Feria de salud: checklist para organizarla sin olvidos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Empieza por la fecha, el lugar y los permisos: confirma estos tres puntos antes de invitar a organizaciones o cerrar el programa. Reserva también con antelación las mesas, sillas y el mostrador de registro.
• Cierra el programa antes de abrir las inscripciones. Cuando estén confirmados los ponentes y talleres, publica horarios, necesidades de accesibilidad y el formulario para poder gestionar las preferencias dietéticas.
• Envía a cada expositor un documento con su número de mesa, horario de llegada, plano y necesidades técnicas. Hazlo al menos 7 días antes para corregir cambios sin rehacer toda la distribución.
• Prueba el equipo técnico antes de la apertura: proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, cables, regletas y estaciones de carga. Lleva una prueba completa y deja los alargadores fuera de las zonas de paso.
• Asigna los turnos de voluntariado por franjas horarias y entrega instrucciones breves por escrito. Incluye quién recibe al público, quién guía hacia los talleres y quién repone material o atiende el registro.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de salud?

Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos, organizaciones y expositores. Deja la última semana para imprimir materiales, revisar el plano, confirmar voluntarios y comprobar los equipos.

¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria de salud?

Abre el formulario cuando el programa, los talleres y los ponentes estén suficientemente confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra o revisa las inscripciones 3 días antes para actualizar aforo y preferencias dietéticas.

¿Qué equipos hay que probar antes de una feria de salud?

Prueba como mínimo el proyector, la pantalla, los micrófonos inalámbricos, los altavoces, los portátiles o tablets y las estaciones de carga. Haz una comprobación completa 24 horas antes y vuelve a revisar las conexiones al montar el espacio.

¿Cuándo preparo el plano y los números de mesa?

Haz un primer plano aproximadamente 10 días antes, cuando ya conozcas los expositores y las actividades. Envía la versión final con los números de mesa y la ruta señalizada al menos 7 días antes del evento.

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