Checklist voor een goed georganiseerde gezondheidsbeurs

Een gezondheidsbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en bezoekers uitnodigen. Je regelt exposanten, workshops, aanmeldingen, meetapparatuur, presentatietechniek en een duidelijke route door de locatie. Begin met datum en locatie, leg daarna het programma en de deelnemers vast en werk vervolgens toe naar communicatie, materialen en opbouw. Deze checklist helpt je om aanvragen, dieetwensen, technische wensen en praktische details op tijd te verzamelen, zodat de beursdag zelf niet afhankelijk is van losse telefoontjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Workshopleiders vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Socialmediaberichten plaatsen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Exposantgegevens verzamelen
Standindeling maken
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Leveranciers bevestigen
Technische wensen verzamelen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Bezoekerslijsten printen
Routebordjes maken
2 personen
Infomateriaal verzamelen
2 personen
Promotiemateriaal controleren
Drukwerk ophalen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie openen
2 personen
Stands markeren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Standwanden opbouwen
3 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Infopunten inrichten
4 personen
Meetapparatuur klaarzetten
3 personen
Workshopruimte inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Banners plaatsen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Techniek testen
2 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Exposanten naar stands begeleiden
2 personen
Openingsbriefing geven
2 personen

Event

Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Programma toelichten
Exposanten ondersteunen
2 personen
Gezondheidsmetingen begeleiden
4 personen
Workshops begeleiden
2 personen
Sprekers aankondigen
Tijdschema bewaken
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad controleren
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Exposanten uitchecken
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Standmaterialen afbouwen
4 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen
Bezoekersinformatie nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstandtafelsaantal 20
Klapstoelenaantal 100
Registratiebalie
Barkrukkenaantal 8
Partytentenaantal 2
Standwandenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Tafelkledenaantal 25

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Schaaltjesaantal 20
Thermoskannenaantal 8
Melkkannetjesaantal 8
Suikerkommenaantal 8

Apparatuur

Bloeddrukmetersaantal 6
Personenweegschalenaantal 4
Meetlintenaantal 6
Geluidsboxenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 4
Betaalterminalsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadkabelsaantal 12
Flipoversaantal 3
Pennenbakjesaantal 12
Documentcamera
Projectiescherm
Beamer

Decoratie

Beursbannersaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafeldecoratieaantal 20
Plantenaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 30
Pijlbordjesaantal 20
Polsbandjesaantal 180
Inschrijfbord
Programmabordenaantal 4
Informatiebordenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Snoerverlichtingaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Waterkannenaantal 12
IJsblokhoudersaantal 6
Dienbladenaantal 12
Broodmessenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 30
Desinfectiepompenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Afvalbakkenaantal 12
Toiletborstelsaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de standindeling pas nadat je de gegevens van alle exposanten hebt ontvangen. Vraag per stand uiterlijk 3 weken vooraf naar tafelruimte, stroom, schermen en andere technische wensen.
Zet het aanmeldformulier online voordat je posters en socialmediaberichten verspreidt. Verzamel meteen dieetwensen en workshopkeuzes, zodat je catering en zaalindeling niet achteraf hoeft aan te passen.
Test bloeddrukmeters, personenweegschalen, meetlinten, laptops, tablets en betaalterminals uiterlijk 1 week voor de beurs. Leg daarnaast per apparaat een oplader, verlengsnoer of stekkerdoos apart klaar.
Maak naambadges, bezoekerslijsten en routebordjes uiterlijk 2 dagen vooraf. Print een extra set bezoekerslijsten en controleer of elke workshop en exposant op de bewegwijzering staat.
Breng materialen en promotiemateriaal niet pas op de ochtend zelf bijeen. Zet tafels, standwanden, klapstoelen, tafelkleden, banners en geluidsapparatuur de dag ervoor per zone klaar als de locatie dat toestaat.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een gezondheidsbeurs organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf vast. Exposanten, workshopleiders en leveranciers hebben daarna tijd nodig voor bevestiging, programma-informatie en technische wensen.
Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een gezondheidsbeurs?: Nodig exposanten ongeveer 8 weken voor de beurs uit en vraag hun gegevens binnen 2 weken op. Gebruik die informatie daarna voor de standindeling, badges, bezoekersinformatie en communicatie.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een gezondheidsbeurs?: Publiceer het aanmeldformulier uiterlijk 6 weken vooraf en verstuur de eerste uitnodiging direct daarna. Stuur 1 tot 2 weken voor de beurs een herinnering met programma, route en praktische informatie.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een gezondheidsbeurs?: Reken op minimaal 3 uur voor registratiebalie, standtafels, standwanden, bewegwijzering, apparatuur en techniek. Open de locatie daarom minstens 4 uur voor de eerste bezoekers, zodat je nog kunt testen en bijsturen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.