La checklist pour organiser un salon de la santé
Un salon de la santé demande une coordination précise entre les exposants, les ateliers et l’accueil des visiteurs. Commence par confirmer la date et le lieu, puis avance vers le programme, les inscriptions et la logistique des stands. Les besoins alimentaires, techniques et les autorisations sont souvent oubliés jusqu’à la dernière semaine. Cette checklist rassemble les 71 tâches et 67 éléments à prévoir, dans l’ordre utile pour préparer la journée sans courir après les informations.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Inviter les exposants
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Définir les animateurs d'atelier
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les informations des exposants
Préparer le plan du stand
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Confirmer les fournisseurs
Recueillir les besoins techniques
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les listes des visiteurs
Créer des panneaux de direction
2 personnes
Rassembler le matériel d’information
2 personnes
Vérifier le matériel promotionnel
Récupérer les imprimés
Faire les courses
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Marquer les stands
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les cloisons de stand
3 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Installer les points d'information
4 personnes
Préparer le matériel de mesure
3 personnes
Aménager la salle d’atelier
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer les bannières
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Tester la technique
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers les stands
2 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Événement
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme
Aider les exposants
2 personnes
Accompagner les mesures de santé
4 personnes
Encadrer les ateliers
2 personnes
Annoncer les intervenants
Veiller au planning
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les stocks
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le départ des exposants
2 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les matériaux du stand
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Renvoyer les informations aux visiteurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de stand d’expositionqté 20
- Chaises pliantesqté 100
- Comptoir d'inscription
- Tabourets de barqté 8
- Tentes de réceptionqté 2
- Panneaux de standqté 12
- Portants à vêtementsqté 4
- Nappesqté 25
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 180
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Petits bolsqté 20
- Thermosqté 8
- Pichets à laitqté 8
- Sucriersqté 8
Équipement
- Tensiomètresqté 6
- Pèse-personnesqté 4
- Mètres rubansqté 6
- Enceintesqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Ordinateurs portablesqté 3
- Tablettesqté 4
- Terminaux de paiementqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 10
- Câbles de rechargeqté 12
- Paperboardsqté 3
- Pots à stylosqté 12
- Caméra documentaire
- Écran de projection
- Vidéoprojecteur
Décoration
- Bannières du salonqté 6
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Décoration de tableqté 20
- Plantesqté 12
- Porte-nomsqté 30
- Panneaux de directionqté 20
- Braceletsqté 180
- Panneau d’inscription
- Panneaux du programmeqté 4
- Panneaux d'informationqté 8
Éclairage
- Lampes LEDqté 12
- Guirlandes lumineusesqté 4
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Glacièresqté 6
- Plateaux de serviceqté 10
- Louchesqté 8
- Pincesqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteauxqté 6
- Carafes d’eauqté 12
- Supports pour glaçonsqté 6
- Plateauxqté 12
- Couteaux à painqté 4
Nettoyage
- Seaux de nettoyageqté 4
- Serpillièresqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Balais à mainqté 4
- Chiffons microfibresqté 30
- Pompes désinfectantesqté 12
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Poubellesqté 12
- Brosses de toilettesqté 4
- Gants en caoutchoucqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Demande les besoins techniques et alimentaires des exposants au moment de leur confirmation, puis fixe une date limite de réponse située au moins 3 semaines avant le salon. Tu éviteras ainsi de découvrir trop tard qu’un atelier nécessite une enceinte, un microphone ou une alimentation électrique particulière.
- Prépare le plan des stands avant d’imprimer les panneaux et les badges. Prévois clairement l’emplacement du comptoir d’inscription, des tables, des chaises, des tentes éventuelles et des zones de circulation.
- Pour les inscriptions, garde une liste visiteurs imprimée en plus du formulaire en ligne. Imprime-la la veille et prévois un accueil capable de vérifier rapidement les noms, les besoins alimentaires et les informations manquantes.
- Teste le matériel technique avant l’ouverture du lieu : enceintes, microphones sans fil, ordinateurs portables, tablettes, terminaux de paiement, rallonges et multiprises. Un test de 30 minutes sur place permet de repérer les câbles ou chargeurs absents.
- Regroupe les imprimés, le matériel d’information et les éléments promotionnels dans des caisses identifiées par zone. Organise l’acheminement sur le site au moins 2 heures avant l’arrivée du public afin d’avoir le temps d’ouvrir, installer et vérifier les stands.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la santé ?
- Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu et les exposants, établir le programme, publier les inscriptions, vérifier les autorisations et commander le matériel nécessaire.
- Quand faut-il inviter les exposants pour un salon de la santé ?
- Envoie les premières invitations au moins 8 semaines avant l’événement. Fixe la confirmation définitive et la collecte de leurs besoins techniques et alimentaires environ 3 semaines avant le salon.
- Quand imprimer les badges et la liste des visiteurs ?
- Imprime les badges nominatifs et la liste des visiteurs la veille, après la clôture ou la dernière mise à jour des inscriptions. Garde une courte liste vierge pour les inscriptions ou corrections faites le jour même.
- Que faut-il vérifier avant l’ouverture d’un salon de la santé ?
- Prévois une vérification finale 60 à 120 minutes avant l’arrivée du public. Contrôle l’accueil, les panneaux de direction, le plan des stands, les équipements de mesure, les prises électriques, les supports d’information et le fonctionnement des moyens de paiement.
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