Gesundheitsmesse organisieren: die praktische Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum, Ort und Standaufteilung fest, bevor du Aussteller einlädst. So können Aussteller ihre benötigte Fläche, Tische und technischen Anschlüsse frühzeitig angeben.
• Plane das Programm mit festen Zeiten für Workshops und Vorträge. Sammle die technischen Anforderungen spätestens 14 Tage vorher, besonders für Laptops, Lautsprecherboxen und Funkmikrofone.
• Veröffentliche das Anmeldeformular erst, wenn Programm und Aussteller feststehen. Erfasse Ernährungswünsche laufend und schließe die Anmeldeliste spätestens 3 Tage vor der Messe für den Druck der Besucherlisten.
• Prüfe die Gesundheitsstationen vor dem Aufbau: Blutdruckmessgeräte, Personenwaagen und Messbänder müssen vollständig und einsatzbereit sein. Lege außerdem für jeden Stand Namensschilder, Infomaterial und Werbematerial bereit.
• Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass. Bringe Drucksachen, Mobiliar, Technik und Dekoration mindestens 2 Stunden vor Beginn zum Veranstaltungsort und teste Registrierungstheke, Kartenterminals sowie Ladekabel vor dem Öffnen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Gesundheitsmesse organisieren?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Ort, Genehmigungen, Aussteller, Programm, Anmeldung und Lieferanten verbindlich klären.

Wie viele Aussteller braucht eine Gesundheitsmesse?

Das hängt von der verfügbaren Fläche und dem Programm ab; plane die Standaufteilung erst nach einer konkreten Zusagezahl. Für jeden Stand solltest du mindestens eine feste Fläche, die benötigten Tische und die technischen Anforderungen dokumentieren.

Wann sollte man die Einladungen für eine Gesundheitsmesse verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Eine Erinnerung 10 bis 14 Tage vorher erhöht die Zahl der Anmeldungen und gibt dir Zeit, Ernährungswünsche und Besucherlisten zu bearbeiten.

Was muss am Tag der Gesundheitsmesse zuerst erledigt werden?

Öffne den Veranstaltungsort mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Baue zuerst Registrierungstheke, Standwände und Wegweiser auf, prüfe danach Technik und Messgeräte und lege anschließend Namensschilder, Infomaterial und Listen bereit.

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