Checklist gezondheidslezing organiseren

Een gezondheidslezing staat of valt met een strakke voorbereiding: de spreker, presentatie en techniek moeten op elkaar aansluiten, terwijl bezoekers snel hun weg vinden. Begin enkele weken vooraf met de zaal, het programma en de uitnodigingen. Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en stuur route en praktische informatie tijdig na. Op de dag zelf draait het om een rustige ontvangst, een geteste presentatie en een buffet dat vóór de eerste bezoekers klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Zaal reserveren
Spreker bevestigen
Programma opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Presentatie ontvangen
Techniek testen
2 personen
Catering bestellen
Routebeschrijving versturen
Naamkaartjes maken
2 personen
Programma's printen
Boodschappen doen
2 personen
Vers fruit voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Aanwezigheidslijst klaarleggen

Event

Zaal openen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Presentatietafel inrichten
2 personen
Projectie aansluiten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Spreker ontvangen
Bezoekers registreren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Opening verzorgen
Lezing begeleiden
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Spreker bedanken
Bezoekers uitchecken
2 personen
Servies afwassen
2 personen

Nazorg

Buffet opruimen
3 personen
Apparatuur afbreken
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Geleende apparatuur terugbrengen
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Registratietafel
Kledingrek
Spreektafel

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Glazenaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 8
Koffiethermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoon
Luidsprekerset
Presentatieklikker
HDMI-kabelaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Plantenaantal 4
Welkomsbord

Communicatie

Naamkaartjesaantal 60
Programmakaartenaantal 60
Pijlbordenaantal 6
Pennensetsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveertangenaantal 6
Koelboxenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de spreker voordat je het programma en de uitnodiging afrondt. Vraag de presentatie uiterlijk enkele werkdagen vooraf op, zodat je lettertypen, video’s en diaformaat op de laptop en beamer kunt testen.
Plan de techniek niet pas bij aanvang. Reserveer minimaal 45 minuten vóór de ontvangst voor projectie, HDMI-aansluiting, geluidsinstallatie, draadloze microfoon en presentatieklikker.
Maak van de aanmelding meteen een complete deelnemerslijst. Noteer naam, dieetwens en eventuele praktische informatie en stuur de bevestiging met routebeschrijving uiterlijk 3 dagen vooraf.
Leg voor de ontvangst een aparte registratietafel klaar met aanwezigheidslijst, naamkaartjes en pennen. Zet daarnaast pijlborden vanaf de ingang, zodat bezoekers niet tijdens de lezing naar de zaal hoeven te zoeken.
Bereid fruit, hapjes en dranken zo veel mogelijk vooraf voor. Zet water, koffie en servies klaar voordat de zaal opengaat en houd rekening met ongeveer 2 glazen of bekers per bezoeker tijdens de pauze.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een gezondheidslezing organiseren?: Reserveer de zaal en bevestig de spreker bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de lezing en sluit de aanmeldingen 2 tot 3 dagen vóór het evenement voor een definitieve cateringbestelling.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de zaal klaar te zetten?: Plan minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, registratie, presentatieplek en buffet. Trek daar nog 45 minuten voor uit als je de beamer, laptop, microfoon en luidsprekers volledig wilt testen.
Wanneer moet ik de presentatie van de spreker ontvangen?: Vraag de presentatie uiterlijk 3 werkdagen vóór de gezondheidslezing op. Test daarna alle dia’s, video’s en aansluitingen op de laptop en beamer die je op de dag zelf gebruikt.
Hoeveel catering moet ik bestellen voor een gezondheidslezing?: Reken voor de pauze op 2 drankjes per persoon en ongeveer 2 kleine hapjes per persoon. Bestel extra water en fruit voor de hele groep en geef dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf aan de cateraar door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.