Checklist para organizar una feria de salud sin olvidos

Una feria de salud necesita coordinación entre organizaciones, puestos de atención, talleres y visitantes. Empieza por fijar la fecha, el lugar y el programa; después confirma permisos, responsables y necesidades de cada expositor. Las inscripciones, el catering, el plano del recinto y los voluntarios deben quedar cerrados antes del montaje. Esta checklist reúne 77 tareas y 66 materiales para avanzar en el orden correcto y detectar a tiempo lo que suele faltar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Contactar con las organizaciones participantes
2 personas
Definir el programa y los horarios de apertura
2 personas
Reservar los puestos de salud
2 personas
Confirmar a los responsables de los talleres
2 personas
Comprobar permisos
Recopilar los datos del seguro
Crear un plano del mercado
2 personas
Enviar información a los expositores
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones online
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir carteles
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Gestionar las inscripciones del taller
Pedir el catering
Reservar sillas y mesas adicionales
Reservar recogida de residuos
Encargar material impreso
Confirmar la distribución de los expositores
2 personas
Comprobar la lista de materiales
2 personas
Programar voluntarios
2 personas
Publicar el programa en línea
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir señalización
Preparar carpetas informativas
3 personas
Imprimir la lista de participantes
Imprimir los formularios de salud
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Comprobar el lugar y la entrada
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar carpas
4 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
Montar los stands por organización
6 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar la sala del taller
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Probar el material de presentación
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar aperitivos saludables
3 personas
Preparar las bebidas y los vasos
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Acompañar las mediciones de salud
4 personas
Repartir folletos informativos
2 personas
Guiar talleres
3 personas
Anunciar presentaciones
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos saludables
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Reponer la vajilla
Responder a las preguntas de los participantes
2 personas
Terminar el último taller
2 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Indicar a los expositores que desmonten
6 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Archivar de forma segura los datos de inscripción
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 14
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 6
Mostrador de registro
Expositores para folletoscant. 8
Postes separadorescant. 8
Mesas altascant. 6

Equipo

Portátilcant. 2
Tabletscant. 3
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8
Estaciones de cargacant. 2
Tensiómetroscant. 4
Básculascant. 2
Cintas métricascant. 4
Termómetroscant. 3
Esterillas de yogacant. 25
Pizarra de hojascant. 2
Rotuladores para pizarracant. 12

Vajilla

Tazas reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 80
Platos reutilizablescant. 80
Cubiertos reutilizablescant. 80
Bandejas de servircant. 10
Jarracant. 6
Termoscant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cucharonescant. 8
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Dispensadores de aguacant. 2

Decoración

Mantelescant. 14
Banners de standcant. 10
Tarjetas de nombrecant. 40
Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 40
Carteles direccionalescant. 12
Folletos del programacant. 250
Folletos informativoscant. 500
Pulserascant. 250
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100
Pesos para tiendascant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Focos LED de obracant. 4
Bateríascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escoba y recogedorcant. 3
Escobas de manocant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 10
Dispensadores de papel de cocinacant. 4
Escobillas de bañocant. 2
Botiquines de primeros auxilioscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de invitar a las organizaciones: deja al menos 6 semanas para confirmar participantes y corregir requisitos del recinto.
Pide a cada expositor sus necesidades técnicas y de espacio con 3 semanas de antelación. Así puedes terminar el plano, reservar mesas y sillas y evitar cambios durante el montaje.
Publica el programa y abre las inscripciones cuando estén confirmados los talleres, sus responsables y los horarios. Reserva plazas específicas para talleres con aforo limitado.
Comprueba el equipo técnico al menos 24 horas antes: portátil, proyector, altavoces, micrófono, cables, regletas y estaciones de carga. Lleva cables alargadores adicionales si los puestos quedan lejos de las tomas de corriente.
Asigna turnos de voluntariado de 2 a 3 horas y entrega las tarjetas de nombre al inicio. Incluye una persona en el registro, otra para orientar al público y otra para resolver incidencias del programa.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de salud?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Las primeras dos semanas deben cubrir fecha, lugar, organizaciones, permisos y seguro; deja las confirmaciones finales y el montaje para la última semana.
¿Qué hay que preparar para los puestos de salud?: Prepara el plano, mesas, sillas, mostradores o expositores según cada puesto y el material de medición necesario, como tensiómetros, básculas, cintas métricas y termómetros. Confirma las necesidades de cada organización al menos 3 semanas antes.
¿Cuándo abrir las inscripciones para una feria de salud?: Ábrelas cuando el programa y los horarios estén confirmados, normalmente entre 3 y 4 semanas antes. Pide también las preferencias dietéticas y separa las inscripciones generales de las de talleres con plazas limitadas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de salud?: Como base, asigna una persona al registro, una para orientar a los visitantes y una para coordinar talleres o incidencias por cada turno. Para una jornada con varios puestos, organiza turnos de 2 a 3 horas y añade una persona de reserva.

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