Checklist para organizar una feria de salud

Una feria de salud reúne expositores, organizaciones, actividades y visitantes en un mismo espacio, así que conviene trabajar con un orden claro. Primero fija la fecha, el programa y el lugar; después confirma participantes, permisos, inscripciones y distribución de los puestos. En los días previos tendrás que preparar acreditaciones, folletos, señalización, equipos y alimentos. Esta checklist te ayuda a detectar lo que suele quedar para el final y a llegar al día del evento con cada área asignada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar y las salas
Contactar con las organizaciones participantes
2 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Crear un plano del mercado
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar publicaciones en redes sociales
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa en línea
Enviar instrucciones a los expositores
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir la lista de contactos
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir folletos informativos
2 personas
Crear la señalización de rutas y carteles
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprar alimentos no perecederos
2 personas
Comprar alimentos frescos
2 personas
Clasificar el material por stand
3 personas
Preparar la estación de café y té
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
2 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar las mesas altas por organización
4 personas
Colocar los paneles informativos
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Preparar las actividades de salud
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar bocadillos y fruta
3 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a sus puestos
3 personas
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Presentar el programa
2 personas
Acompañar las mediciones de salud
4 personas
Guiar talleres
4 personas
Guiar las actividades de movimiento
3 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir bocadillos y fruta
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Reponer materiales
2 personas
Comprobar la autorización para fotos
Gestionar los avisos
Despedir a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
Desmontar el mobiliario
5 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los residuos por separado
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los restos refrigerados
2 personas
Retirar los productos no utilizados
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 18
Sillascant. 80
Mesas altascant. 6
Manteles individualescant. 18
Taburetescant. 12
Percheroscant. 2

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Portátilescant. 2
Tabletscant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables de cargacant. 10
Baterías externascant. 4
Proyector
Pantalla de proyección
Neveras portátilescant. 4
Megáfonos de manocant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Platos reutilizablescant. 180
Cubiertoscant. 180
Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Jarras medidorascant. 3
Acumuladores de fríocant. 20

Decoración

Bannerscant. 6
Guirnaldascant. 10
Carteles de mesacant. 18
Credencialescant. 100
Portabadgescant. 100
Globoscant. 80
Bomba para globoscant. 2
Carteles direccionalescant. 12
Pizarrascant. 8

Impresos

Folletos del programacant. 250
Folletos de saludcant. 500
Planoscant. 250
Tarjetas de evaluacióncant. 150
Formularios de inscripcióncant. 200
Bolígrafoscant. 100

Material deportivo

Esterillas de yogacant. 20
Bandas elásticas deportivascant. 20
Pelotas blandascant. 12
Conoscant. 20
Cuerdas para saltarcant. 12
Podómetroscant. 20

Limpieza

Papeleracant. 12
Escobas de manocant. 4
Escobascant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Fregaderoscant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Alfombrillas antideslizantescant. 6
Alfombrillas para cablescant. 10

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y las salas con varias semanas de margen. Antes de enviar invitaciones, confirma que el lugar permite montar los puestos, las mesas, las carpas y el equipo audiovisual previsto.
Pide a cada expositor sus necesidades concretas al registrarlo: espacio, mesa, silla, conexión eléctrica y requisitos técnicos. Envía las instrucciones de montaje al menos 7 días antes para evitar cambios durante la llegada.
Dibuja el plano del mercado antes de asignar los puestos. Deja rutas visibles entre las mesas y coloca la señalización en los accesos, especialmente si hay salas separadas o varias zonas de atención.
No dejes la parte digital para el último día: prueba portátiles, tablets, proyector, pantalla, micrófonos, cables, regletas y baterías externas con 24 horas de antelación. Lleva también una lista impresa de contactos por si falla la conexión.
Calcula la comida y las bebidas según las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas antes de comprar. Separa el material por puesto y prepara la estación de café y té el día anterior, usando neveras portátiles para los alimentos frescos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de salud?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, contactar con organizaciones y revisar permisos. Deja la última semana para confirmar expositores, voluntarios, materiales y horarios.
¿Qué hay que preparar el día antes de una feria de salud?: Clasifica el material por puesto, prepara acreditaciones, folletos y señalización, y comprueba todo el equipo técnico. También conviene dejar listas las bebidas, los alimentos no perecederos y la estación de café y té.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de salud?: Como referencia, asigna 1 voluntario por cada 20 a 30 visitantes previstos, además de una persona coordinadora. Reserva al menos 2 personas para recepción, acreditaciones y orientación durante las horas de mayor afluencia.
¿Cuándo hay que enviar las instrucciones a los expositores?: Envíalas al menos 7 días antes del evento e incluye la hora de llegada, el puesto asignado, el plano, el contacto de coordinación y las necesidades de montaje. Pide confirmación final 48 horas antes.

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