Checklist voor een GGD-informatieavond organiseren

Een GGD-informatieavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een spreker. Je regelt tegelijk de inhoud, aanmeldingen, privacy, toegankelijkheid, techniek en ontvangst. Begin met datum, locatie en sprekers en werk daarna toe naar een gecontroleerd programma met duidelijke verantwoordelijkheden. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, welke informatie je vooraf verzamelt en wat op de avond zelf vaak te laat wordt geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum vastleggen
2 personen
Zaalcapaciteit controleren
Sprekers en onderwerpen bevestigen
2 personen
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Privacytekst voor aanmelding plaatsen
Uitnodigingstekst schrijven
Uitnodigingen versturen
2 personen
Informatie op website plaatsen
Sociale media aankondiging plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldingen wekelijks bijwerken
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheidsbehoeften inventariseren
Vragen van deelnemers verzamelen
Presentaties bij sprekers opvragen
Presentaties technisch controleren
Reservering van zaal bevestigen
Reservering van apparatuur bevestigen
Catering bestellen
Vrijwilligers en medewerkers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Deelnemerslijst afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Informatiefolders bundelen
2 personen
Route- en zaalbordjes maken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Zaal openen
2 personen
Zaal en sanitaire ruimtes controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Projector en scherm aansluiten
2 personen
Microfoon en geluid testen
2 personen
Presentaties klaarzetten
Informatietafels inrichten
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Routebordjes ophangen
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Welkomstwoord verzorgen
Presentatieprogramma begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Informatietafels bemannen
4 personen
Deelnemers naar workshops verwijzen
2 personen
Workshops begeleiden
6 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Technische ondersteuning bieden
Afsluiting en bedankwoord verzorgen
Feedbackformulieren uitdelen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies afruimen
3 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Informatietafels afbouwen
3 personen
Presentatieapparatuur uitzetten
2 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Zaal en entree schoonmaken
3 personen
Sanitaire ruimtes schoonmaken
2 personen
Overgebleven catering inpakken
2 personen
Materialen naar opslag brengen
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven materialen retourneren
2 personen
Aanwezigheidsregistratie archiveren
Feedbackformulieren verzamelen
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 110
Ontvangstbalie
Informatietafelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Schenkkannenaantal 6
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Voedseltangenaantal 6
Koelelementenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 120
Houders voor naamkaartjesaantal 120
Routebordjesaantal 12
Pijltjesstickersaantal 30
Tafelnummersaantal 12
Kleefgumaantal 4

Catering

Informatiefoldersaantal 150
Feedbackformulierenaantal 120
Pennenaantal 120
Clipboardsaantal 10
Boodschappen

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 20
Tafelkruimelborstelsaantal 4

Verlichting

Bureaulampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Tips

Leg de zaalreservering en apparatuurreservering uiterlijk enkele weken vooraf schriftelijk vast. Controleer daarbij de capaciteit, opstelling, projector, HDMI-kabel, microfoon en luidsprekers; een technische controle op de locatie voorkomt problemen bij de start.
Zet het aanmeldformulier online voordat je uitnodigingen verstuurt. Neem een privacytekst op en vraag direct naar dieetwensen, toegankelijkheidsbehoeften en vragen die deelnemers tijdens de avond beantwoord willen hebben.
Plan een vast wekelijks moment om aanmeldingen bij te werken. Gebruik de actuele deelnemerslijst vervolgens voor naamkaartjes, informatiefolders, de zaalopstelling en de bestelling van catering.
Vraag presentaties enkele dagen voor de bijeenkomst op en test ieder bestand op de gebruikte laptop en projector. Bewaar daarnaast een kopie op een tweede apparaat en leg verlengkabels, stekkerdozen en powerbanks klaar.
Maak voor medewerkers een draaiboek met tijden, taken en contactpersonen en druk het uiterlijk op de dag zelf af. Zet bij de ontvangstbalie de naamkaartjes, deelnemerslijst en gebundelde informatiefolders klaar; controleer ook koffie, water en servies voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een GGD-informatieavond organiseren?: Leg datum, locatie en sprekers bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodiging zodra programma en aanmeldformulier klaar zijn, zodat je minimaal 3 weken hebt om aanmeldingen en toegankelijkheidsbehoeften te verwerken.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst van een GGD-informatieavond bijwerken?: Werk de aanmeldingen minimaal 1 keer per week bij en dagelijks in de laatste 3 dagen voor de avond. Druk de definitieve deelnemerslijst en naamkaartjes op de dag zelf af, omdat afmeldingen en nieuwe aanmeldingen tot laat kunnen binnenkomen.
Wanneer controleer ik de techniek voor een GGD-informatieavond?: Vraag presentaties uiterlijk 3 dagen vooraf op en controleer ze op de gebruikte laptop en projector. Test op locatie minstens 60 minuten voor aanvang de microfoon, luidsprekers, HDMI-kabel, verlengkabels en stekkerdozen.
Hoeveel catering heb ik nodig voor een GGD-informatieavond?: Baseer de bestelling op het definitieve aantal deelnemers en tel enkele extra porties mee voor sprekers en medewerkers. Bevestig de bestelling uiterlijk 3 werkdagen vooraf en geef dieetwensen direct door zodra je ze verzamelt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.