Checklist pour organiser une soirée d’information GGD
Une soirée d’information GGD demande une préparation suivie, surtout lorsque plusieurs intervenants et besoins spécifiques sont prévus. Commencez par fixer le lieu, la date et la capacité de la salle, puis construisez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Cette checklist vous aide à suivre les échéances, des invitations au contrôle des présentations jusqu’à l’accueil des participants. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : confidentialité des données, accessibilité, questions du public, badges et brochures.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Définir le lieu et la date
2 personnes
Vérifier la capacité de la salle
Confirmer les intervenants et les sujets
2 personnes
Établir le programme et le planning
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Ajouter le texte de confidentialité pour l’inscription
Rédiger le texte d’invitation
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier les informations sur le site web
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
Mettre à jour les inscriptions chaque semaine
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les besoins d'accessibilité
Recueillir les questions des participants
Demander les présentations aux intervenants
Vérifier techniquement les présentations
Confirmer la réservation de la salle
Confirmer la réservation du matériel
Commander le catering
Répartir les bénévoles et les collaborateurs
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Assembler les brochures d’information
2 personnes
Créer les panneaux de route et de salle
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Vérifier la salle et les sanitaires
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Brancher le projecteur et l’écran
2 personnes
Tester le micro et le son
2 personnes
Préparer les présentations
Installer les tables d’information
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Animer le programme de présentation
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Tenir les tables d'information
4 personnes
Orienter les participants vers les ateliers
2 personnes
Encadrer les ateliers
6 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Fournir une assistance technique
Préparer la clôture et le discours de remerciement
Distribuer les formulaires de feedback
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
3 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Démonter les tables d'information
3 personnes
Éteindre le matériel de présentation
2 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Nettoyer la salle et l’entrée
3 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Emballer les restes du catering
2 personnes
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Retourner le matériel restant
2 personnes
Archiver l'enregistrement des présences
Collecter les formulaires de feedback
Envoyer les messages de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 110
- Accueil
- Tables d’informationqté 6
- Poubellesqté 6
Équipement
- Ordinateur portable
- Projecteur
- Écran de projection
- Micro sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Pied de microphone
- Câble HDMIqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
- Batteries externesqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verres à eauqté 120
- Assiettesqté 120
- Fourchettesqté 120
- Couteauxqté 120
- Cuillèresqté 120
- Louchesqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Carafesqté 6
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Pinces alimentairesqté 6
- Pains de glaceqté 12
Décoration
- Nappesqté 12
- Badges nominatifsqté 120
- Supports pour porte-nomsqté 120
- Panneaux d’orientationqté 12
- Autocollants de flèchesqté 30
- Numéros de tableqté 12
- Pâte adhésiveqté 4
Catering
- Brochures d’informationqté 150
- Formulaires de feedbackqté 120
- Stylosqté 120
- Presse-papiersqté 10
- Courses
Nettoyage
- Seaux de nettoyageqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balai et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
- Chiffons microfibresqté 20
- Brosses à miettes de tableqté 4
Éclairage
- Lampes de bureauqté 4
- Pilesqté 24
Conseils
- Ouvrez les inscriptions dès que le programme et le formulaire sont prêts, idéalement 3 à 4 semaines avant la soirée. Ajoutez dès le départ le texte de confidentialité et une question sur les besoins alimentaires et d’accessibilité.
- Mettez les inscriptions à jour chaque semaine et relancez les intervenants qui n’ont pas encore envoyé leur présentation. Demandez les fichiers au plus tard 5 jours avant l’événement pour pouvoir les tester sur l’ordinateur et le projecteur.
- Prévoyez un déroulé imprimé pour chaque personne qui coordonne la soirée et une liste des participants pour l’accueil. Préparez les badges nominatifs la veille, après la dernière mise à jour des inscriptions.
- Testez le son et l’image dans la salle avec le matériel réellement utilisé : ordinateur, câble HDMI, microphone, haut-parleurs et rallonges. Faites ce contrôle au moins 2 heures avant l’arrivée du public, pas au moment de commencer.
- Ne commandez pas la restauration avant d’avoir vérifié les inscriptions et les restrictions alimentaires. Comptez les besoins au minimum 3 jours avant la soirée, puis prévoyez un espace séparé pour les boissons, la vaisselle et les brochures d’information.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser une soirée d’information GGD ?
- Commencez la préparation 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fixez d’abord le lieu, la capacité, les intervenants et le programme, puis ouvrez les inscriptions environ 3 à 4 semaines avant l’événement.
- Quand envoyer les invitations pour une soirée d’information GGD ?
- Envoyez les invitations 3 à 4 semaines avant la soirée afin de laisser le temps aux participants de s’inscrire. Faites un rappel 7 jours avant et utilisez la dernière liste pour organiser l’accueil et la restauration.
- Quand vérifier le matériel d’une soirée d’information ?
- Demandez la confirmation de réservation au moins 1 semaine avant l’événement. Testez ensuite les présentations, le projecteur, le câble HDMI et le microphone au minimum 2 heures avant l’arrivée des participants.
- Comment gérer les besoins alimentaires et l’accessibilité ?
- Ajoutez les deux questions au formulaire d’inscription dès son ouverture, puis vérifiez les réponses chaque semaine. Transmettez le récapitulatif au lieu et au traiteur au plus tard 3 jours avant la soirée.
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