaantal 2
- Blik en vegeraantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Allesreinigeraantal 4
- Glasreinigeraantal 2
- Desinfectiesprayaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 24
- Papieren handdoekenaantal 12
- Toiletborstelsaantal 4
- Toiletontstoppersaantal 2
Veiligheid
- EHBO-koffer
- Zaklampenaantal 4
- Brandblussersaantal 2
- Kabelmarkeringen
- Afzetlintaantal 2
Overig
- Ticketrollenaantal 4
- Garderobenummersaantal 300
- Pennenaantal 20
- Markeerstiftenaantal 8
- Plakbandaantal 8
- Gaffer tapeaantal 8
- Nietmachinesaantal 2
- Nietjesaantal 4
- Kassalade
- Pinapparaat
- Contantgeldkist
- Programmaflyersaantal 150
- Polsbandjesaantal 150
- Kledinghangersaantal 150
- Opbergkrattenaantal 12
- Transportkarrenaantal 2
- Paraplubakaantal 2
- Artiëntenpassenaantal 20
Tips
- Leg de technische wensen uiterlijk 4 weken voor het concert vast. Vraag per gitarist naar versterkers, DI-boxen, microfoons, monitorbehoefte en het aantal ingangen op het mengpaneel.
- Reserveer geluidsleverancier en podiumdelen zodra de artiesten zijn gecontracteerd. Controleer op de opbouwdag of podiumvloer, podiumtrap, PA-luidsprekers en podiummonitoren compleet zijn voordat de soundcheck begint.
- Plan de kaartverkoop minimaal 6 weken vooraf en verwerk aanmeldingen wekelijks. Houd een aparte lijst bij voor dieetwensen, vrijwilligers en eventuele gereserveerde plaatsen.
- Stuur artiesteninformatie uiterlijk 7 dagen voor het concert opnieuw rond met aankomsttijd, parkeerinformatie, soundcheck, speeltijden en contactpersoon. Leg voor de artiesten een bank en waterglazen klaar in de artiestenruimte.
- Begin op de concertdag minstens 4 uur voor aanvang met openen en opbouwen. Ontvang leveringen eerst, koel dranken daarna en plaats stoelen, entree- en buffettafels pas nadat de kabels en microfoonstatieven veilig liggen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een gitaarconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden van tevoren. Leg in de eerste 4 weken datum, programma, artiesten, locatie, vergunningen en begroting vast; start de ticketverkoop daarna uiterlijk 6 weken voor aanvang.
- Wanneer moet de geluidsinstallatie voor een gitaarconcert geregeld zijn?
- Reserveer de geluidsleverancier zodra de artiesten en locatie zijn bevestigd, idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Plan op de dag zelf minimaal 2 uur voor opbouw, microfoonplaatsing en soundcheck.
- Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een gitaarconcert?
- Bestel of plaats één stoel per verwachte bezoeker met een kleine reserve van ongeveer 5 procent. Bij 100 verwachte bezoekers zet je dus circa 105 concertstoelen klaar, tenzij je bewust staanplaatsen gebruikt.
- Wanneer moet ik de artiesteninformatie bevestigen?
- Bevestig technische wensen, aankomsttijd en speeltijden uiterlijk 7 dagen voor het concert en controleer alles nogmaals 24 uur vooraf. Zo kun je ontbrekende kabels, microfoons of versterkers nog regelen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!