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Checklist pour organiser un salon de la santé

Un salon de la santé demande une coordination précise entre les organisations participantes, les exposants et l’équipe d’accueil. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis avancez vers les inscriptions, le plan des stands et les autorisations. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les besoins, répartir les bénévoles et préparer les supports imprimés. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des tâches et à repérer ce qui est souvent réglé trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme

    2 personnes

  • Réserver le lieu et les espaces

  • Contacter les organisations participantes

    2 personnes

  • Inscrire les exposants

    2 personnes

  • Créer le plan du marché

    2 personnes

  • Attribuer les emplacements

    2 personnes

  • Vérifier les autorisations et les déclarations

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier des messages sur les réseaux sociaux

  • Distribuer les affiches

    3 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Publier le programme en ligne

  • Envoyer les consignes aux exposants

  • Recruter des bénévoles

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Imprimer la liste de contacts

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Imprimer les brochures d’information

    2 personnes

  • Créer la signalisation du parcours et des panneaux

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Acheter des produits longue conservation

    2 personnes

  • Acheter des courses fraîches

    2 personnes

  • Trier le matériel par stand

    3 personnes

  • Préparer le stand café et thé

    2 personnes

  • Remplir les glacières

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Réception des livraisons

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    5 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer des tables de stand par organisation

    4 personnes

  • Placer les panneaux d’information

    3 personnes

  • Installer la décoration

    3 personnes

  • Installer la signalisation

    2 personnes

  • Tester le système de sonorisation

    2 personnes

  • Préparer les activités santé

    4 personnes

  • Installer la table d'inscription

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Préparer les sandwichs et les fruits

    3 personnes

  • Accueillir les exposants

    3 personnes

  • Guider les exposants vers leurs emplacements

    3 personnes

  • Effectuer le dernier contrôle de sécurité

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    2 personnes

  • Présenter le programme

    2 personnes

  • Accompagner les mesures de santé

    4 personnes

  • Encadrer les ateliers

    4 personnes

  • Accompagner les activités motrices

    3 personnes

  • Encadrer les activités pour enfants

    3 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir des sandwichs et des fruits

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Réapprovisionner le matériel

    2 personnes

  • Vérifier l’autorisation de prise de photos

  • Gérer les annonces

  • Accompagner les derniers visiteurs

    3 personnes

Suivi

  • Faire démonter les stands

    4 personnes

  • Démonter le mobilier

    5 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Évacuer les déchets en tri sélectif

    2 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Stocker les restes au frais

    2 personnes

  • Ranger les courses non utilisées

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 3
  • Stands de marchéqté 12
  • Tablesqté 18
  • Chaisesqté 80
  • Tables hautesqté 6
  • Nappesqté 18
  • Tabouretsqté 12
  • Portants à vêtementsqté 2

Équipement

  • Système de sonorisation
  • Microphones sans filqté 2
  • Ordinateurs portablesqté 2
  • Tablettesqté 4
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 8
  • Câbles de rechargeqté 10
  • Batteries externesqté 4
  • Vidéoprojecteur
  • Écran de projection
  • Glacièresqté 4
  • Mégaphones manuelsqté 2

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 180
  • Assiettes réutilisablesqté 180
  • Couvertsqté 180
  • Tasses à caféqté 100
  • Verres à théqté 100
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pinces de serviceqté 8
  • Pichets à caféqté 4
  • Thermosqté 6

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux à painqté 4
  • Couteaux de cuisineqté 4
  • Verres doseursqté 3
  • Pains de glaceqté 20

Décoration

  • Bannièresqté 6
  • Guirlandes de fanionsqté 10
  • Pancartes de tableqté 18
  • Badges nominatifsqté 100
  • Porte-badgesqté 100
  • Ballonsqté 80
  • Pompe à ballonsqté 2
  • Panneaux indicateursqté 12
  • Panneaux en ardoiseqté 8

Imprimés

  • Brochures du programmeqté 250
  • Brochures sur la santéqté 500
  • Plansqté 250
  • Cartes d’évaluationqté 150
  • Formulaires d'inscriptionqté 200
  • Stylosqté 100

Matériel de sport

  • Tapis de yogaqté 20
  • Élastiques de sportqté 20
  • Balles souplesqté 12
  • Cônesqté 20
  • Cordes à sauterqté 12
  • Podomètresqté 20

Nettoyage

  • Poubellesqté 12
  • Balais à mainqté 4
  • Balaisqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Seauxqté 4
  • Bacs à vaisselleqté 4

Éclairage

  • Lampes LEDqté 12
  • Guirlandes lumineusesqté 6
  • Lampes de pocheqté 6

Sécurité

  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Extincteursqté 2
  • Tapis antidérapantsqté 6
  • Passe-câblesqté 10

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloquez la date, le programme et les espaces au moins 3 mois avant l’événement. Ce délai laisse aux organisations participantes le temps de confirmer leur présence et leurs besoins.
  • Demandez aux exposants leurs besoins techniques et alimentaires dès l’inscription, puis envoyez les consignes définitives 2 semaines avant l’ouverture. Cela évite les changements de dernière minute dans le plan du marché.
  • Finalisez le plan des stands après avoir reçu toutes les inscriptions. Prévoyez des emplacements clairement attribués et une signalisation lisible entre l’accueil, les stands, les espaces de projection et la zone café-thé.
  • Imprimez les badges, brochures, panneaux et la liste de contacts au plus tard la veille. Gardez une version numérique sur un ordinateur portable ou une tablette, avec des câbles de recharge et des batteries externes disponibles.
  • Répartissez les bénévoles par créneaux et par zones, puis faites un briefing avant l’arrivée du public. Une personne doit notamment suivre l’accueil, les exposants, le parcours des visiteurs et le ravitaillement du stand café-thé.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de la santé ?
Commencez environ 3 mois avant la date prévue. Les réservations du lieu, les autorisations, les invitations aux organisations et les inscriptions des exposants prennent généralement plusieurs semaines.
Quand envoyer les consignes aux exposants ?
Envoyez les consignes complètes environ 2 semaines avant le salon. Rappelez ensuite l’horaire d’installation, l’emplacement attribué, le matériel prévu et la date limite pour signaler un changement.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer les stands ?
Prévoyez au moins 2 à 3 heures avant l’ouverture au public. Il faut installer les tables, chaises, tentes ou stands, répartir le matériel, vérifier les rallonges et poser la signalétique.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon de la santé ?
Contrôlez les badges, brochures, contacts, panneaux, matériel par stand et provisions fraîches. Vérifiez aussi le son, les microphones, les ordinateurs, les tablettes et le fonctionnement des prises avant le jour J.

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