Checklist voor het organiseren van een gezondheidsmarkt

Een gezondheidsmarkt vraagt om meer voorbereiding dan alleen kramen en folders klaarzetten. Leg eerst datum, programma en ruimtes vast en werk daarna toe naar standhouders, bezoekerscommunicatie en vrijwilligers. Controleer vroeg welke vergunningen of meldingen nodig zijn en maak een plattegrond waarop iedere organisatie een vaste plek krijgt. In de laatste week draait het vooral om instructies, badges, bewegwijzering en het verdelen van materialen per stand. Zo voorkom je dat deelnemers op de dag zelf nog moeten zoeken naar tafels, stroom of informatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en ruimtes reserveren
Deelnemende organisaties benaderen
2 personen
Standhouders aanmelden
2 personen
Plattegrond van de markt maken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale media berichten plaatsen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma online publiceren
Standhouders instructies sturen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Contactlijst afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Informatiefolders afdrukken
2 personen
Route- en bordbewegwijzering maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen kopen
2 personen
Verse boodschappen kopen
2 personen
Materialen per stand sorteren
3 personen
Koffie- en theestation voorbereiden
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Standtafels per organisatie plaatsen
4 personen
Informatieborden plaatsen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Gezondheidsactiviteiten klaarzetten
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Broodjes en fruit klaarzetten
3 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar plaatsen begeleiden
3 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programma toelichten
2 personen
Gezondheidsmetingen begeleiden
4 personen
Workshops begeleiden
4 personen
Beweegactiviteiten begeleiden
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Broodjes en fruit serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Materialen aanvullen
2 personen
Fototoestemming controleren
Omroepen verzorgen
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Standhouders laten afbouwen
4 personen
Meubilair afbreken
5 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
Ongebruikte boodschappen opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Tafelkleedjesaantal 18
Krukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 4
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 10
Powerbanksaantal 4
Beamer
Projectiescherm
Koelboxenaantal 4
Handmegafonenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Bannersaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 10
Tafelbordjesaantal 18
Naambadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 100
Ballonnenaantal 80
Ballonpompaantal 2
Pijlbordenaantal 12
Krijtbordenaantal 8

Drukwerk

Programmafoldersaantal 250
Gezondheidsfoldersaantal 500
Plattegrondenaantal 250
Evaluatiekaartenaantal 150
Inschrijfformulierenaantal 200
Pennenaantal 100

Sportmateriaal

Yoga-mattenaantal 20
Sportelastiekenaantal 20
Zachte ballenaantal 12
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 12
Stappentellersaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Handvegersaantal 4
Bezemsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Afwasbakkenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6
Zaklampenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Antislipmattenaantal 6
Kabelmattenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de plattegrond zodra de standhouders zijn aangemeld. Noteer per stand de benodigde tafelruimte, eventuele stroom en de positie ten opzichte van entree, programmaonderdelen en het koffie- en theestation.
Stuur standhouders uiterlijk één week vooraf praktische instructies. Vermeld aankomsttijd, laad- en losplek, standnummer, beschikbare tafels en stoelen, en wat zij zelf moeten meenemen.
Maak voor vrijwilligers een indeling per tijdsblok en druk één contactlijst af voor de coördinatie. Wijs minstens één persoon aan voor ontvangst, één voor techniek en één voor het aanvullen van folders en catering.
Test laptops, tablets, beamer, geluidsinstallatie en draadloze microfoons vóór de markt. Leg verlengsnoeren, stekkerdozen, oplaadkabels en powerbanks per stand klaar in gelabelde bakken, zodat techniek niet op het laatste moment wordt verdeeld.
Koop houdbare boodschappen eerder en verse boodschappen kort voor de markt. Zet herbruikbare bekers, borden, bestek, koffiekannen, thermoskannen, serveerschalen en serveertangen samen bij het koffie- en theestation en controleer de voorraad nog één keer op de ochtend zelf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een gezondheidsmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en deelnemende organisaties. Reserveer in de eerste 4 weken de ruimtes, controleer vergunningen en start de werving van standhouders en vrijwilligers.
Wanneer moet ik standhouders uitnodigen voor een gezondheidsmarkt?: Benader organisaties ongeveer 8 weken vooraf en vraag uiterlijk 4 weken voor de markt om een definitieve aanmelding. Stuur de plattegrond, standinstructies en praktische informatie vervolgens uiterlijk 7 dagen vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een gezondheidsmarkt?: Plan minimaal 1 coördinator, 1 ontvangstmedewerker, 1 persoon voor techniek en 1 persoon voor het aanvullen van materialen per dienst. Bij meer dan 10 stands is een extra floormanager verstandig om vragen en wijzigingen op te vangen.
Wanneer moet ik folders, badges en bewegwijzering maken?: Maak de bestanden 2 tot 3 weken vooraf en druk folders, naambadges en routeborden uiterlijk 3 dagen voor de markt. Leg ze per stand of locatie klaar, zodat de opbouw niet wordt vertraagd door sorteerwerk.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.