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Gesundheitsmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Gesundheitsmarkt braucht mehr als Infostände und Messgeräte. Du koordinierst Organisationen, Standbetreiber, Referenten, Workshops, Anmeldungen und die Besucherführung in einer festen Reihenfolge. Plane zuerst Datum, Ort und Genehmigungen, danach Programm und Aussteller; Ausstattung, Catering und Helfereinteilung folgen rechtzeitig vor dem Termin. Diese Checkliste deckt 71 Aufgaben und 58 benötigte Dinge ab – von der Registrierungstheke bis zu Blutdruckmessgeräten, Beschilderung und Namensschildern.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

    2 Personen

  • Teilnehmende Organisationen kontaktieren

    2 Personen

  • Standbetreiber festlegen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

    2 Personen

  • Workshops planen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Informationen für Aussteller senden

  • Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Tischnummern zuweisen

  • Reservierungen vornehmen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Fehlende Materialien bestellen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Freiwilligenanweisungen erstellen

  • Route und Beschilderung vorbereiten

    2 Personen

  • Informationsmaterial drucken

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

  • Präsentationen sammeln

  • Technik testen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Materialien bereitstellen

    3 Personen

Event

  • Lieferungen überprüfen

    2 Personen

  • Gelände inspizieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standmaterialien verteilen

    3 Personen

  • Informationsstände einrichten

    8 Personen

  • Messpunkte aufstellen

    4 Personen

  • Workshopräume einrichten

    4 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    3 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    3 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Registrierung besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    4 Personen

  • Programm ankündigen

  • Workshops betreuen

    6 Personen

  • Gesundheitsmessungen begleiten

    6 Personen

  • Informationsmaterial auffüllen

    3 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Präsentationen halten

    3 Personen

  • Fotos machen

  • Letzte Besucher informieren

    3 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tische und Stühle abbauen

    5 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Reste einlagern

    2 Personen

  • Nicht verwendete Lebensmittel verteilen

    2 Personen

  • Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 18
  • KlappstühleAnz. 80
  • BiertischeAnz. 6
  • Registrierungstheke
  • HockerAnz. 12
  • AbfallbehälterAnz. 10
  • SchirmständerAnz. 4

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 3
  • TabletsAnz. 4
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • LadestationenAnz. 3
  • Digitale WaageAnz. 2
  • BlutdruckmessgeräteAnz. 4
  • MessbänderAnz. 4
  • StoppuhrenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • SchälchenAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 12
  • SchälchenAnz. 20
  • WasserkannenAnz. 10

Dekoration

  • BannierfahnenAnz. 4
  • Willkommensschild
  • InfotafelnAnz. 8
  • PosterrrahmenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 20
  • PflanzenAnz. 12
  • KreidetafelnAnz. 6
  • NamensschildhalterAnz. 30

Kommunikation

  • Wegweiser-PfeileAnz. 12
  • ProgrammschilderAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 6
  • BadgehalterAnz. 40
  • KlemmbretterAnz. 10
  • StifteAnz. 60

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und BrotmesserAnz. 8

Sicherheit

  • FeuerlöscherAnz. 3
  • TaschenlampenAnz. 6
  • AbsperrpfostenAnz. 12
  • AbsperrbänderAnz. 6
  • BodenmarkierungAnz. 4

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • HandfegerAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Datum und Ort zuerst und prüfe Genehmigungen, bevor du Organisationen oder Standbetreiber verbindlich einlädst. Kläre dabei auch Strom, Aufbauzeiten und die verfügbare Raumaufteilung.
  • Lege Programm, Referenten und Workshops früh fest. Veröffentliche das Anmeldeformular erst, wenn Uhrzeiten, Plätze und Ernährungswünsche eindeutig erfasst werden können.
  • Erstelle den Lageplan nach der Zusage der Aussteller und weise Tischnummern zu. So kannst du Informationen, Namensschilder und die Beschilderung rechtzeitig passend drucken.
  • Prüfe die Ausstattung nicht nur nach Möbeln, sondern auch nach Technik und Gesundheitsangeboten: Beamer, Funkmikrofone, Verlängerungskabel, Ladestationen, Waage, Blutdruckmessgeräte und Messbänder.
  • Teile Freiwillige spätestens eine Woche vor dem Gesundheitsmarkt ein und gib ihnen schriftliche Anweisungen. Plane eigene Personen für Registrierung, Wegweisung, Workshopbetreuung und das Nachfüllen von Wasser ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Gesundheitsmarkt organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und der Kontaktaufnahme zu Organisationen. Programm, Aussteller und Workshops sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
Was braucht man für einen Gesundheitsmarkt?
Neben Klapptischen, Klappstühlen und einer Registrierungstheke brauchst du je nach Programm Technik wie Beamer, Leinwand, Mikrofone und Lautsprecher. Für Messangebote gehören unter anderem digitale Waage, Blutdruckmessgeräte, Messbänder und Stoppuhren auf die Prüfliste.
Wann sollte man die Einladungen für einen Gesundheitsmarkt verschicken?
Verschicke Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin und veröffentliche die Anmeldung spätestens dann. So bleiben mindestens 2 bis 3 Wochen, um Anmeldungen, Ernährungswünsche und Rückfragen zu bearbeiten.
Wie viele Helfer braucht ein Gesundheitsmarkt?
Plane mindestens eine Person für die Registrierung, eine für die Besucherinformation und je Workshop eine betreuende Person ein. Bei mehreren Ständen oder parallelen Programmpunkten solltest du zusätzlich eine Koordination und eine Reserve einteilen.

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