Checklist voor een goed georganiseerde gezondheidsbeurs

Een gezondheidsbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en een programma. Je regelt tegelijk de locatie, deelnemende organisaties, workshops, screenings, techniek en bezoekersstroom. Begin met de zaal en vergunningen, leg daarna standhouders en sprekers vast en werk vervolgens toe naar registratie en uitvoering. Deze checklist helpt je om 72 taken in de juiste volgorde af te werken, inclusief materialen zoals bloeddrukmeters, presentatiemiddelen en meubilair.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en zaal reserveren
Vergunningen controleren
Deelnemende organisaties benaderen
2 personen
Standhouders vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Workshops en lezingen plannen
2 personen
Sprekers bevestigen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Leveranciersafspraken bevestigen
Plattegrond van de zaal maken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Route en bewegwijzering bepalen
Aanmeldbalie voorbereiden
2 personen
Deelnemersinformatie printen
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Workshopmaterialen verzamelen
2 personen
Screeningsmateriaal controleren
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Catering bestellen
Boodschappen doen
3 personen
Boodschappen controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Standwanden opstellen
3 personen
Aanmeldbalie inrichten
2 personen
Gezondheidsstands inrichten
6 personen
Workshopruimte inrichten
3 personen
Screeningsruimtes afschermen
2 personen
Presentatieapparatuur aansluiten
2 personen
Informatiemateriaal uitstallen
4 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Buffet en fruit klaarzetten
3 personen

Event

Naambadges uitdelen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Aanmeldingen registreren
2 personen
Programma toelichten
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Bloeddrukmetingen begeleiden
3 personen
Gezondheidsvragenlijsten uitdelen
2 personen
Workshops begeleiden
3 personen
Lezingen aankondigen
Presentaties ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Gezonde snacks serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad informatiemateriaal aanvullen
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Laatste bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Screeningsmateriaal verzamelen
3 personen
Informatiemateriaal inpakken
3 personen
Presentatieapparatuur uitschakelen
2 personen
Standmaterialen demonteren
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Etensresten verpakken
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bezoekersinformatie nasturen
Declaraties verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 80
Statafelsaantal 6
Balietafel
Klapstoelenaantal 10
Paravansaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speakeraantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare powerbanksaantal 4
Koelboxenaantal 4
Bloeddrukmetersaantal 4
Personenweegschalenaantal 2
Meetlintenaantal 4
Thermometersaantal 3
Stopwatchesaantal 3
Bluetoothpresenteraantal 2

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Koelmattenaantal 8
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Theelepelsaantal 40

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Plantenaantal 10
Informatiebordenaantal 12
Pijlbordjesaantal 12
Naamkaartstandaardsaantal 30

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Snoerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Handdesinfectiepompjesaantal 8
Handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie zodra je een richtdatum hebt en controleer direct hoeveel tafels, stoelen, stroompunten en aparte ruimtes beschikbaar zijn. Zo voorkom je dat workshops of screenings later moeten worden aangepast.
Leg standhouders en sprekers schriftelijk vast voordat je het programma publiceert. Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op, zodat je de laptop, beamer, microfoon en draagbare speaker kunt testen.
Maak de plattegrond minstens 2 weken voor de beurs definitief. Wijs standplaatsen toe, zet de aanmeldbalie bij de entree en controleer of bezoekers zonder opstoppingen langs stands, workshops en screenings kunnen lopen.
Verwerk dieetwensen en cateringaantallen niet pas op de laatste dag. Verzamel de informatie bij de aanmelding en bevestig de bestelling minimaal 5 werkdagen vooraf, inclusief glazen, kopjes, borden en bestek.
Plan een laatste controle op de dag vóór de beurs met een vaste checklist. Test presentaties, controleer verlengkabels en stekkerdozen, laad powerbanks op en leg naambadges, deelnemersinformatie en screeningsmateriaal per onderdeel klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een gezondheidsbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Reserveer eerst de locatie en controleer vergunningen; leg daarna standhouders, organisaties en sprekers vast voordat je uitnodigingen verstuurt.
Wanneer moet het programma van een gezondheidsbeurs definitief zijn?: Maak het programma uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf definitief. Geef workshops en lezingen daarna nog minimaal 7 dagen om wijzigingen, presentaties en technische eisen te controleren.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een gezondheidsbeurs?: Plan minimaal 3 uur opbouw voor een kleine beurs en langer wanneer je meerdere screenings, workshops en stands hebt. Zet tafels, balietafel en bewegwijzering eerst neer en test daarna alle apparatuur.
Wanneer moet ik de catering voor een gezondheidsbeurs bestellen?: Bevestig de catering minimaal 5 werkdagen vooraf. Gebruik de actuele aanmeldingen en verzamelde dieetwensen, en controleer op de dag zelf of servies, koelboxen en serveerschalen aanwezig zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.