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Checkliste für einen Gesundheitsvortrag

Ein Gesundheitsvortrag wirkt erst dann professionell, wenn Inhalt, Technik und Ablauf zusammenpassen. Plane den Saal, die Referenten und das Programm frühzeitig und halte Anmeldungen, Ernährungswünsche sowie Wegbeschreibung zentral fest. Kurz vor Beginn zählen funktionierende Präsentationstechnik, vorbereitete Namensschilder und ein klarer Empfang. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum vorbereiteten Buffet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Saal reservieren

  • Referenten bestätigen

  • Programm erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Präsentation entgegennehmen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Wegbeschreibung versenden

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Programme drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Frisches Obst vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Teilnehmerliste bereitlegen

Event

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Präsentationstisch einrichten

    2 Personen

  • Projektion anschließen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Redner empfangen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Eröffnung betreuen

  • Vortrag begleiten

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Pausebuffet auffüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Sprecher bedanken

  • Besucher auschecken

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Buffet aufräumen

    3 Personen

  • Ausrüstung abbauen

    2 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Geliehene Geräte zurückbringen

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

  • Fundgegenstände bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 60
  • Registrierungstisch
  • Kleiderständer
  • Rednertisch

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 70
  • GläserAnz. 70
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierschalenAnz. 8
  • KaffeethermoskannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 4

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Kabelloses Mikrofon
  • Lautsprecherset
  • Präsentationsklicker
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • PflanzenAnz. 4
  • Willkommensschild

Kommunikation

  • NamensschilderAnz. 60
  • ProgrammkartenAnz. 60
  • WegweiserAnz. 6
  • StiftesetsAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • MesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige die Referenten und das Programm spätestens drei Wochen vor dem Termin. So bleibt genug Zeit, die Präsentation entgegenzunehmen, Programme zu drucken und Änderungen an die Angemeldeten zu schicken.
  • Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab: Erfasse Namen und Ernährungswünsche laufend und versende die Teilnahmebestätigung spätestens 3 bis 5 Tage vorher.
  • Plane für den Empfang einen eigenen Registrierungstisch mit Teilnehmerliste, Namensschildern und Stiften ein. Ein gut sichtbares Willkommensschild und Wegweiser sparen Nachfragen, besonders in größeren Gebäuden.
  • Teste Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Mikrofon und Lautsprecher mindestens am Vortag gemeinsam. Öffne die Präsentation einmal vollständig und prüfe auch die Tonübertragung.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und bereite Obst, Snacks sowie das Buffet vor, bevor die ersten Gäste eintreffen. Rechne bei einem Vortrag von etwa zwei Stunden mit Wasser für alle und zusätzlichen Kaffeethermoskannen für die Pause.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Saal für einen Gesundheitsvortrag reservieren?
Reserviere den Saal idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Vortrag. So kannst du Referenten, Bestuhlung, Registrierungstisch und Technik passend zum Raum planen.
Wann verschickt man Einladungen für einen Gesundheitsvortrag?
Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher. Bitte um Anmeldung mit Frist, damit du Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin an das Catering weitergeben kannst.
Wann sollte die Technik für einen Gesundheitsvortrag getestet werden?
Führe einen vollständigen Test mindestens 24 Stunden vorher durch und prüfe Laptop, Beamer, HDMI-Verbindung, Mikrofon und Lautsprecher. Am Veranstaltungstag genügt zusätzlich ein kurzer Funktionstest vor dem Einlass.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Gesundheitsvortrag?
Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Registrierung, Präsentationstisch, Projektion und Buffet ein. Öffne den Saal spätestens 30 Minuten vor Beginn für Referenten und letzte Kontrollen.

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