Checklist voor een goed georganiseerde gezondheidsmarkt

Een gezondheidsmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en een programma. Je regelt tegelijk deelnemende organisaties, workshops, bezoekersinschrijvingen, vergunningen en praktische voorzieningen op locatie. Begin met datum, locatie en openingstijden en werk daarna toe naar een definitieve plattegrond en standhoudersindeling. Plan in de laatste weken ook catering, drukwerk, vrijwilligers en technische middelen. Met deze checklist houd je overzicht over 77 taken en 66 benodigdheden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Deelnemende organisaties benaderen
2 personen
Programma en openingstijden bepalen
2 personen
Gezondheidsstands reserveren
2 personen
Workshopleiders vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekeringsgegevens verzamelen
Plattegrond van de markt maken
2 personen
Standhoudersinformatie versturen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldingen openen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Workshopinschrijvingen verwerken
Catering bestellen
Extra stoelen en tafels reserveren
Afvalinzameling reserveren
Drukwerk laten maken
Standhoudersindeling bevestigen
2 personen
Materialenlijst controleren
2 personen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Programma online publiceren
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering printen
Informatiemappen samenstellen
3 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Gezondheidsformulieren afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
4 personen
Locatie en entree controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Standplaatsen markeren
2 personen
Stands per organisatie inrichten
6 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Workshopruimte klaarzetten
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Presentatiemateriaal testen
2 personen
Koffie- en theepunt opbouwen
2 personen
Gezonde hapjes klaarzetten
3 personen
Dranken en bekers klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Gezondheidsmetingen begeleiden
4 personen
Informatiefolders uitdelen
2 personen
Workshops begeleiden
3 personen
Presentaties aankondigen
Koffie en thee serveren
2 personen
Gezonde hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad servies aanvullen
Deelnemersvragen beantwoorden
2 personen
Laatste workshop afronden
2 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Standhouders laten afbouwen
6 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
Aanmeldgegevens veilig archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 14
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Registratiebalie
Folderrekkenaantal 8
Afzetpalenaantal 8
Statafelsaantal 6

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 3
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Bloeddrukmetersaantal 4
Weegschalenaantal 2
Meetlintenaantal 4
Thermometersaantal 3
Yogamattenaantal 25
Flip-overaantal 2
Flip-overstiftenaantal 12

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 80
Herbruikbare glazenaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Serveerschalenaantal 10
Schenkkanaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 8
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Waterdispensersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Standbannersaantal 10
Naamkaartjesaantal 40
Klembordenaantal 12
Pennenaantal 40
Pijlbordenaantal 12
Programmafoldersaantal 250
Informatiefoldersaantal 500
Polsbandjesaantal 250
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Gewichten voor tentenaantal 12

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 6
LED-bouwlampenaantal 4
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezem en blikaantal 3
Handvegersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handdesinfectiepompjesaantal 10
Papieren handdoekhoudersaantal 4
Toiletborstelsaantal 2
Eerstehulpkoffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de basis minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast: datum, locatie, openingstijden, deelnemende organisaties en workshopleiders. Controleer direct of vergunningen en verzekeringsgegevens nodig zijn.
Maak uiterlijk 4 weken vooraf de plattegrond met gezondheidsstands, workshopruimte, registratiebalie, zitplaatsen en looproutes. Reserveer partytenten, tafels, stoelen en afzetpalen zodra de indeling duidelijk is.
Open online aanmeldingen 3 tot 4 weken voor de markt en verzamel dieetwensen en workshopinschrijvingen in één overzicht. Zo kun je catering, naamkaartjes en de workshopcapaciteit tijdig afstemmen.
Controleer 1 week vooraf alle techniek: laptop, tablets, beamer, speakers, draadloze microfoon, verlengkabels, stekkerdozen en oplaadstations. Test presentaties en geluidsniveau op de locatie, niet alleen thuis.
Maak op de laatste werkdag een materialencontrole per stand en workshop. Denk naast meetapparatuur zoals bloeddrukmeters, weegschalen en thermometers ook aan flip-overstiften, folderrekken, herbruikbaar servies en afvalinzameling.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een gezondheidsmarkt organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, organisaties en workshopleiders. Plan de publiekscommunicatie en online aanmeldingen ongeveer 3 tot 4 weken voor de markt.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een gezondheidsmarkt?: Dat hangt af van locatie, bezoekersaantal, tenten en activiteiten. Controleer dit uiterlijk 8 weken vooraf bij de locatie of gemeente, zodat eventuele aanvragen nog binnen de termijn kunnen worden ingediend.
Hoeveel stoelen en tafels heb ik nodig voor een gezondheidsmarkt?: Tel per gezondheidsstand minimaal 1 tafel en 2 stoelen en voeg voor workshops het verwachte aantal deelnemers toe. Reserveer extra meubilair uiterlijk 4 weken vooraf, zodra de standhoudersindeling bekend is.
Wanneer moet ik catering voor een gezondheidsmarkt bestellen?: Bestel catering ongeveer 2 weken vooraf, nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Houd op de dag zelf een registratieoverzicht bij, zodat je het aantal deelnemers en speciale maaltijden kunt controleren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.