Checklist pour organiser une conférence sur la santé

Une conférence sur la santé demande surtout une bonne coordination entre le programme, les inscriptions et l’accueil du public. Commencez par réserver la salle et confirmer l’intervenant, puis verrouillez le contenu avant d’envoyer les invitations. Les derniers jours servent à traiter les besoins alimentaires, recevoir la présentation et tester chaque élément technique. Le jour même, prévoyez une équipe pour l’accueil, l’installation, le buffet et le suivi des présences.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Confirmer l'intervenant
Élaborer le programme
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Recevoir la présentation
Tester la technique
2 personnes
Commander le catering
Envoyer les indications d'accès
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
Faire les courses
2 personnes
Préparer des fruits frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la liste des présences

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager la table de présentation
2 personnes
Brancher la projection
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Accueillir l’intervenant
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Assurer l’ouverture
Animer la conférence
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Remercier l'orateur
Enregistrer les visiteurs au départ
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes

Suivi

Démonter le buffet
3 personnes
Démonter l'équipement
2 personnes
Ranger les chaises et les tables
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rapporter le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Portant à vêtements
Table de prise de parole

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 70
Verresqté 70
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 8
Thermos à caféqté 4
Carafes d’eauqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Micro sans fil
Ensemble de haut-parleurs
Cliqueur de présentation
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3

Décoration

Nappesqté 6
Plantesqté 4
Panneau de bienvenue

Communication

Badges nominatifsqté 60
Cartes du programmeqté 60
Panneaux indicateursqté 6
Sets de stylosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Pinces de serviceqté 6
Glacièresqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et l’intervenant avant de diffuser les invitations. Gardez au moins 2 semaines pour recueillir les inscriptions, les besoins alimentaires et les demandes particulières.
Demandez la présentation au plus tard 3 jours avant la conférence. Testez alors l’ordinateur, le vidéoprojecteur, le câble HDMI, le micro et les haut-parleurs dans la salle prévue.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du premier participant : table d’inscription, liste des présences, badges nominatifs, programmes et panneaux indicateurs doivent être regroupés au même endroit.
Pour une conférence d’une demi-journée, prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis de l’eau et du café disponibles pendant les pauses. Mettez les boissons au frais la veille.
Arrivez au moins 90 minutes avant le début. Ce délai permet d’installer les tables et les chaises, de brancher la projection, de tester le son et de mettre le buffet en place sans interrompre l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une conférence sur la santé ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin de confirmer les participants, le catering et les besoins alimentaires.
Quand tester le matériel d’une conférence ?: Faites un premier test complet 2 à 3 jours avant, avec la présentation reçue et tous les câbles nécessaires. Refaites un contrôle sur place au moins 90 minutes avant l’ouverture de la salle.
Combien de temps faut-il pour préparer une conférence sur la santé ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines pour une conférence avec intervenant, inscriptions et catering. Les 7 derniers jours sont consacrés aux confirmations, aux impressions, aux achats et à la préparation du buffet.
Que prévoir pour l’accueil des participants à une conférence ?: Installez une table d’inscription avec la liste des présences, les badges, les programmes et plusieurs stylos. Préparez aussi les indications d’accès et une personne dédiée à l’accueil pendant les 30 premières minutes.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.