Checklist pour organiser un salon de la santé

Un salon de la santé réunit des exposants, des intervenants, des ateliers et parfois des postes de dépistage : les détails logistiques s’accumulent vite. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, du choix de la salle jusqu’à l’accueil du public. Elle couvre aussi les oublis fréquents, comme les besoins alimentaires, les prises électriques, les badges et le matériel de mesure. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier chaque point avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu et la salle
Vérifier les autorisations
Contacter les organisations participantes
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Planifier des ateliers et des conférences
2 personnes
Confirmer les intervenants
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les bénévoles
2 personnes
Confirmer les accords avec les fournisseurs
Établir le plan de la salle
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Définir le parcours et la signalisation
Préparer le comptoir d'inscription
2 personnes
Imprimer les informations des participants
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Rassembler le matériel d’atelier
2 personnes
Vérifier le matériel de screening
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Commander le catering
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les cloisons du stand
3 personnes
Aménager le comptoir d'inscription
2 personnes
Installer les stands de santé
6 personnes
Aménager la salle d’atelier
3 personnes
Occulter les espaces de projection
2 personnes
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
Installer le matériel d’information
4 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Mettre en place le buffet et les fruits
3 personnes

Événement

Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les inscriptions
2 personnes
Présenter le programme
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Assurer les mesures de tension artérielle
3 personnes
Distribuer les questionnaires de santé
2 personnes
Encadrer les ateliers
3 personnes
Annoncer les conférences
Soutenir les présentations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des en-cas sains
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Réapprovisionner le matériel d'information
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs à la sortie
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de sélection
3 personnes
Emballer le matériel d’information
3 personnes
Éteindre le matériel de présentation
2 personnes
Démonter le matériel du stand
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Emballer les restes alimentaires
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Renvoyer les informations aux visiteurs
Collecter les notes de frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 6
Table de comptoir
Chaises pliantesqté 10
Paraventsqté 4
Poubellesqté 8
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceinte portableqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externes rechargeablesqté 4
Glacièresqté 4
Tensiomètresqté 4
Pèse-personnesqté 2
Mètres rubansqté 4
Thermomètresqté 3
Chronomètresqté 3
Présentateur Bluetoothqté 2

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Tapis rafraîchissantsqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Cuillères à caféqté 40

Décoration

Nappesqté 18
Plantesqté 10
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux de directionqté 12
Présentoirs pour cartes nominativesqté 30

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 8
Gantsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle et vérifiez les autorisations avant de confirmer les organisations participantes. Prévoyez ensuite un plan avec les stands, les ateliers, les conférences, le comptoir d’inscription et les zones de circulation.
Fixez rapidement les horaires des ateliers et des conférences, puis confirmez chaque intervenant par écrit. Demandez les supports de présentation au moins 7 jours avant le salon pour pouvoir tester l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran et le microphone.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et relevez les besoins alimentaires au moins 5 jours avant l’événement. Le catering doit être confirmé avec le nombre de participants, les intervenants, les bénévoles et les éventuelles contraintes alimentaires.
Préparez les badges nominatifs, les informations participants et la signalétique au plus tard la veille. Indiquez clairement l’entrée, le comptoir d’inscription, les stands, les salles d’ateliers et les espaces de dépistage.
Testez chaque poste de screening avant l’ouverture : tensiomètres, pèse-personnes, mètres rubans, thermomètres et chronomètres. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises et batteries externes afin qu’aucun atelier ne dépende d’une prise introuvable ou inutilisable.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de la santé ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, d’obtenir les autorisations, de confirmer les exposants et de construire un programme cohérent.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez les invitations au moins 4 semaines avant le salon, puis faites un rappel 7 à 10 jours avant. Arrêtez le suivi des inscriptions quelques jours avant l’événement pour finaliser les badges, le plan de salle et le catering.
Quand confirmer les intervenants et les exposants ?: Confirmez les intervenants et les exposants au plus tard 3 semaines avant l’ouverture. Demandez leurs horaires, besoins techniques et supports afin d’éviter les changements de dernière minute dans le programme et le plan de salle.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon de la santé ?: La veille, contrôlez la disposition des tables et des chaises, les badges, la signalétique, le matériel d’atelier et les équipements de screening. Faites aussi un test technique complet et préparez le comptoir d’inscription pour une ouverture au moins 30 minutes avant l’arrivée du public.

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