Feria de salud: checklist para organizarla sin olvidos
Organizar una feria de salud requiere coordinar expositores, talleres, inscripciones y muchos detalles técnicos en un mismo día. Esta checklist reúne el trabajo desde la confirmación de la fecha y el lugar hasta la apertura del recinto. Incluye también lo que suele llegar tarde: permisos, necesidades eléctricas, acreditaciones, listas de visitantes y material para los puestos. Úsala como guía de seguimiento y asigna cada tarea a una persona con una fecha límite concreta.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Invitar a los expositores
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar a los responsables de los talleres
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Publicar mensajes en redes sociales
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar los datos de los expositores
Hacer el plano de puestos
2 personas
Hacer reservas
Comprobar permisos
Confirmar proveedores
Recopilar necesidades técnicas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir listas de visitantes
Hacer carteles de ruta
2 personas
Recopilar material informativo
2 personas
Comprobar el material promocional
Recoger la impresión
Hacer la compra
2 personas
Llevar materiales al lugar
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Marcar los stands
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las paredes del stand
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar puntos de información
4 personas
Preparar el equipo de medición
3 personas
Montar la sala del taller
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar banners
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Probar la técnica
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a sus stands
2 personas
Dar la reunión inicial
2 personas
Evento
Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Presentar el programa
Apoyar a los expositores
2 personas
Acompañar las mediciones de salud
4 personas
Guiar talleres
2 personas
Anunciar a los ponentes
Vigilar el horario
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar el inventario
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Registrar objetos perdidos
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar los materiales del stand
4 personas
Separar y desechar los residuos
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el equipo prestado
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Enviar la información a los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas del stand ferialcant. 20
- Sillas plegablescant. 100
- Mostrador de registro
- Taburetes de barcant. 8
- Carpas de fiestacant. 2
- Paredes para standscant. 12
- Percheroscant. 4
- Mantelescant. 25
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cuencoscant. 20
- Termoscant. 8
- Jarras de lechecant. 8
- Azucareroscant. 8
Equipo
- Tensiómetroscant. 6
- Básculas personalescant. 4
- Cintas métricascant. 6
- Altavocescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Portátilescant. 3
- Tabletscant. 4
- Terminales de pagocant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 10
- Cables de cargacant. 12
- Paneles de papelcant. 3
- Portalápicescant. 12
- Cámara de documentos
- Pantalla de proyección
- Proyector
Decoración
- Banners de la feriacant. 6
- Guirnaldascant. 8
- Decoración de mesacant. 20
- Plantascant. 12
- Portatarjetas de nombrecant. 30
- Carteles de flechascant. 20
- Pulserascant. 180
- Cartel de inscripción
- Carteles del programacant. 4
- Paneles informativoscant. 8
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Guirnalda de lucescant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neveras portátilescant. 6
- Bandejas de serviciocant. 10
- Cucharonescant. 8
- Pinzascant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Jarras de aguacant. 12
- Cubiterascant. 6
- Bandejascant. 12
- Cuchillos de pancant. 4
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Escobas de manocant. 4
- Paños de microfibracant. 30
- Dispensadores de desinfectantecant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Papeleracant. 12
- Escobillas de bañocant. 4
- Guantes de gomacant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el lugar antes de invitar a los expositores. Deja al menos 6 semanas para confirmar talleres, recopilar datos y preparar el plano de puestos.
- Publica el formulario de inscripción con tiempo y pregunta por las preferencias dietéticas desde el primer registro. Cierra la lista provisional 7 días antes para calcular compras y preparar las listas de visitantes.
- Pide a cada expositor sus necesidades técnicas por escrito al menos 10 días antes. Comprueba cuántos enchufes, regletas, cables de carga, portátiles o tablets necesita cada puesto.
- Dibuja el plano de puestos antes de hacer reservas o imprimir carteles. Deja pasillos claros y coloca el mostrador de registro, los talleres y los puntos de medición —tensiómetros, básculas y cintas métricas— en zonas fáciles de localizar.
- El día anterior reúne acreditaciones, material informativo, banners y equipos en cajas identificadas. Reserva entre 60 y 90 minutos para llevar los materiales, abrir el lugar y comprobar sonido, cables y señalización antes de recibir visitantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de salud?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar la ubicación, invitar a los expositores, cerrar el programa, gestionar inscripciones y comprobar permisos sin trabajar con plazos demasiado ajustados.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones para una feria de salud?
- Cierra la lista principal entre 5 y 7 días antes del evento. Así puedes imprimir las listas de visitantes, revisar preferencias dietéticas y calcular mesas, sillas, vasos y material informativo.
- ¿Qué equipos hay que comprobar antes de abrir una feria de salud?
- Haz una comprobación completa entre 60 y 90 minutos antes de abrir. Prueba altavoces y micrófonos, revisa portátiles, tablets, terminales de pago, cables alargadores, regletas y cables de carga, y verifica que los equipos de medición estén en su puesto.
- ¿Cuánto tiempo necesita el montaje de una feria de salud?
- Reserva como mínimo 2 horas si hay carpas, paredes para stands, mesas, mostrador de registro y señalización. Añade otros 30 minutos si también debes montar talleres, decoración y varios puntos de medición.
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