Checklist para organizar una velada informativa GGD

Una velada informativa GGD necesita más coordinación de la que parece: sala, ponentes, inscripciones, privacidad, accesibilidad y soporte técnico deben encajar. Empieza fijando lugar y fecha, y trabaja después hacia el programa, la convocatoria y la logística. Esta checklist reúne 75 tareas y 52 materiales para seguir el proceso sin olvidar detalles como recoger preguntas, revisar presentaciones o preparar la recepción. Reserva tiempo para confirmar cada proveedor y haz una comprobación final de la sala antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar lugar y fecha
2 personas
Comprobar la capacidad de la sala
Confirmar ponentes y temas
2 personas
Elaborar el programa y el horario
2 personas
Crear formulario de inscripción
Colocar el texto de privacidad para el registro
Escribir el texto de invitación
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la información en la web
Publicar anuncio en redes sociales
Gestionar inscripciones
Actualizar las inscripciones semanalmente
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar necesidades de accesibilidad
Recopilar preguntas de los participantes
Solicitar las presentaciones a los ponentes
Comprobar técnicamente las presentaciones
Confirmar la reserva de la sala
Confirmar la reserva del equipo
Pedir el catering
Asignar voluntarios y personal
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de participantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Agrupar folletos informativos
2 personas
Hacer señales de ruta y salas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Abrir la sala
2 personas
Comprobar el salón y los aseos
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Conectar el proyector y la pantalla
2 personas
Probar el micrófono y el sonido
2 personas
Preparar las presentaciones
Montar mesas de información
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Colocar los carteles de ruta
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Registrar la asistencia
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir café y té
2 personas
Dar la bienvenida
Coordinar el programa de presentación
2 personas
Recoger preguntas del público
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Atender las mesas de información
4 personas
Derivar a los participantes a los talleres
2 personas
Guiar talleres
6 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Ofrecer soporte técnico
Encargarse del cierre y las palabras de agradecimiento
Repartir formularios de feedback
2 personas
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Limpiar el rincón del café
2 personas
Desmontar las mesas informativas
3 personas
Apagar el equipo de presentación
2 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
Limpiar la sala y la entrada
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Empaquetar la comida de catering sobrante
2 personas
Llevar los materiales al almacén
3 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Devolver los materiales sobrantes
2 personas
Archivar el registro de asistencia
Recoger los formularios de comentarios
Enviar mensajes de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 110
Mostrador de recepción
Mesas informativascant. 6
Papeleracant. 6

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófono inalámbricocant. 2
Altavocescant. 2
Soporte de micrófono
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Baterías externascant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de servircant. 6
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Pinzas para alimentoscant. 6
Acumuladores de fríocant. 12

Decoración

Mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 120
Fundas para tarjetas identificativascant. 120
Carteles de rutacant. 12
Pegatinas de flechascant. 30
Números de mesacant. 12
Masilla adhesivacant. 4

Catering

Folletos informativoscant. 150
Formularios de feedbackcant. 120
Bolígrafoscant. 120
Portapapelescant. 10
Compras

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 20
Cepillos para migas de mesacant. 4

Iluminación

Lámparas de escritoriocant. 4
Bateríascant. 24

Consejos

Cierra la fecha, la sala y su aforo antes de publicar la invitación. Comprueba también que haya espacio para recepción, mesas informativas y circulación accesible.
Pide a cada ponente su presentación con al menos 7 días de antelación y pruébala en el portátil, proyector y pantalla que se utilizarán. Revisa especialmente el sonido, el cable HDMI y los alargadores.
Abre las inscripciones cuanto antes e incluye el texto de privacidad desde el primer día. Actualiza la lista semanalmente y deja registradas las preferencias dietéticas y las necesidades de accesibilidad.
Envía el programa y recopila las preguntas de los participantes antes del evento. Así puedes ordenar las intervenciones y avisar a los ponentes de los temas que esperan los asistentes.
Prepara la recepción para que funcione desde 30 minutos antes del inicio: lista de participantes, tarjetas de nombre, voluntarios y folletos agrupados. Confirma el catering y cuenta por separado tazas, vasos y servicio de café.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una velada informativa GGD?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes, sobre todo si participan varios ponentes o necesitas reservar sala y equipo. Deja cerrados el programa, las inscripciones y el catering como mínimo 7 días antes.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una velada informativa GGD?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes del evento y publica la información en la web y redes sociales al mismo tiempo. Programa un recordatorio 5 o 7 días antes para mejorar la asistencia.
¿Qué debo comprobar con los ponentes antes del evento?: Confirma sus temas y horarios al menos 3 semanas antes, y solicita las presentaciones con 7 días de margen. Recopila las preguntas de los inscritos y haz una prueba técnica completa antes de la apertura.
¿Cuánto antes deben llegar los asistentes?: Abre la recepción 30 minutos antes de la primera intervención. Ese margen permite entregar tarjetas de nombre, orientar a los participantes y resolver necesidades de accesibilidad sin retrasar el programa.

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