Checklist voor een gezondheidsmarkt organiseren

Een gezondheidsmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en informatiemateriaal. Je moet organisaties en standhouders tijdig vastleggen, workshops en sprekers op elkaar afstemmen en bezoekers goed kunnen ontvangen. Denk ook aan meetapparatuur, stroom, bewegwijzering en een duidelijke plattegrond. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde, van datum en vergunningen tot registratie, catering en de laatste controle op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Deelnemende organisaties benaderen
2 personen
Standhouders vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Workshops inplannen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Standhoudersinformatie versturen
Plattegrond maken
2 personen
Tafelnummers toewijzen
Reserveringen maken
Catering bestellen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Ontbrekende materialen bestellen
Vrijwilligers inroosteren
2 personen
Vrijwilligersinstructies maken
Route en bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Voorlichtingsmateriaal afdrukken
2 personen
Naamkaartjes maken
Presentaties verzamelen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Materialen klaarzetten
3 personen

Event

Leveringen controleren
2 personen
Terrein inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standmaterialen uitdelen
3 personen
Voorlichtingsstands inrichten
8 personen
Meetpunten klaarzetten
4 personen
Workshopruimtes inrichten
4 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Vrijwilligers briefen
2 personen
Registratie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Programma aankondigen
Workshops begeleiden
6 personen
Gezondheidsmetingen begeleiden
6 personen
Voorlichtingsmateriaal aanvullen
3 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Presentaties verzorgen
3 personen
Foto's maken
Laatste bezoekers informeren
3 personen
Standhouders uitchecken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Materialen sorteren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Ongebruikte boodschappen verdelen
2 personen
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Registratiebalie
Krukkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 10
Parasolvoetenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 4
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 3
Digitale weegschaalaantal 2
Bloeddrukmetersaantal 4
Meetlintenaantal 4
Stopwatchesaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Kommetjesaantal 60
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Waterkannenaantal 10

Decoratie

Baniervlaggenaantal 4
Welkomstbord
Informatiebordenaantal 8
Posterframesaantal 12
Tafelkledenaantal 20
Plantenaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Naamkaartjeshoudersaantal 30

Communicatie

Wegwijspijlenaantal 12
Programmabordenaantal 4
Portofoonsaantal 6
Badgehoudersaantal 40
Clipboardsaantal 10
Pennenaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8

Veiligheid

Brandblussersaantal 3
Zaklampenaantal 6
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintenaantal 6
Vloermarkeringaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg standhouders, deelnemende organisaties en sprekers vroeg vast. Geef daarna één overzicht met aankomsttijd, tafelnummers, plattegrond, programma, stroompunten en wat zij zelf meenemen.
Plan workshops met voldoende wisseltijd. Reserveer per onderdeel niet alleen de spreektijd, maar ook tijd voor opbouw, het aansluiten van een beamer en projectiescherm en het testen van draadloze microfoons en luidsprekers.
Maak registratie eenvoudig voor bezoekers én vrijwilligers. Richt de registratiebalie in met laptops of tablets, naamkaartjes en een duidelijk welkomstbord; wijs vooraf minimaal één vrijwilliger aan die aanmeldingen verwerkt.
Controleer meetmaterialen afzonderlijk voordat je ze inpakt. Tel onder meer bloeddrukmeters, digitale weegschalen, meetlinten en stopwatches en leg ontbrekende materialen uiterlijk enkele dagen voor de markt apart voor bestelling of ophalen.
Loop de locatie vooraf met de plattegrond na. Controleer of klaptafels, stoelen, afvalbakken, verlengsnoeren, stekkerdozen en oplaadstations logisch staan en of bezoekers vanaf de ingang zonder uitleg bij de registratiebalie komen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een gezondheidsmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je de locatie en vergunningen controleren, organisaties en standhouders vastleggen, het programma maken en promotie starten.
Wat moet ik regelen voor standhouders op een gezondheidsmarkt?: Stuur uiterlijk 2 weken vooraf de plattegrond, het tafelnummerschema, de opbouwtijd, praktische locatie-informatie en afspraken over stroom en materialen. Vraag dieetwensen en aanvullende benodigdheden op tijd uit.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een gezondheidsmarkt?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor registratie, 1 voor de ontvangst en routevragen en 1 aanspreekpunt voor standhouders en techniek. Bij meerdere workshops of een grote bezoekersstroom voeg je per gelijktijdige activiteit minstens 1 begeleider toe.
Wanneer moet ik de gezondheidsmarkt promoten?: Start de eerste promotie ongeveer 4 tot 6 weken vooraf met uitnodigingen, sociale media en posters. Herhaal de aankondiging in de laatste 7 dagen en vermeld dan opnieuw het programma, de locatie en eventuele aanmelding.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.