Informationsabend des GGD organisieren: die Checkliste

Ein Informationsabend des GGD braucht mehr Vorbereitung als nur einen Raum und einen Vortrag. Du musst Kapazität, Anmeldung, Datenschutz, Barrierefreiheit und Technik frühzeitig klären. Plane außerdem Zeit für Rückfragen, Namensschilder, Informationsbroschüren und die Einteilung der Mitarbeitenden ein. Diese Checkliste führt dich von der Terminfindung bis zur Ausgabe der Unterlagen am Veranstaltungstag und hilft dir, typische Engpässe bei Präsentationen, Catering und Empfang zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Ort und Datum festlegen
2 Personen
Saalkapazität prüfen
Redner und Themen bestätigen
2 Personen
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Datenschutzhinweis für die Anmeldung platzieren
Einladungstext schreiben
Einladungen verschicken
2 Personen
Informationen auf der Website veröffentlichen
Social-Media-Ankündigung posten
Anmeldungen bearbeiten
Anmeldungen wöchentlich aktualisieren
Ernährungswünsche erfassen
Barrierefreiheitsbedarf erfassen
Fragen von Teilnehmern sammeln
Präsentationen bei den Speakern anfordern
Präsentationen technisch prüfen
Raumbuchung bestätigen
Gerätereservierung bestätigen
Catering bestellen
Freiwillige und Mitarbeitende einteilen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Teilnehmerliste ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Informationsbroschüren zusammenbinden
2 Personen
Wegweiser und Raumschilder erstellen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kalt stellen
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
Saal öffnen
2 Personen
Saal und Sanitärbereiche kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
Projektor und Leinwand anschließen
2 Personen
Mikrofon und Ton testen
2 Personen
Präsentationen vorbereiten
Informationstische einrichten
3 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Wegweiser aufhängen
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
2 Personen

Event

Teilnehmende empfangen
4 Personen
Anwesenheit erfassen
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Begrüßungswort übernehmen
Präsentationsprogramm betreuen
2 Personen
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Infotische besetzen
4 Personen
Teilnehmer zu Workshops weiterleiten
2 Personen
Workshops betreuen
6 Personen
Pausensnacks servieren
3 Personen
Technische Unterstützung leisten
Abschluss und Dankesrede übernehmen
Feedbackformulare verteilen
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abräumen
3 Personen
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
Infotische abbauen
3 Personen
Präsentationsgeräte ausschalten
2 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
Saal und Eingang reinigen
3 Personen
Sanitärräume reinigen
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
Materialien ins Lager bringen
3 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übriggebliebene Materialien zurückgeben
2 Personen
Anwesenheitsliste archivieren
Feedbackformulare einsammeln
Dankesnachrichten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 110
Empfangstresen
InformationstischeAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

Laptop
Projektor
Projektionsleinwand
Kabelloses MikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mikrofonständer
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 120
TellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
AusgießkannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
LebensmittelzangenAnz. 6
KühlelementeAnz. 12

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
NamensschilderAnz. 120
NamensschildhalterAnz. 120
WegweiserAnz. 12
PfeilaufkleberAnz. 30
TischnummernAnz. 12
KlebestiftAnz. 4

Catering

InformationsbroschürenAnz. 150
Feedback-FormulareAnz. 120
StifteAnz. 120
KlemmbretterAnz. 10
Einkäufe

Reinigung

PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 20
TischkrümelbürstenAnz. 4

Beleuchtung

SchreibtischlampenAnz. 4
BatterienAnz. 24

Tipps

Lege Raum und Termin mindestens sechs bis acht Wochen vorher fest. Prüfe dabei nicht nur die Saalkapazität, sondern auch Sitzplätze, Empfangstresen, Informationstische und den Zugang für Menschen mit Unterstützungsbedarf.
Schalte die Anmeldung spätestens vier Wochen vor dem Abend frei. Veröffentliche den Datenschutzhinweis direkt im Formular und aktualisiere die Anmeldungen anschließend einmal pro Woche, damit Ernährungswünsche und Barrierefreiheitsbedarf nicht verloren gehen.
Fordere die Präsentationen der Redner mindestens zehn Tage vorher an. Prüfe Laptop, Projektor, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel gemeinsam in einem Techniktest, statt erst beim Aufbau.
Bestelle Catering nach der aktuellen Teilnehmerzahl und rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person. Stelle Kaffee, Wasser und Geschirr so auf, dass die Ausgabe nicht den Empfang oder den Weg zum Saal blockiert.
Drucke Drehbuch, Teilnehmerliste, Namensschilder und Informationsbroschüren spätestens am Vortag. Teile Empfang, Technik, Einlass und Ansprechpartner für Fragen mit festen Namen und Uhrzeiten ein; eine Person sollte zusätzlich Ersatzmaterial und Powerbanks bereithalten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Informationsabend des GGD planen?: Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Ort, Datum und Saalkapazität. Vier Wochen vor dem Termin sollten Anmeldung und Einladung veröffentlicht sein; die Technik wird spätestens zehn Tage vorher geprüft.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Informationsabend?: Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person. Ergänze Wasser und Kaffee nach der bestätigten Teilnehmerzahl und bestelle für Mitarbeitende sowie Redner einige zusätzliche Portionen ein.
Wann müssen die Präsentationen der Redner vorliegen?: Fordere alle Präsentationen mindestens zehn Tage vor dem Informationsabend an. So bleiben mehrere Werktage für einen Test auf dem Laptop, die Prüfung der Anschlüsse und Änderungen am Zeitplan.
Was muss am Tag vor dem GGD-Informationsabend vorbereitet werden?: Drucke am Vortag die Teilnehmerliste, Namensschilder, das Drehbuch und die Informationsbroschüren aus. Kontrolliere außerdem die Raumbuchung, die reservierten Geräte, das Catering und die eingeteilten Mitarbeitenden.

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