Checklist pour organiser un salon de la santé

Un salon de la santé demande de coordonner les exposants, les intervenants, les ateliers et l’accueil du public dans le bon ordre. Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations, puis construisez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à répartir les tables, vérifier le matériel, recueillir les besoins alimentaires et préparer les bénévoles. Cette checklist regroupe 71 tâches et 58 fournitures pour suivre l’organisation jusqu’au jour du salon.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Contacter les organisations participantes
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les intervenants
2 personnes
Planifier les ateliers
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux exposants
Créer le plan
2 personnes
Attribuer les numéros de table
Faire les réservations
Commander le catering
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Commander le matériel manquant
Planifier les bénévoles
2 personnes
Rédiger les consignes pour les bénévoles
Préparer l'itinéraire et la signalisation
2 personnes
Imprimer le matériel d'information
2 personnes
Créer des badges nominatifs
Rassembler les présentations
Tester la technique
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le matériel
3 personnes

Événement

Vérifier les livraisons
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Distribuer les supports de stand
3 personnes
Aménager les stands d'information
8 personnes
Installer les points de mesure
4 personnes
Aménager les espaces d'atelier
4 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Installer la signalisation
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Briefing des bénévoles
2 personnes
Tenir l’accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Annoncer le programme
Encadrer les ateliers
6 personnes
Accompagner les mesures de santé
6 personnes
Compléter le matériel d’information
3 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
4 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Assurer les présentations
3 personnes
Prendre des photos
Informer les derniers visiteurs
3 personnes
Faire le check-out des exposants
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes

Suivi

Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Répartir les provisions non utilisées
2 personnes
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Comptoir d'inscription
Tabouretsqté 12
Poubellesqté 10
Pieds de parasolqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 3
Balance numériqueqté 2
Tensiomètresqté 4
Mètres rubansqté 4
Chronomètresqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Petits bolsqté 60
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Carafes d’eauqté 10

Décoration

Drapeaux-bannièresqté 4
Panneau d’accueil
Panneaux d'informationqté 8
Cadres d’affichesqté 12
Nappesqté 20
Plantesqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6
Porte-nomsqté 30

Communication

Flèches directionnellesqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Porte-badgesqté 40
Presse-papiersqté 10
Stylosqté 60

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8

Sécurité

Extincteursqté 3
Lampes de pocheqté 6
Poteaux de balisageqté 12
Rubans de balisageqté 6
Marquage au solqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Confirmez la date, le lieu et les autorisations avant de contacter les organisations participantes : sans ces éléments, les exposants ne peuvent pas s’engager correctement.
Établissez le programme avant de publier le formulaire d’inscription. Indiquez les horaires des ateliers, les intervenants confirmés et les éventuelles limites de capacité.
Envoyez aux exposants un dossier pratique au moins 2 semaines avant le salon, avec leur numéro de table, le plan, les horaires d’arrivée et les informations techniques.
Vérifiez le matériel sur place quelques jours avant l’événement : testez les microphones, les haut-parleurs, le vidéoprojecteur, les rallonges et les multiprises, plutôt que de vous limiter à l’inventaire.
Préparez les bénévoles avec des consignes écrites et un itinéraire de circulation. Prévoyez un accueil identifiable, des badges nominatifs et une signalétique visible dès l’entrée.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de la santé ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont la confirmation du lieu, des autorisations, des organisations participantes et des intervenants.
Quand ouvrir les inscriptions pour un salon de la santé ?: Ouvrez les inscriptions dès que le programme et les horaires principaux sont suffisamment stables, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Demandez aussi les besoins alimentaires au moment de l’inscription.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Essayez de confirmer les exposants 4 semaines avant le salon. Vous aurez ainsi le temps de créer le plan, d’attribuer les numéros de table, d’imprimer les informations et de commander le matériel manquant.
Quand préparer les bénévoles pour un salon de la santé ?: Répartissez les rôles et envoyez les consignes 1 à 2 semaines avant l’événement. Faites un dernier point au moins 48 heures avant l’ouverture pour confirmer les horaires, l’accueil et la signalétique.

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