Ginproeverij organiseren: complete checklist
Een ginproeverij staat of valt met een goede proefvolgorde, gekoelde dranken en genoeg ruimte per proefstation. Regel de locatie en datum eerst, verzamel daarna dieetwensen en aanmeldingen voordat je gins, mixers en catering bestelt. Plan de voorbereiding op de dag zelf in blokken: ophalen, koelen, snijden, klaarzetten en controleren. Met deze checklist zie je wat je vooraf regelt en wat pas vlak voor aanvang nodig is.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Datum en tijden bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Proefvolgorde bepalen
2 personen
Gins en mixers bestellen
Catering bestellen
Muziekselectie maken
Proefkaarten ontwerpen
Proefkaarten afdrukken
Aanmeldingen nabellen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Gins en dranken ophalen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Fruit wassen en snijden
2 personen
Garnituren portioneren
2 personen
Glazen en materialen klaarzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Bar en proefstations inrichten
3 personen
Koelers vullen
2 personen
Gins en mixers koelen
2 personen
Proefglazen klaarzetten
2 personen
Proefkaarten neerleggen
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Decoratie en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Muziek en verlichting testen
2 personen
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Proefronde toelichten
Gins inschenken
3 personen
Mixers en garnituren serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Glazen en servies verzamelen
2 personen
Alcoholvrije opties serveren
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bar sluiten
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Restanten veilig verpakken
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Glazen en servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Koelers legen en reinigen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Restanten opruimen
Locatie opleveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 45
- Barkrukkenaantal 6
- Buffettafelaantal 2
Servies
- Tumblerglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 50
- Waterglazenaantal 50
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Serveerplateausaantal 12
- Waterkaraffenaantal 8
Apparatuur
- Koelboxenaantal 4
- Bluetoothspeaker
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Keuken
- Cocktailshakersaantal 3
- Jiggersaantal 4
- Barlepelsaantal 4
- Barzevenaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 3
- Ijstangenaantal 4
- IJsmandenaantal 4
- Maatbekersaantal 3
- Serveertangenaantal 6
- Koelboxthermometersaantal 2
Decoratie
- Tafellopersaantal 8
- Menustandaardsaantal 8
- Tafeldecoratieaantal 8
- Welkomstbord
- Rondebordjesaantal 50
Verlichting
- Ledlichtslingersaantal 4
- Ledtafellampenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Afwasteilenaantal 3
- Bezem en blik
- Dweilset
- Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan per ginproef ongeveer 15 tot 20 minuten en neem tussendoor tijd voor water en een hapje. Zo voorkom je dat de laatste gin gehaast wordt geschonken.
- Bestel gins en mixers pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Reken per deelnemer op meerdere kleine proefporties en houd extra mixers achter de hand.
- Leg proefglazen, waterglazen en waterkaraffen per station klaar voordat de gasten binnenkomen. Een aparte set glazen per gin voorkomt verwarring over smaken.
- Koel gins, mixers en koelboxen enkele uren vooraf en controleer de temperatuur vlak voor de start. IJs en garnituren zoals gesneden fruit leg je pas kort van tevoren klaar.
- Maak de proefkaarten uiterlijk één dag vooraf en leg ze samen met pennen op de tafels. Zet muziek, verlichting en verlengsnoeren vóór de ontvangst aan, zodat je tijdens de proeverij niet hoeft te zoeken.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel gins heb je nodig voor een ginproeverij?
- Plan meestal 4 tot 6 verschillende gins voor één proeverij. Geef per gin een kleine proefportie en schenk water tussen de rondes; zo blijft de smaakvergelijking overzichtelijk.
- Hoeveel tijd moet je uittrekken voor een ginproeverij?
- Reken voor 4 gins op ongeveer 1,5 tot 2 uur, inclusief uitleg, proeven en korte pauzes. Voeg per extra gin ongeveer 15 tot 20 minuten toe.
- Wanneer moet ik de hapjes en garnituren voorbereiden?
- Was en snijd fruit op de dag zelf, bij voorkeur 1 tot 2 uur voor aanvang. Portioneren en afdekken kan daarna direct, zodat de garnituren vers blijven en je vlak voor de start alleen nog hoeft uit te serveren.
- Hoeveel glazen heb ik nodig voor een ginproeverij?
- Gebruik bij voorkeur één proefglas per gin per deelnemer, plus een waterglas per persoon. Bij 10 deelnemers en 5 gins heb je dus 50 proefglazen en 10 waterglazen nodig, tenzij je tussendoor afwast.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!