Checklist pour organiser un salon de la santé
Un salon de la santé réunit des stands, des ateliers et des visiteurs qui ne suivent pas tous le même parcours. Pour éviter les oublis, commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le programme avant de contacter les organisations participantes. Les inscriptions, les besoins alimentaires, le matériel de mesure et la répartition des exposants demandent plusieurs vérifications. Cette checklist rassemble 77 tâches et 66 fournitures, dans l’ordre où les décisions deviennent nécessaires.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
2 personnes
Contacter les organisations participantes
2 personnes
Définir le programme et les horaires d'ouverture
2 personnes
Réserver les stands santé
2 personnes
Définir les animateurs d'atelier
2 personnes
Vérifier les autorisations
Rassembler les informations d’assurance
Créer le plan du marché
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions en ligne
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions aux ateliers
Commander le catering
Réserver des chaises et tables supplémentaires
Réserver l’enlèvement des déchets
Faire réaliser les imprimés
Confirmer la répartition des exposants
2 personnes
Vérifier la liste du matériel
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Publier le programme en ligne
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la signalisation
Composer les dossiers d'information
3 personnes
Imprimer la liste des participants
Imprimer les formulaires de santé
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Vérifier le lieu et l’entrée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Aménager les stands par organisation
6 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer la salle d’atelier
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Tester le matériel de présentation
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer des encas sains
3 personnes
Préparer les boissons et les gobelets
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Accompagner les mesures de santé
4 personnes
Distribuer les brochures d'information
2 personnes
Encadrer les ateliers
3 personnes
Annoncer les présentations
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des en-cas sains
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Réapprovisionner la vaisselle
Répondre aux questions des participants
2 personnes
Finaliser le dernier atelier
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Suivi
Faire démonter les stands
6 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker le matériel restant
2 personnes
Archiver les inscriptions en toute sécurité
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables pliantesqté 14
- Chaisesqté 80
- Tabourets de barqté 6
- Comptoir d'inscription
- Présentoirs à dépliantsqté 8
- Poteaux de balisageqté 8
- Tables hautesqté 6
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Tablettesqté 3
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Enceintes portablesqté 2
- Micro sans fil
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 8
- Stations de rechargeqté 2
- Tensiomètresqté 4
- Balancesqté 2
- Mètres rubansqté 4
- Thermomètresqté 3
- Tapis de yogaqté 25
- Paperboardqté 2
- Feutres pour paperboardqté 12
Vaisselle
- Mugs réutilisablesqté 80
- Verres réutilisablesqté 80
- Assiettes réutilisablesqté 80
- Couverts réutilisablesqté 80
- Plateaux de serviceqté 10
- Carafeqté 6
- Thermosqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Louchesqté 8
- Glacièresqté 4
- Bacs à glaçonsqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Distributeurs d'eauqté 2
Décoration
- Nappesqté 14
- Bannières de standqté 10
- Badges nominatifsqté 40
- Presse-papiersqté 12
- Stylosqté 40
- Panneaux indicateursqté 12
- Brochures du programmeqté 250
- Brochures d’informationqté 500
- Braceletsqté 250
- Ruban adhésifqté 6
- Attaches-câblesqté 100
- Poids pour les tentesqté 12
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 6
- Projecteurs de chantier LEDqté 4
- Pilesqté 24
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Supports de sacs poubelleqté 8
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Balai et pelleqté 3
- Balais à mainqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
- Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 10
- Porte-essuie-tout en papierqté 4
- Brosses de toilettesqté 2
- Trousses de premiers secoursqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par la date, le lieu et les autorisations : sans ces éléments, vous ne pouvez pas confirmer les stands ni publier les horaires. Prévoyez plusieurs semaines pour rassembler les informations d’assurance et vérifier les conditions d’accueil.
- Fixez les horaires d’ouverture avant d’inviter les exposants. Indiquez aussi la durée et la capacité de chaque atelier afin de pouvoir traiter les inscriptions sans créer de files d’attente.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis commandez le catering après avoir consolidé les réponses. Gardez une marge pour les intervenants, les bénévoles et les inscriptions de dernière minute.
- Ne vous contentez pas de compter les tables : prévoyez les rallonges, multiprises, stations de recharge et équipements audiovisuels pour les ateliers. Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les enceintes et le micro avant l’ouverture.
- Confirmez la répartition des exposants quelques jours avant l’événement et transmettez un plan lisible. Préparez les badges nominatifs, le comptoir d’inscription et le planning des bénévoles avant le montage des stands.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la santé ?
- Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour fixer le lieu, obtenir les autorisations, contacter les organisations et confirmer les animateurs. Les inscriptions et la communication peuvent ensuite rester ouvertes jusqu’à quelques jours avant l’événement.
- Quand faut-il ouvrir les inscriptions à un salon de la santé ?
- Ouvrez-les dès que le programme, les horaires et les ateliers sont suffisamment précis, généralement 4 à 6 semaines avant la date. Fermez les inscriptions aux ateliers lorsque leur capacité est atteinte et conservez une liste d’attente.
- Combien de matériel prévoir pour les ateliers santé ?
- Comptez le matériel atelier par atelier, selon le nombre de participants inscrits et la rotation prévue. Faites une vérification complète 7 jours avant, puis un dernier contrôle le jour précédent, notamment pour les tensiomètres, balances, thermomètres et tapis de yoga.
- Quand confirmer les exposants et leur emplacement ?
- Envoyez une première répartition dès que le plan du marché est établi, puis confirmez chaque emplacement 5 à 7 jours avant l’ouverture. Ajoutez les horaires d’arrivée, l’accès au montage et la liste du matériel fourni.
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