Checklist para organizar una feria de salud sin olvidos

Una feria de salud reúne expositores, talleres, conferencias y estaciones de evaluación, así que la coordinación empieza mucho antes del montaje. Esta checklist incluye 72 tareas y 53 materiales para ordenar el trabajo desde la reserva del espacio hasta el registro de visitantes. Encontrarás los puntos que suelen quedar para el último momento: permisos, electricidad, acreditaciones, voluntariado y preferencias dietéticas. Úsala como guía de seguimiento y adapta los plazos al tamaño de tu feria.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar la sede y la sala
Comprobar permisos
Contactar con las organizaciones participantes
2 personas
Confirmar expositores
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Planificar talleres y conferencias
2 personas
Confirmar ponentes
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir material promocional
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Programar voluntarios
2 personas
Confirmar acuerdos con proveedores
Hacer el plano del salón
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Definir la ruta y la señalización
Preparar el mostrador de registro
2 personas
Imprimir la información de los participantes
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Reunir los materiales del taller
2 personas
Comprobar el material de evaluación
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Pedir el catering
Hacer la compra
3 personas
Comprobar las compras
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar los paneles del stand
3 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar los puestos de salud
6 personas
Montar la sala del taller
3 personas
Acordonar las salas de proyección
2 personas
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Exponer el material informativo
4 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar el bufé y la fruta
3 personas

Evento

Repartir acreditaciones
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Registrar inscripciones
2 personas
Presentar el programa
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Asistir en las mediciones de la presión arterial
3 personas
Repartir cuestionarios de salud
2 personas
Guiar talleres
3 personas
Anunciar las conferencias
Apoyar las presentaciones
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir snacks saludables
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Reponer el material informativo
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Acompañar a los últimos visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Reunir el material de selección
3 personas
Empaquetar el material informativo
3 personas
Apagar el equipo de presentación
2 personas
Desmontar los materiales del stand
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Empaquetar las sobras de comida
2 personas
Limpiar la sala
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Enviar la información a los visitantes
Recoger los gastos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 80
Mesas altascant. 6
Mesa de mostrador
Sillas plegablescant. 10
Biomboscant. 4
Papeleracant. 8
Percheroscant. 2

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavoz portátilcant. 2
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Baterías externas recargablescant. 4
Neveras portátilescant. 4
Tensiómetroscant. 4
Básculas personalescant. 2
Cintas métricascant. 4
Termómetroscant. 3
Cronómetroscant. 3
Presentador Bluetoothcant. 2

Vajilla

Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cuchilloscant. 80
Tenedorescant. 80
Cucharascant. 80
Bandejas de servircant. 8
Pinzas de servircant. 6
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Alfombrillas de refrigeracióncant. 8
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Cucharillascant. 40

Decoración

Mantelescant. 18
Plantascant. 10
Paneles informativoscant. 12
Carteles de flechascant. 12
Soportes para tarjetas de nombrecant. 30

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnalda de lucescant. 4

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Paños de microfibracant. 12
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 8
Guantescant. 6

Catering

Compras

Consejos

Reserva la sede y comprueba los permisos con al menos 8 semanas de antelación. Antes de anunciar la feria, confirma también el aforo, los horarios de acceso y los puntos de electricidad disponibles.
Cierra el programa y los ponentes entre 4 y 6 semanas antes. Deja margen para probar las presentaciones y corregir archivos, conexiones o necesidades de micrófono y proyector.
Pide a los participantes sus preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y entrega el recuento al proveedor al menos 7 días antes. Así evitas improvisar cantidades o menús el día de la feria.
Haz el plano del salón una semana antes y asigna cada puesto, taller y zona de registro. Marca una ruta visible desde la entrada y comprueba que las mesas, sillas, biombos y equipos caben sin bloquear el paso.
Prepara acreditaciones, información de participantes y materiales de evaluación el día anterior. El día del evento, monta el mostrador de registro con tiempo suficiente para revisar portátil, cables, regletas, baterías, micrófono y altavoz antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de salud?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar la sede, comprobar permisos y contactar con organizaciones participantes. El programa, los ponentes y el catering deberían quedar encaminados entre 4 y 6 semanas antes.
¿Qué se necesita para montar una feria de salud?: Necesitarás mobiliario para puestos y registro, equipos de presentación y sonido, cables y regletas, además de materiales para las estaciones de salud, como tensiómetros, básculas, cintas métricas y termómetros. La checklist completa reúne 53 artículos para comprobarlos por categorías.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores y ponentes?: Confirma los expositores aproximadamente 6 semanas antes y los ponentes entre 4 y 6 semanas antes. Pídeles con antelación sus necesidades técnicas, el horario de llegada y cualquier material que deban presentar.
¿Cuándo preparar el registro de una feria de salud?: Prepara el plano, las acreditaciones y la información de participantes durante la última semana. Deja el mostrador montado y prueba el equipo el día anterior para poder resolver fallos antes de la apertura.

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