Checklist para organizar un concierto de guitarra sin olvidos
Un concierto de guitarra necesita más que reservar una sala y colocar unas sillas. Hay que cerrar el programa, contratar a los artistas, revisar permisos y coordinar sonido, entradas, catering y voluntarios con fechas concretas. Esta checklist reúne 77 tareas y 100 elementos para avanzar desde la planificación hasta la apertura del recinto. Úsala para comprobar qué debe estar confirmado antes de anunciar el concierto y qué se prepara el mismo día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Contratar artistas
2 personas
Confirmar el lugar
Comprobar permisos
Fijar el presupuesto
2 personas
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
Reservar proveedor de sonido
Configurar la venta de entradas
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Programar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Confirmar la información de los artistas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
2 personas
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Colocar los micrófonos
2 personas
Conectar los instrumentos
2 personas
Montar la iluminación
2 personas
Montar asientos
3 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Montar la barra
2 personas
Colgar el programa
Colocar señales de ruta
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Comprobar los baños
Preparar los materiales de primeros auxilios
Recibir a los artistas
2 personas
Preparar la sala de artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Degustar y controlar el catering
2 personas
Probar la caja registradora y la entrada
2 personas
Inspeccionar el área de público
2 personas
Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Comprobar las entradas
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar la primera sesión de conciertos
3 personas
Reponer el bufé del descanso
2 personas
Informar al público
Coordinar el segundo set del concierto
3 personas
Atender a los artistas
Preparar el catering de la noche
3 personas
Servir el buffet de la noche
3 personas
Coordinar el tercer set del concierto
3 personas
Atender las preguntas del público
Coordinar la final
3 personas
Acompañar la despedida del público
3 personas
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Contar el inventario
Registrar objetos perdidos
Devolver el material alquilado
2 personas
Hacer el check-out de los artistas
Recopilar facturas
Realizar los pagos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 6
- Escalera del escenario
- Sillas de conciertocant. 110
- Mesas de cervezacant. 8
- Taburetes de barcant. 6
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa de entrada
- Percheroscant. 3
- Banco para artistascant. 2
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 80
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Platos de postrecant. 100
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharascant. 100
- Cucharillas de cafécant. 80
- Cucharonescant. 12
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavoces de PAcant. 2
- Subwooferscant. 2
- Monitores de escenariocant. 3
- Micrófonos para guitarracant. 4
- Micrófonos vocalescant. 2
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Amplificadores de guitarracant. 3
- Cables de guitarracant. 8
- Cables XLRcant. 12
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 10
- Puentes de cablecant. 8
- Soportes para guitarracant. 6
- Atriles de músicacant. 4
- Dispositivos de votacióncant. 3
- Cuerdas de guitarra de repuestocant. 6
- Baterías de repuestocant. 24
- Portátil
- Auricular
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Lámparas de trabajocant. 4
- Iluminación ambientalcant. 6
Decoración
- Pósters del conciertocant. 12
- Telones de escenariocant. 3
- Manteles runnerscant. 8
- Cartas del menúcant. 20
- Tarjetas de nombrecant. 20
- Carteles de flechascant. 10
Catering
- Compras
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chef y de pancant. 8
- Bandejas de servircant. 16
- Bandejas de servir con tapacant. 8
- Tijerascant. 4
- Sacacorchoscant. 4
- Abrebotellascant. 4
- Cucharillas para heladocant. 2
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 8
- Limpiador multiusoscant. 4
- Limpiacristalescant. 2
- Spray desinfectantecant. 4
- Paños de microfibracant. 24
- Toallas de papelcant. 12
- Escobillas de bañocant. 4
- Desatascadores de inodoroscant. 2
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Linternascant. 4
- Extintorescant. 2
- Marcadores de cable
- Cinta de balizamientocant. 2
Otros
- Rollo de ticketscant. 4
- Números de guardarropacant. 300
- Bolígrafoscant. 20
- Rotuladores fosforescentescant. 8
- Cinta adhesivacant. 8
- Cinta gaffercant. 8
- Grapadorascant. 2
- Grapascant. 4
- Cajón de la caja registradora
- Máquina de sellado
- Caja para efectivo
- Folletos del programacant. 150
- Pulserascant. 150
- Perchascant. 150
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Carros de transportecant. 2
- Paragüerocant. 2
- Pases de artistacant. 20
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el presupuesto antes de contratar proveedores o publicar la promoción. Reserva al menos varias semanas para comparar el sonido, confirmar a los artistas y tramitar los permisos que correspondan.
- Pide los requisitos técnicos de cada guitarrista por escrito y compártelos con el proveedor de sonido. Confirma con antelación los micrófonos, cajas DI, amplificadores, monitores, soportes y cables necesarios para evitar cambios durante el montaje.
- No dejes las entradas y las invitaciones para la última semana. Configura la venta, controla las inscripciones y recopila las preferencias dietéticas antes de pedir el catering, para que las cantidades se ajusten a los asistentes confirmados.
- Prepara un horario de montaje con responsables y horas de llegada. El día del concierto conviene abrir el lugar con tiempo suficiente para recibir entregas, revisar el suelo del escenario, montar la mesa de mezclas y probar todos los micrófonos antes de que llegue el público.
- Comprueba el pronóstico del tiempo y las condiciones de acceso el día anterior. Enfría las bebidas, prepara el catering y deja impresas las instrucciones de trabajo para que el equipo no dependa de mensajes enviados a última hora.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de guitarra?
- Empieza al menos entre 6 y 8 semanas antes si necesitas contratar artistas, reservar sonido, tramitar permisos y vender entradas. Deja la última semana para confirmar asistentes, catering, voluntarios y horarios, no para resolver proveedores principales.
- ¿Qué equipo de sonido necesita un concierto de guitarra?
- Como base, revisa una mesa de mezclas, altavoces PA, monitores de escenario, micrófonos para guitarra y voz, soportes, cajas DI, amplificadores y cables. Pide la ficha técnica de los artistas con al menos 2 semanas de antelación para saber cantidades y conexiones exactas.
- ¿Cuándo hay que pedir el catering para un concierto?
- Pídelo cuando las inscripciones estén suficientemente avanzadas y, como mínimo, entre 5 y 7 días antes del concierto. Cierra las preferencias dietéticas antes de confirmar cantidades y reserva tiempo el mismo día para recibir y preparar la comida.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar el escenario y probar el sonido?
- Reserva al menos 3 horas antes de la apertura para montar las piezas del escenario, comprobar el suelo, colocar micrófonos y conectar el sistema. Programa una prueba de sonido completa antes de que entren los asistentes, no durante la llegada del público.
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