Checklist para organizar una charla sobre salud
Organizar una charla sobre salud requiere coordinar contenido, asistentes, catering y tecnología sin dejar decisiones para el último momento. Esta checklist reúne 48 tareas y 36 elementos, desde reservar la sala y confirmar al ponente hasta preparar el registro y probar el sonido. Sigue el orden de preparación: primero confirma el programa y las inscripciones; después cierra la logística, y deja el montaje y las pruebas técnicas para el día del evento. Así sabrás qué falta y cuándo actuar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la sala
Confirmar ponente
Elaborar el programa
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Recibir la presentación
Probar la técnica
2 personas
Pedir el catering
Enviar indicaciones
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir los programas
Hacer la compra
2 personas
Preparar fruta fresca
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la lista de asistencia
Evento
Abrir la sala
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar sillas
3 personas
Montar la mesa de presentación
2 personas
Conectar la proyección
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Recibir al ponente
Registrar a los visitantes
3 personas
Servir café y té
2 personas
Encargarse de la inauguración
Moderación de la charla
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Reponer el bufé del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Agradecer al ponente
Hacer el check-out de los visitantes
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Seguimiento
Recoger el buffet
3 personas
Desmontar el equipo
2 personas
Retirar sillas y mesas
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el equipo prestado
2 personas
Guardar el stock restante
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 60
- Mesa de registro
- Perchero
- Mesa de oradores
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 70
- Vasoscant. 70
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 8
- Termos de cafécant. 4
- Jarras de aguacant. 4
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófono inalámbrico
- Equipo de altavoces
- Clic de presentación
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 3
Decoración
- Mantelescant. 6
- Plantascant. 4
- Cartel de bienvenida
Comunicación
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Tarjetas del programacant. 60
- Carteles direccionalescant. 6
- Juego de bolígrafoscant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
- Pinzas de servircant. 6
- Neveras portátilescant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma al ponente y el programa antes de enviar las invitaciones; si el contenido cambia después, tendrás que corregir las tarjetas del programa y las indicaciones.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas con varios días de margen. Usa la cifra final para pedir el catering, preparar la fruta y calcular vasos, platos y cubiertos.
- Recibe la presentación antes del día de la charla y pruébala en el mismo portátil, proyector, pantalla y cable HDMI que usarás allí. Lleva también un clic de presentación y cables alargadores.
- Reserva al menos 60 minutos para abrir la sala, colocar mesas y sillas, montar la mesa de registro y preparar el buffet. La prueba del micrófono inalámbrico y de los altavoces debe hacerse con la sala ya montada.
- Prepara una mesa de registro con la lista de asistencia, tarjetas de nombre, bolígrafos y carteles direccionales. Coloca el cartel de bienvenida y las indicaciones antes de que llegue el primer asistente, no durante la recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una charla sobre salud?
- Empieza a reservar la sala y confirmar al ponente con 4 a 6 semanas de antelación. Envía las invitaciones cuando el programa esté cerrado y fija una fecha límite para las inscripciones y las preferencias dietéticas.
- ¿Cuándo hay que confirmar el catering para una charla?
- Confirma el pedido cuando las inscripciones estén cerradas, normalmente entre 3 y 5 días antes. Pide una cantidad basada en el número final de asistentes y deja margen para bebidas, fruta fresca y aperitivos.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar la sala?
- Calcula al menos 60 minutos para colocar mesas y sillas, preparar el registro, montar la mesa de presentación y organizar el buffet. Añade otros 20 o 30 minutos para conectar y probar la proyección y el sonido.
- ¿Qué hay que probar antes de una charla sobre salud?
- Prueba la presentación, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, el clic, el micrófono inalámbrico y los altavoces el mismo día. Hazlo antes de abrir la sala al público y guarda una copia de la presentación en el portátil y en otro soporte.
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